Должники получают напоминание сами: дебиторская задолженность из 1С в мессенджер

У оптовика почти все постоянные клиенты берут товар с отсрочкой. Отгрузили сегодня, оплата через две недели. Клиентов много, сроки у всех разные, и за ними никто толком не следит. Менеджеры не любят звонить с напоминаниями: неловко, отнимает время, да и клиент вроде хороший. В итоге долги копятся, а вспоминают о них, когда в конце месяца не хватает денег на закупку. Я настраиваю для таких компаний напоминания, которые уходят из 1С сами. Расскажу, как это устроено и где без менеджера не обойтись.

Как это работает

В 1С по каждой отгрузке есть дата и условия оплаты из договора или соглашения с клиентом. Из этого программа знает, когда какая сумма должна прийти. Раз в день она проверяет все открытые долги и смотрит, кому пора напомнить.

За несколько дней до срока клиенту уходит первое сообщение. Короткое: такая-то отгрузка, такая-то сумма, срок оплаты такого-то числа. Это не требование, а подсказка. Многие клиенты платят сразу, просто потому что им напомнили вовремя.

Если срок прошёл, а оплаты нет, уходит второе сообщение. В нём сумма просрочки и акт сверки файлом, сформированный в 1С. Клиенту не нужно ничего запрашивать: всё, что нужно для оплаты, уже в сообщении.

Если оплата пришла, цепочка останавливается. Для этого важно, чтобы оплаты попадали в 1С быстро. Иначе клиент, который заплатил вчера, получит напоминание сегодня. Как настроить, чтобы выписка из банка приходила в базу сама, я разбирал в статье про автоматическую разноску оплат.

Канал и тон

Напоминания уходят только туда, куда клиент сам разрешил писать. Это клиенты-компании, с которыми есть договор, и контакт, который они дали для связи: мессенджер или почта. Номер из случайной переписки или личный телефон сотрудника клиента для рассылки не годятся.

Канал выбирается по клиенту. Кто-то привык к Telegram, кто-то к MAX, кто-то хочет только почту на бухгалтерию. Это отмечается в карточке клиента, и напоминание уходит туда.

Тон — отдельная тема. Напоминание продолжает рабочие отношения, а не заменяет их. Никаких угроз, давления, намёков на суд или штрафы. Вежливо и по делу: что за отгрузка, сколько, до какого числа, как оплатить. Если есть вопросы — к кому обратиться. Такие сообщения не портят отношения. Наоборот, аккуратный клиент благодарит, что ему напомнили.

Если у вас есть сомнения, можно ли писать конкретному клиенту и в каком виде, лучше уточнить у юриста. Особенно если речь не о компаниях, а о частных лицах. Для них правила другие, и эта схема на них не рассчитана.

Ссылка на оплату прямо в напоминании

Напоминание работает лучше, когда оплатить можно сразу. Поэтому в сообщение добавляется счёт со ссылкой на оплату или QR-кодом СБП на точную сумму долга.

Бухгалтер клиента открывает сообщение и платит в пару касаний. В назначении уже стоит номер счёта, поэтому оплата потом сама сопоставляется с долгом. Не нужно искать реквизиты и переписывать суммы.

Что уходит клиенту и что видит менеджер

Когда подключается человек

Автоматика хороша для рядовых случаев. Клиент забыл, отвлёкся, бухгалтер в отпуске. Одно-два напоминания решают вопрос.

Но есть случаи, где нужен разговор. Долг больше заданного порога. Просрочка дольше заданного срока. Клиент ответил на напоминание и что-то спрашивает или возражает. Тогда автоматические сообщения прекращаются, а менеджер получает задачу: связаться лично. Пороги и сроки компания задаёт сама, под своих клиентов.

Менеджер видит историю по каждому клиенту: что и когда ушло, прочитано ли, был ли ответ. Ему не нужно начинать разговор с нуля или вспоминать, писал ли он в прошлый раз. Ответы клиентов приходят менеджеру, а не теряются в общем ящике.

Отгрузка новому заказу при просрочке

Частый вопрос: что делать, если должник присылает новый заказ. Тут решает компания, а не программа. Я настраиваю один из двух вариантов.

Мягкий вариант — предупреждение. Менеджер оформляет заказ и видит отметку: у клиента просрочка на такую-то сумму. Дальше он решает сам, отгружать или сначала договориться об оплате.

Строгий вариант — остановка по правилам. Если просрочка больше порога, отгрузка не проходит без согласования руководителя. Правила заранее прописываются, и о них полезно предупредить клиентов в договоре. Какой вариант подходит, зависит от вашего рынка и отношений с клиентами. Для многих оптовиков разумно начать с предупреждения.

Что получает руководитель

Каждое утро руководитель получает в мессенджер список просрочек. Кто должен, сколько, сколько дней, что уже ушло клиенту и какой менеджер ведёт. Не нужно просить бухгалтера сделать выгрузку или открывать отчёт в 1С.

По этому списку видно, где проблемы. Один клиент затягивает регулярно. У одного менеджера просрочек заметно больше, чем у других. Долги по крупному клиенту растут, хотя отгрузки идут. Такие вещи раньше всплывали в конце месяца, а теперь видны каждый день.

Частые вопросы

Нужно ли дорабатывать 1С?

Да, нужно добавить проверку сроков, отправку сообщений и список просрочек. Данные о долгах и сроках в 1С обычно уже есть. Как они ведутся в вашей конфигурации, надо проверить на своей версии.

Что если в 1С не указаны сроки оплаты?

Тогда сначала надо навести порядок в договорах и условиях оплаты. Без сроков программа не знает, когда напоминать.

Не обидятся ли клиенты?

На вежливое напоминание с точной суммой и ссылкой на оплату обычно не обижаются. Обижают резкий тон и ошибки в суммах, поэтому важно, чтобы оплаты попадали в 1С быстро.

Можно ли писать должникам-физлицам?

Эта схема рассчитана на компании с договором. Для частных лиц действуют отдельные правила, и тут нужен совет юриста.

Кто отвечает клиенту, если он написал в ответ?

Ответ уходит менеджеру, который ведёт клиента. Автоматика только напоминает, разговор ведёт человек.

Коротко о главном

1С и так знает, кто, сколько и до какого числа должен. Остаётся вовремя об этом напомнить: мягко до срока, со сверкой и ссылкой на оплату после.

Писать можно клиентам-компаниям с договором, на контакт, который они сами дали. Тон вежливый, без угроз. Сложные случаи уходят менеджеру, а руководитель каждое утро видит список просрочек.

Если у вас клиенты берут с отсрочкой и долги копятся, расскажите, какая у вас конфигурация 1С и как сейчас ведутся сроки оплаты. Предложу, как запустить напоминания. Напишите в Telegram, MAX или VK.