Платёжный календарь: как не остаться без денег на зарплату и налоги

Знакомая картина. По итогам месяца бизнес в плюсе, продажи идут, клиенты довольны. А за два дня до зарплаты на счёте почти пусто. Деньги есть, но они у клиентов, которые заплатят через неделю, или в товаре на складе. Владелец звонит должникам, просит поставщика подождать, иногда платит зарплату частями. Я много раз видел, как такие истории повторяются каждый месяц в одних и тех же числах. Лечится это не ростом продаж, а платёжным календарём. Расскажу, что это такое и как его вести без лишней ручной работы.

Что такое платёжный календарь

Это список всех денег, которые придут и уйдут, разложенный по датам. Сегодня на счёте столько. Завтра придёт оплата от одного клиента, уйдёт аренда. Послезавтра поставщик, потом налоги, потом зарплата. На каждый день считается остаток.

Главное, что даёт календарь, — видно будущее. Не сколько вы заработали за месяц, а сколько денег будет на счёте в конкретный день. Если в какой-то день остаток уходит в минус, это и есть кассовый разрыв. Вы видите его не утром того дня, а за одну-две недели.

Платёжный календарь не заменяет учёт прибыли. Прибыль отвечает на вопрос, выгоден ли бизнес. Календарь отвечает на вопрос, хватит ли денег платить по счетам. Про прибыль я отдельно писал в статье об управленческом учёте для малого бизнеса.

Что вносить в календарь

Сначала обязательные платежи, которые нельзя сдвинуть без последствий. Зарплата и всё, что с ней связано. Налоги и взносы: какие и когда платить именно вам, подскажет бухгалтер, в календарь он просто вносит даты. Аренда. Платежи по кредитам и лизингу.

Потом платежи поставщикам. Их сроки часто можно обсуждать, поэтому полезно отмечать, какие платежи жёсткие, а какие можно перенести.

Отдельно — разовые платежи. Страховка раз в год, ремонт, покупка оборудования, продление лицензий. Их чаще всего забывают, и именно они внезапно пробивают дыру в остатке.

И поступления. Здесь главная ловушка. Клиент должен заплатить пятнадцатого, но если он обычно платит с опозданием на неделю, в календарь стоит ставить двадцать второе. Ожидаемая дата важнее договорной. Если вы уже собираете статистику по тому, как клиенты платят, её стоит использовать. Как напоминать должникам без звонков, я разбирал в статье про дебиторку из 1С.

На какой срок планировать

Я делю календарь на две части. Ближайшие две-четыре недели — по дням. Тут важна точность: в какой день придёт оплата и в какой уйдёт зарплата. Разрыв на три дня тоже разрыв.

Дальше, на два-три месяца вперёд, — по неделям. Точные даты там всё равно неизвестны, зато видно общий тренд. Например, что в следующем месяце крупная закупка и два налоговых платежа совпадают по времени.

Длиннее планировать можно, но для малого бизнеса это уже скорее бюджет, чем календарь. Точность на полгода вперёд низкая, а поддерживать такой план тяжело.

Откуда брать данные

Календарь, который заполняют руками, живёт недолго. Поэтому я стараюсь, чтобы большая часть строк попадала в него сама.

Руками остаются только разовые платежи и налоги. Это несколько строк в месяц, а не ежедневная работа.

Что делать, когда видно разрыв

Смысл календаря в том, чтобы у вас было время. Когда разрыв видно за две недели, вариантов много.

Перенести платёж. Договориться с поставщиком об отсрочке проще заранее, чем за день до срока. Сдвинуть закупку, которая не горит.

Ускорить поступление. Напомнить клиентам о сроках, предложить небольшую скидку за досрочную оплату, выставить счёт на предоплату по новому заказу.

Взять короткий кредит или овердрафт. Если это понадобится, лучше договориться с банком спокойно, когда до разрыва две недели. В панике условия обычно хуже, а решение может не успеть.

Условный пример: в календаре видно, что через десять дней остаток уйдёт в минус на сумму, близкую к одному платежу поставщику. Владелец звонит поставщику, сдвигает платёж на неделю, и разрыв исчезает. Без календаря он узнал бы о нём в тот же день.

Как это выглядит, когда настроено

Утром владелец открывает одну страницу или получает сообщение в мессенджер. Вверху остаток на сегодня по всем счетам. Ниже прогноз на две недели по дням: сколько придёт, сколько уйдёт, какой будет остаток к вечеру каждого дня.

Если в каком-то дне остаток меньше заданного запаса или уходит в минус, этот день подсвечен красным. Рядом видно, из-за чего: совпали зарплата и крупный платёж поставщику, а ожидаемая оплата от клиента сдвинулась.

Владелец не выясняет у бухгалтера, сколько денег на счёте, и не собирает таблицу. Он сразу видит, где проблема, и решает, что делать: кому позвонить, какой платёж сдвинуть, нужен ли овердрафт. На это уходит несколько минут, а не вечер. И главное — решение принимается за неделю до проблемы, а не в её день.

Частые ошибки

Оптимистичные поступления. В календарь ставят дату по договору, а клиенты платят позже. Прогноз выглядит хорошо, а реальность нет. Лучше ставить дату, когда клиент обычно платит.

Забытые разовые платежи. Годовая страховка, ремонт, налог за квартал. Их нет в регулярных строках, и они всплывают неожиданно.

Календарь, который бросили. Неделю его ведут, потом завал, потом его никто не открывает. Решение одно — автоматическая загрузка данных, чтобы вести было почти нечего.

Нет запаса. Остаток в ноль — это тоже риск. Полезно задать минимальную сумму, ниже которой день уже считается тревожным.

Частые вопросы

Можно вести платёжный календарь в таблице?

Можно, для старта это нормально. Но если данные вносятся руками, таблица быстро отстаёт от реальности. Со временем стоит подключить банк и учётную программу.

Кто должен вести календарь?

Лучше один ответственный: финансист, бухгалтер или сам владелец. Если данные загружаются сами, работы у него немного.

Чем календарь отличается от бюджета?

Бюджет планирует доходы и расходы на месяцы вперёд. Календарь показывает деньги на счёте по конкретным дням. Бюджет про цели, календарь про то, хватит ли денег завтра.

Как учесть налоги, если я не знаю точных сумм?

Попросите бухгалтера дать даты и примерные суммы. По мере уточнения цифры можно поправить.

Сколько счетов можно свести в один календарь?

Все, которые есть у бизнеса, в разных банках. Важно видеть общий остаток, а не каждый счёт отдельно.

Коротко о главном

Кассовый разрыв бывает и у прибыльного бизнеса. Деньги приходят не тогда, когда нужно платить, и об этом узнают в последний момент.

Платёжный календарь показывает остаток на каждый день вперёд. Главное — реальные даты поступлений, учтённые разовые платежи и автоматическая загрузка из банка, учётной программы и CRM.

Я могу собрать платёжный календарь под ваш бизнес: подключить банки, учётную программу и CRM, настроить утренний прогноз и подсветку опасных дней. Напишите в Telegram, MAX или VK.