Сверка двух таблиц или выписки с учётом: скрипт находит расхождения за минуты

В конце месяца бухгалтер или менеджер садится с двумя файлами. Слева выписка, справа счета из учёта. Или остатки со склада и остатки на маркетплейсе. Он ищет каждую строку глазами, ставит галочки, красит ячейки. К вечеру устаёт и пропускает пару расхождений. Я пишу скрипты, которые делают такую сверку за минуты. Расскажу, как это устроено и что нужно, чтобы результат был надёжным.

Что обычно сверяют

Самая частая задача — оплаты из банка против выставленных счетов. Нужно понять, какие счета оплачены, какие нет и откуда пришли деньги без счёта.

Вторая — отгрузки против оплат. Товар уехал, а деньги не пришли. Или пришли, но меньше. Третья — остатки двух систем. Например, склад в 1С и остатки на площадке, где вы продаёте. Четвёртая — два прайса: ваш старый и новый от поставщика, или ваш и конкурента.

Во всех случаях задача одна и та же. Есть два списка, их надо сопоставить построчно и показать, где они не сходятся.

Ключ сопоставления: по чему находим пару

Чтобы найти пару строке из одного файла, нужен признак, который есть в обоих. Это и есть ключ. Для счетов это номер счёта в назначении платежа. Для контрагентов — ИНН. Для товаров — артикул или штрихкод.

Бывает, что единого ключа нет. Тогда сопоставляю по нескольким признакам сразу: ИНН плюс сумма, или сумма плюс дата в пределах нескольких дней. Так ловятся оплаты, где номер счёта никто не указал.

Ключ выбираем вместе с вами на старте. Вы лучше знаете, как у вас пишут назначение платежа и где хранится артикул.

Когда ключ записан по-разному

В реальных файлах ключ редко совпадает буква в букву. В выписке номер счёта написан как «сч. 125», а в учёте как «125». Артикул в одном файле с дефисом, в другом без. Название компании то с кавычками, то без формы собственности.

Скрипт сначала приводит ключи к одному виду. Убирает пробелы, лишние знаки, приводит регистр. Потом ищет точные совпадения. Для оставшихся строк включается нечёткое совпадение: скрипт ищет похожие варианты и помечает их как вероятную пару.

Вероятные пары я не сливаю молча. Они идут в отдельный список, где видно, почему скрипт так решил. Человек смотрит и подтверждает. Так сверка остаётся честной, а не угадывает за вас.

Итог: несколько списков вместо одной простыни

Результат сверки — файл или таблица с листами. На первом листе строки, которые совпали полностью. На них можно не смотреть. На втором — строки, которые есть только в первом файле. На третьем — только во втором. На четвёртом — пары, где ключ совпал, а сумма или количество разные.

Вверху короткая сводка: сколько строк в каждом списке и на какую сумму. Сразу видно масштаб проблемы. Разбирать руками нужно только расхождения, а это обычно малая часть всех строк.

Если сверка нужна регулярно, её удобно запускать прямо из таблицы. Про такие скрипты я писал в статье скрипт для Google Таблиц.

Как это выглядит, когда настроено

Первое число месяца. Бухгалтер выгружает выписку за прошлый месяц и список счетов из учёта. Кладёт оба файла в папку или загружает в таблицу и нажимает кнопку.

Через пару минут готов отчёт. В сводке видно: большая часть оплат нашла свои счета. Несколько счетов висят без оплаты. Пара платежей пришла без номера счёта, и скрипт предлагает для них вероятные пары по ИНН и сумме. Ещё один счёт оплачен не полностью.

Бухгалтер проверяет вероятные пары, подтверждает их и отправляет менеджерам список должников. Вся сверка занимает меньше часа вместо дня. Если хочется, чтобы оплаты вообще сами разносились в учёте, об этом статья оплаты сами разносятся в 1С.

Как заказать такую задачу

Пришлите пример двух файлов, которые вы сверяете. Можно обезличить: заменить названия и суммы, главное сохранить структуру. Если файлов нет под рукой, подойдёт скриншот. Опишите, как сверка делается руками сейчас и сколько времени она занимает.

Я смотрю файлы и предлагаю ключ сопоставления. Называю оценку по срокам. Пишу скрипт и прогоняю его на ваших реальных данных за прошлый период. Сравниваем результат с тем, что вы нашли руками. Потом передаю скрипт, инструкцию, как его запускать, и доступы, если он работает на сервере или в таблице. После сдачи есть гарантийный срок на исправление ошибок в моей работе.

Если формат файлов стабилен, это разовая задача. Если форматы часто меняются или нужны новые виды сверок, удобнее абонентка. Подробнее о формате на странице разовые задачи: скрипты, парсеры, выгрузки.

Частые вопросы

Нужен ли доступ к нашему банку или учёту?

Нет, если вы сами выгружаете файлы. Скрипт работает с выгрузками. Прямую связь можно настроить отдельно, если это удобнее.

Файлы в разных форматах: один Excel, другой CSV. Это проблема?

Нет. Скрипт читает оба формата и приводит их к одному виду перед сверкой.

Что если в одном файле тысячи строк?

Для скрипта это немного. Сверка большого файла занимает минуты.

Может ли скрипт ошибиться с парой?

При точном ключе почти нет. Вероятные пары он не сливает сам, а выносит на проверку человеку.

Можно ли использовать результат сверки в отчётности?

Результат помогает найти расхождения. Как их отражать в учёте, лучше уточнить у вашего бухгалтера.

Коротко о главном

Сверка двух списков — механическая работа, которую скрипт делает быстрее и аккуратнее человека. Оплаты и счета, отгрузки и оплаты, остатки и прайсы сверяются по одной схеме.

Надёжность зависит от ключа сопоставления и от того, как скрипт обращается с похожими, но не одинаковыми записями. Точные пары сходятся сами, спорные идут на проверку, а итог раскладывается на понятные списки.

Если у вас кто-то регулярно сидит над двумя файлами с маркером, пришлите пример этих файлов. Скажу, как их сверять автоматически. Напишите в Telegram, MAX или VK.