Дезинсекция и санобработка: срочные заявки, выезды, акты и повторные обработки

Что делать, если заявки на дезинсекцию приходят срочно, а клиент не ждёт и звонит следующему в поиске? С этим вопросом ко мне приходят владельцы небольших служб санобработки. Человек нашёл клопов или тараканов, ему неприятно и тревожно. Он звонит в три-четыре службы подряд. Если у вас занято или диспетчер обещает перезвонить, заказ уходит. А ещё есть организации: кафе, склады, офисы, где нужны договоры, акты и регулярные обработки. Всё это лежит в папках, и повторную обработку частного клиента через пару недель вспоминают, только когда он звонит с претензией. Я делаю программы, ботов и учёт под процесс заказчика удалённо. Расскажу, как собрать приём, выезды и документы в одну систему.

Где теряются клиенты и деньги

Первое место — скорость ответа. В этой нише решение принимается за минуты. Пропущенный звонок, сообщение без ответа час, и клиент уже договорился с другими. Про то, почему заявки остаются без ответа даже при нормальных менеджерах, я писал в статье почему менеджеры не перезванивают.

Второе — выезды без данных. Мастер едет, не зная площади, типа объекта, есть ли дети и животные. На месте выясняется, что нужен другой препарат или больше времени. Следующий адрес сдвигается.

Третье — бумага. Акт выполненных работ пишется от руки, фото остаются в телефоне мастера, копия акта теряется. Организация просит документы за квартал, и их собирают по папкам.

Четвёртое — повторные обработки. Многие обработки требуют повторного визита. Если никто не напомнил, клиент считает, что работа не помогла, и пишет плохой отзыв.

Быстрый приём заявки

Заявка должна приниматься за минуту, откуда бы она ни пришла. Бот в Telegram или MAX, форма на сайте, звонок. Бот задаёт короткие вопросы: адрес, тип объекта (квартира, частный дом, кафе, склад, офис), примерная площадь, кто беспокоит, удобное время. Можно приложить фото.

Звонок диспетчер заводит в ту же программу в пару полей. Если заявку не взяли в работу за короткое время, программа напоминает диспетчеру, потом руководителю. Клиент сразу получает сообщение, что заявка принята и с ним свяжутся.

По площади и типу объекта программа считает предварительную стоимость по вашему прайсу. Диспетчер может назвать её сразу, не отвлекая мастера. Точная сумма уточняется на месте.

Маршрут выездов и работа мастера

Диспетчер видит заявки на день и распределяет их между мастерами. Выезды выстраиваются по районам, чтобы мастер не мотался через весь город. Срочные заявки ставятся в свободные окна.

Мастер получает список выездов на телефон: адрес, тип объекта, площадь, пожелания клиента, контакт. Отмечает этапы: выехал, на месте, работа выполнена. Клиент получает сообщение, что мастер выехал. Как устроено такое приложение для выездной работы, я разбирал в статье про приложение для замерщика и выездного мастера.

Акт с фото прямо на телефоне

После обработки мастер заполняет акт в приложении. Поля заранее настроены под ваши документы: объект, площадь, вид работ, использованные средства, дата, рекомендации клиенту. Фото до и после прикрепляются к акту. Клиент подписывает на экране или получает акт в мессенджер.

Акт сразу попадает в программу. Руководитель видит все акты за день, может выгрузить их за месяц или за квартал для конкретной организации. Какие поля и формы обязательны для вашего вида работ и как оформлять документы для разных заказчиков, лучше уточнить у профильных специалистов и юриста. Программа повторяет вашу форму, а не придумывает свою.

Договоры с организациями и регулярные обработки

У организаций обычно есть договор с графиком обработок. Я заношу договор в программу: объект, адрес, периодичность, контактное лицо, условия. Программа сама создаёт плановые выезды на год вперёд и ставит их в расписание мастеров.

За несколько дней до визита ответственный в организации получает сообщение с датой и временем. Если нужен перенос, он отвечает на сообщение. После визита акт уходит ему автоматически, а в карточке договора копится история. Когда договор подходит к концу, программа напоминает руководителю, что пора продлевать.

Похожая логика работает для любых сроков: окончание договора, срок годности препаратов, поверка оборудования. Об этом я писал в статье про напоминания о сроках документов и оборудования.

Повторные обработки и гарантийный срок

После первой обработки программа ставит напоминание о повторной на тот срок, который вы задали для этого вида работ. Клиент получает сообщение: пора повторить обработку, выберите удобное время. Мастер не забывает, клиент не остаётся с ощущением, что его бросили.

Если вы даёте гарантию, в карточке клиента видно, до какой даты она действует. Клиент может написать в бот, что проблема вернулась, и заявка придёт с пометкой гарантийной. Перед окончанием гарантийного срока можно отправить сообщение с предложением профилактической обработки, если клиент дал согласие на такие сообщения.

Готовое предложение для этой отрасли описано на странице автоматизация для служб дезинсекции и санобработки.

Как это выглядит, когда настроено

Поздно вечером человек пишет в бот службы: квартира, клопы, площадь двухкомнатной. Бот показывает предварительную цену и спрашивает удобное время. Утром диспетчер видит заявку первой, ставит её в маршрут мастера между двумя адресами в том же районе. Клиент получает подтверждение и сообщение, когда мастер выехал.

Мастер на месте проводит обработку, заполняет акт в телефоне, прикладывает фото, клиент подписывает на экране. Программа сама ставит напоминание о повторной обработке. В назначенный срок клиент получает сообщение и выбирает время.

В тот же день у кафе по договору плановая обработка. Ответственный получил напоминание заранее, мастер пришёл до открытия. Акт ушёл в архив объекта. Когда кафе попросит документы за квартал, руководитель выгрузит их за минуту.

Частые вопросы

Можно ли назвать цену до выезда?

Предварительную — да, по площади и типу объекта. Точная сумма уточняется на месте, и это стоит прямо написать клиенту.

Подойдёт ли программа под наши формы актов?

Да. Форма акта настраивается по вашему образцу. Какие поля обязательны, уточняйте у профильных специалистов.

Что если у мастера нет связи в подвале?

Приложение сохраняет акт и фото на телефоне и отправляет их, когда связь появится.

Как быть с клиентами, которые не хотят рекламных сообщений?

Им приходят только сообщения по их заказу. Предложения и профилактика — только тем, кто дал согласие.

Сколько времени занимает запуск?

Зависит от числа мастеров и договоров. Первая версия обычно закрывает приём заявок, выезды и акт, остальное добавляется следом.

Коротко о главном

В дезинсекции выигрывает тот, кто быстрее ответил и приехал. Быстрый приём заявки с расчётом по площади и маршрут выездов на день дают эту скорость без лишних людей.

Акт с фото на телефоне мастера убирает бумагу, договоры с организациями превращаются в график регулярных обработок, а повторные визиты и гарантия больше не зависят от памяти. Требования к документам — к профильным специалистам.

Я могу разобрать, как у вас устроены приём заявок, выезды и документы, и собрать первую версию программы под ваш процесс. Напишите в Telegram, MAX или VK.