Приёмка товара от поставщика в магазине: как не платить за то, чего не привезли

Картина знакомая. Водитель торопится, в зале очередь, продавец расписывается в накладной не глядя. Коробки уносят в подсобку. Через месяц ревизия показывает недостачу, и никто не понимает, откуда она. А часть её появилась ещё в день поставки: чего-то не довезли, что-то привезли не то. Магазин заплатил за товар, которого у него никогда не было. Расскажу, как устроить приёмку так, чтобы такие потери ловились у двери, а не на ревизии.

Что проверять при приёмке

Первое — количество. Не число коробок, а число единиц товара. В коробке может быть не двенадцать пачек, а десять.

Второе — соответствие накладной. Та ли позиция приехала, что написана в документе. Тот ли вкус, объём, вес. Похожие упаковки у одного производителя отличаются одной строчкой мелким шрифтом.

Третье — сроки годности. Поставщики иногда отгружают товар, которому осталось жить несколько дней. Если его принять, продавать его придётся со скидкой или списывать.

Четвёртое — целостность упаковки. Помятые банки, мокрые коробки, порванная плёнка. Такой товар покупатель не возьмёт.

Пятое — пересорт. Привезли не ту позицию вместо заказанной, а общее число единиц совпадает. По количеству всё сходится, а по составу нет. Именно пересорт чаще всего проходит незамеченным.

Приёмка со сканером

Проверять всё это глазами по бумажной накладной долго и ненадёжно. Проще сканировать. Подойдёт сканер штрихкодов или телефон с программой, которая читает штрихкоды камерой.

Продавец открывает приёмку по нужному заказу и сканирует товар. Если коробки одинаковые и промаркированы, достаточно сканировать коробки. Если нет, сканирует каждую позицию. Программа сама считает и сравнивает с тем, что заказывали или что указано в накладной. На экране видно, что сходится, чего не хватает и что лишнее.

Ещё проще, если поставщик присылает электронную накладную заранее. Тогда документ уже лежит в учёте до приезда машины. Продавцу не нужно ничего набирать руками. Он сканирует товар, и программа сверяет его с документом поставщика. Расхождение видно до того, как кто-то что-то подписал.

Акт расхождений и что делать с пересортом

Если что-то не сходится, акт расхождений оформляют сразу, при водителе. Водитель подписывает его или хотя бы видит. Через день разговор будет другим: поставщик скажет, что всё довёз, а доказать обратное вы не сможете.

Недовложение — привезли меньше, чем в накладной. Фиксируете в акте, дальше два пути. Договариваетесь о довозе с ближайшей поставкой. Или поставщик исправляет документ, и вы платите только за то, что получили.

Пересорт — привезли не ту позицию. Его тоже фиксируют в акте. Если товар подходит магазину, можно договориться принять его вместо заказанного, но с исправленным документом. Если нет, его возвращают с тем же водителем. Главное — не ставить пересорт на полку под чужим названием. Иначе в учёте будет одно, на полке другое, и это всплывёт на ревизии.

Просроченный или повреждённый товар в акте указывают отдельно. Его не принимают вовсе.

Новые товары и кто принимает

Иногда поставщик привозит позицию, которой нет в справочнике товаров. Новый вкус, новая упаковка, новый штрихкод. Программа её не узнает. Если продавец примет её «как похожую», в учёте появится пересорт.

Правильно так: продавец откладывает новый товар и отмечает его в приёмке. Карточку товара заводит тот, кто за это отвечает, с правильным названием, ценой и штрихкодом. После этого товар принимается как положено. Если это случается часто, лучше просить поставщика присылать список новинок заранее.

И отдельно о людях. Принимать должен обученный человек, а не тот, кто оказался рядом. Он знает, что проверять, как оформить акт и что делать с новым товаром. Если в смене такого нет, приёмку лучше отложить на час, чем провести наспех. Водитель подождёт, а недостача за месяц обойдётся дороже.

Что проверять и что делать при расхождении

Частые ошибки

Первая — подпись без проверки. Самая дорогая ошибка. Подписанная накладная означает, что претензий нет. Всё, что обнаружится потом, будет вашей потерей.

Вторая — приёмка «по количеству мест». Посчитали коробки, число сошлось, расписались. А что внутри коробок, никто не смотрел. Недовложение внутри упаковки так и не найдётся.

Третья — просроченный товар на полке. Приняли, не посмотрев на даты, и выставили. Через неделю товар списывают, а покупатель, который успел купить просрочку, больше не придёт.

Как это выглядит, когда настроено

Приезжает машина. Электронная накладная от поставщика уже в учёте. Продавец открывает приёмку на телефоне и сканирует товар прямо у двери. Строки на экране одна за другой становятся зелёными: позиция на месте, количество совпало. Две строки остаются красными. По одной не хватает упаковки, по другой привезли соседний вкус.

Продавец нажимает «оформить расхождение». Программа сама собирает акт по красным строкам. Водитель смотрит на экран и подписывает. Акт уходит поставщику сразу, пока машина ещё стоит у магазина. Остальной товар принят и уже числится в учёте.

Вечером владелец открывает сводку. Он видит, какие поставки пришли за день, какие приняты без замечаний, а по каким есть акты. Он не перебирает накладные и не звонит продавцу с вопросом, всё ли привезли. Если один поставщик раз за разом недовозит, это видно по сводке. Разговор с ним теперь идёт по актам, а не по памяти.

Частые вопросы

Что делать, если водитель отказывается ждать, пока всё проверят?

Заранее договориться с поставщиком о порядке приёмки. Со сканером проверка идёт быстро. Если водитель уехал, отметьте в накладной, что товар принят без проверки количества, и сообщите поставщику сразу.

Можно ли принимать товар по коробкам, а не по штукам?

Можно, если коробки промаркированы и поставщик отвечает за их содержимое. Но выборочно вскрывать коробки всё равно стоит.

Что если поставщик не присылает электронные накладные?

Тогда программа сверяет поставку с вашим заказом. Это чуть менее точно, но расхождения всё равно видно на экране.

Хватит ли телефона вместо сканера?

Для небольших поставок хватит. Если поставок много и они крупные, сканер заметно ускоряет работу.

Кто должен подписывать акт расхождений?

Тот, кто принимал товар, и водитель. Если водитель отказывается подписывать, это отмечают в акте.

Коротко о главном

Недостачу, которую находит ревизия, часто привозят вместе с товаром. Подпись без проверки означает, что магазин платит за то, чего не получал.

Приёмка со сканером показывает расхождения на экране сразу. Акт оформляют при водителе, пересорт не выставляют на полку, новые товары сначала заводят в справочник. Принимает обученный человек, а не тот, кто оказался рядом.

Если хотите, чтобы потери ловились у двери, а не на ревизии, могу настроить приёмку со сверкой по заказу и накладным поставщика под ваш магазин. Напишите в Telegram, MAX или VK.