Кандидаты в кадровом агентстве не должны пропадать между этапами

Где в агентстве теряются кандидаты и деньги

Типичный понедельник рекрутёра. Вакансия лежит в одной таблице, резюме пришли на почту и в мессенджер, переписка с кандидатами идёт в личке, а то, что наниматель ответил про вчерашнего кандидата, записано в заметках на телефоне. Три открытые вакансии и сорок живых людей в работе, и держать это в голове уже не получается.

Теряется в такой схеме три вещи. Первая: кандидат. Он прошёл первое интервью, ему сказали «ждите», а через четыре дня он принял другое предложение. Вторая: время нанимателя. Вы отправили три резюме, он посмотрел одно и промолчал, а вы не напомнили, потому что не было чёткого срока. Третья: гарантия. Кандидат вышел на работу, через два месяца ушёл, и надо срочно вспомнить, действует ли ещё замена и от какой даты она считается.

Воронка кандидатов по этапам

Основа решения простая: у каждого кандидата в каждой вакансии есть этап, и он виден всей команде. Например: отклик, анкета получена, интервью с рекрутёром, отправлен нанимателю, собеседование у нанимателя, оффер, вышел на работу, гарантийный период.

К этапу привязаны дата и ответственный. Если кандидат в статусе «отправлен нанимателю» уже трое суток, система подсвечивает его красным. Утром рекрутёр открывает не десять чатов, а один экран с вопросом «кого сегодня догнать». Сама по себе это уже половина эффекта, потому что кандидаты теряются в основном из-за забытых касаний.

Отклик и анкета без ручной переписки

Первый ручной кусок работы: каждому откликнувшемуся написать, расспросить про опыт, график, город, ожидания по доходу, попросить прислать резюме. Это можно отдать боту в Telegram или MAX. Человек нажимает ссылку из вакансии, отвечает на шесть-семь вопросов и прикладывает резюме файлом. В воронке появляется карточка с готовой анкетой, а рекрутёр сразу видит, с кем стоит говорить.

Откуда берутся сами отклики и как их собирать с площадок по фильтрам, я разбирал в статье про сбор вакансий и резюме. А как выглядит первая линия отбора со стороны работодателя, написано в материале про ИИ-кадровика. Агентству нужна та же механика, только с двумя сторонами: кандидатами и нанимателями.

Напоминания и обратная связь одним нажатием

Тут бот делает то, на что у рекрутёра не хватает рук. Кандидату за час до интервью уходит напоминание со временем и адресом. После интервью приходит короткий вопрос: актуально ли предложение. Нанимателю вместе с резюме отправляется сообщение с тремя кнопками: «приглашаем», «нужно уточнение», «не подходит». Если за двое суток ответа нет, приходит мягкое напоминание, а рекрутёру сигнал.

Нажатие кнопки сразу двигает кандидата по воронке. Не надо ждать письма с фразой «посмотрели, пока думаем» и потом перепечатывать её в таблицу. При «не подходит» бот предлагает выбрать причину из короткого списка: опыт, зарплата, не сошлись по личным качествам. Важная техническая деталь: бот в Telegram может писать человеку, только если тот сам начал диалог. Поэтому нанимателя и кандидата подключают к боту один раз, по ссылке в первом сообщении.

Гарантийная замена без калькулятора

Многие агентства дают нанимателю гарантию: если сотрудник ушёл или не подошёл в оговорённый срок, подбирают замену. Срок и условия задаются вашим договором, закон тут ничего не навязывает, поэтому система берёт цифры из ваших условий. Когда кандидат отмечен как «вышел на работу», в карточке появляется дата, до которой действует гарантия. За две недели до конца рекрутёр получает напоминание «созвониться с нанимателем и спросить, как сотрудник».

Так вы вовремя узнаёте о проблеме и успеваете предложить замену по гарантии, а не по претензии. Если же сотрудник ушёл, система показывает остаток гарантийного срока, дату выхода, кто подбирал, и замена запускается новой вакансией в один клик.

Что важно учесть

Оценку человека делает рекрутёр. ИИ можно попросить вытащить из резюме опыт и разложить анкету по полям, но решение «подходит» или «не подходит» ему доверять нельзя. Он ошибается на нестандартных биографиях, придаёт вес формулировкам и не слышит мотивацию человека. О том, на чём ломается автоматический отбор, подробно в разборе ИИ-скрининга резюме. В нашей схеме ИИ готовит карточку, а выбор остаётся за вами.

Вторая тема: персональные данные соискателей. Анкета с телефоном, местом жительства и историей работы подпадает под 152-ФЗ. Согласие на обработку по статье 9 с 1 сентября 2025 года оформляется отдельным документом, его нельзя прятать внутрь другого соглашения. Базы с данными граждан РФ по части 5 статьи 18 должны находиться на территории России. А когда цель обработки достигнута или человек отозвал согласие, данные уничтожают в сроки, которые задаёт статья 21. Срок хранения анкет вы определяете сами, и он должен быть записан в политике. Как собрать это без юридической каши, показано в предложении 152-ФЗ под ключ. А где физически держать воронку, чтобы не отдавать базу чужому облаку, рассказывает статья про HR-систему на своём сервере.

Что можно сделать уже сейчас

Не нужно начинать с разработки. Три шага, которые окупаются за неделю.

Первый. Выпишите этапы вашего пути кандидата на одном листе и у каждого поставьте предельный срок. Например, «отправлен нанимателю» не больше двух суток без ответа. Это будущие правила напоминаний.

Второй. Заведите единую таблицу или простую CRM: вакансия, кандидат, этап, дата последнего касания, ответственный.

Третий. Составьте текст согласия на обработку данных и политику с указанием срока хранения. Добавьте в вакансии и анкету ссылку на них, пока вы только набираете базу. Если нужен готовый бот под вашу воронку, посмотрите HR-бот для подбора или загляните в прайс.

Частые вопросы

Нужен ли боту доступ к Авито и hh?

Для старта нет. Кандидаты попадают в бот по ссылке или QR из вашей вакансии, а карточки в воронку заводит сам бот. Если нужна выгрузка с площадок, это отдельная настройка, и у каждой площадки свои правила доступа, их проверяют перед началом работы.

Наниматели будут пользоваться кнопками?

Нажать одну кнопку в мессенджере проще, чем писать ответ на письмо. Но заставить никого нельзя, поэтому у каждой вакансии остаётся запасной путь: ответ текстом, который рекрутёр вносит в карточку сам.

Можно ли отдать ИИ первый отбор кандидатов?

Можно отдать разбор анкеты и подсказки. Решение об отказе кандидату должен принимать человек, иначе вы потеряете хороших людей из-за неудачной формулировки в резюме.

Коротко о главном

Агентство зарабатывает, когда кандидат дошёл до выхода на работу, а наниматель остался доволен в гарантийный срок. Воронка, напоминания и учёт гарантии убирают потери между этими точками. Оценка людей остаётся у рекрутёра, а данные соискателей хранятся с согласием и на сервере в России.

Если в вашем агентстве кандидаты и вакансии размазаны по чатам и таблицам, напишите мне в Telegram слово «КАНДИДАТ». Разберём ваши этапы и соберём воронку под ваш процесс.