Оплаты сами разносятся в 1С: выписка из банка, СБП и счёт со ссылкой на оплату

В большинстве компаний, с которыми я работаю, утро бухгалтера выглядит одинаково. Зайти в интернет-банк, выгрузить выписку файлом, загрузить в 1С. Потом пройтись по каждому платежу и понять, какой это счёт. Тем временем менеджеры пишут в общий чат: «пришли деньги от клиента?», «можно отгружать?». Бухгалтер отвечает и теряет место в списке. Эту работу можно почти целиком отдать программе. Расскажу, как я это делаю и где без человека всё же не обойтись.

Прямой обмен с банком вместо файлов

Банки дают два способа получить выписку в 1С. Первый — старый: выгрузить файл из интернет-банка и загрузить его в базу. Второй — прямой обмен: 1С сама связывается с банком и забирает выписку. Если ваш банк его поддерживает, его стоит включить в первую очередь.

При прямом обмене выписка приходит по расписанию. Например, каждый час в рабочее время. Никто не скачивает файлы и не загружает дважды один и тот же день. Платёж, который пришёл в банк утром, к обеду уже лежит в 1С.

Как именно настраивается обмен, зависит от банка и от конфигурации 1С. Это надо проверить на своей версии и в договоре с банком.

Как платёж находит свой счёт

Выписка в базе — это полдела. Дальше каждый платёж надо связать со счётом, по которому он пришёл. Тогда счёт помечается оплаченным, а долг клиента уменьшается.

Сопоставление идёт по трём признакам. Первый — номер счёта в назначении платежа. Программа ищет в тексте номер и дату и находит по ним документ. Второй — сумма. Она должна совпасть с суммой счёта или с остатком по нему. Третий — контрагент. ИНН плательщика в выписке должен совпасть с клиентом в счёте.

Если все три признака сошлись, платёж разносится сам. Самое слабое место здесь — назначение платежа. Его пишет клиент, руками, в своём банке. И пишет как придётся.

Кто-то пишет «оплата по счёту» без номера. Кто-то указывает номер своего внутреннего заказа, а не вашего счёта. Кто-то оплачивает три счёта одним платежом и не перечисляет их. Бывает, что за компанию платит другая организация, и ИНН не совпадает.

Поэтому я никогда не обещаю, что всё разнесётся само. Процент автоматических совпадений зависит от того, как платят ваши клиенты. У кого-то это почти все платежи, у кого-то заметная часть уходит на ручной разбор. Узнать это можно только по вашим выпискам.

Непонятные платежи — в отдельный список

Главное правило: если программа не уверена, она не угадывает. Платёж без номера счёта, с чужим ИНН или с суммой, которая не совпадает ни с одним счётом, попадает в отдельный список. Его разбирает человек.

Угадывание опаснее ручной работы. Программа может отнести платёж к похожему счёту, и тогда один счёт окажется оплаченным дважды, а другой висит в долгах. Такие ошибки находят через месяц на сверке.

По каждому платежу в списке видно: кто заплатил, сколько, что написал и какие счета подходят. Человек выбирает нужный в один клик.

Счёт со ссылкой на оплату и QR-кодом СБП

Лучший способ бороться с кривым назначением — не давать клиенту его писать. Для этого в счёт добавляется ссылка на оплату или QR-код СБП на конкретную сумму.

Клиент открывает счёт, сканирует код или нажимает ссылку. Банк сам подставляет получателя, сумму и назначение. В назначении уже стоит номер вашего счёта. Клиенту остаётся подтвердить платёж. Два касания, и ему удобно, и вам.

Для 1С такой платёж идеальный. Номер счёта на месте, сумма совпадает, плательщик понятен. Он разносится без участия бухгалтера. Чем больше клиентов платит так, тем короче утренний список на разбор.

Условия приёма оплаты через СБП надо уточнить в своём банке. А как оформлять такие поступления в учёте, — вопрос к бухгалтеру.

Способы оплаты: как попадают в 1С и где ошибки

Уведомления, частичные оплаты и переплаты

Как только платёж разнесён, об этом стоит сообщить тем, кто ждёт. Менеджер получает сообщение в мессенджер: клиент оплатил такой-то счёт, можно отгружать. Больше не нужно спрашивать бухгалтера.

Клиенту можно отправить короткое подтверждение: оплата получена, заказ передан на сборку. Это снимает звонки «вы получили деньги?». Писать стоит на тот контакт, который клиент сам дал для связи.

Клиент не всегда платит ровно по счёту. Иногда он платит половину сейчас, половину потом. Тогда счёт остаётся частично оплаченным, а в 1С виден остаток. Второй платёж сопоставляется уже с этим остатком.

Бывает и переплата. Клиент заплатил больше, чем в счёте, или оплатил счёт дважды. Лишняя сумма должна остаться авансом клиента, а не раствориться. Дальше её можно зачесть в следующий счёт или вернуть. Правила зачёта лучше заранее согласовать с бухгалтером и прописать в настройке, чтобы программа не решала за вас.

Что проверить до запуска

Первое — как клиенты сейчас пишут назначение. Возьмите выписки за пару месяцев и посмотрите глазами. Сколько платежей с номером счёта, сколько без. Это покажет, на что можно рассчитывать.

Второе — какие у вас банки и поддерживают ли они прямой обмен с вашей 1С. Если счетов в разных банках несколько, настраивать нужно каждый.

Третье — кто разбирает исключения. Список непонятных платежей не должен висеть ничьим. Назначьте человека и время, например каждое утро до десяти.

Частые вопросы

Нужно ли дорабатывать 1С?

Прямой обмен с банком часто есть в типовой конфигурации. Правила сопоставления, список на разбор, ссылки на оплату и уведомления обычно требуют доработки. Я делаю их отдельно, чтобы обновления ставились спокойно.

Что если клиент оплатил несколько счетов одним платежом?

Если счета перечислены в назначении и сумма сходится, программа разнесёт платёж по ним. Если нет, платёж уйдёт в список на ручной разбор.

Будут ли клиенты платить по QR-коду?

Не все и не сразу. Но если код стоит в каждом счёте, часть клиентов переходит на него сама, потому что это быстрее, чем вбивать реквизиты.

Можно ли отгружать сразу после уведомления об оплате?

Технически да, уведомление приходит, когда деньги уже в выписке. Правило отгрузки решает компания, программа только даёт сигнал.

Как это влияет на кассу и чеки?

Зависит от того, кто платит и каким способом. Этот вопрос нужно решить с бухгалтером до запуска, я настраиваю учёт по его правилам.

Коротко о главном

Утренняя загрузка выписки и ручное сопоставление — рутина, которую можно отдать программе. Прямой обмен приносит выписку в 1С сам, а платежи сопоставляются со счетами по номеру, сумме и контрагенту.

Всё, что не сошлось, уходит в короткий список на ручной разбор. Счёт со ссылкой на оплату или QR-кодом СБП делает так, что таких платежей становится меньше. Менеджер получает уведомление об оплате и больше не дёргает бухгалтера.

Если у вас бухгалтер каждое утро разносит оплаты руками, расскажите, какая у вас конфигурация 1С и сколько банков. Посмотрю ваши выписки и предложу схему. Напишите в Telegram, MAX или VK.