Ревизия в магазине: как пересчитать товар, не закрывая точку

Ревизия в магазине почти везде выглядит одинаково. Вечером вешают табличку «Закрыто на учёт». Продавцы остаются до ночи, пересчитывают полки и записывают цифры на листках. Утром кто-то сводит таблицы. Расхождения есть, но откуда они, никто сказать не может: полку считали в два часа ночи, человек уже не помнил, что записал. Я расскажу, как пересчитывать товар по частям, не закрывая магазин, и почему так выходит точнее.

Почему классическая ревизия дорогая

Первая цена — выручка. Пока магазин закрыт, покупатели идут к соседям. Кто-то из них там и останется.

Вторая цена — люди. Продавец отработал смену, а потом ещё пять часов считает товар. Это тяжело, и это надо оплачивать.

Третья цена — ошибки. Уставший человек пропускает полку, считает одну позицию дважды, путает похожие упаковки. Потом цифры с листков переносят в учёт вручную, и там появляются новые ошибки. В итоге ревизия показывает не только реальную недостачу, но и собственные промахи. Разделить одно и другое уже нельзя.

Частичная ревизия: по зонам в течение недели

Весь магазин не обязательно считать за одну ночь. Его можно разбить на части. По зонам: стеллаж у входа, холодильники, касса. Или по группам товаров: бытовая химия, напитки, крупы. Каждый день пересчитывают одну-две части. За неделю проходят весь магазин.

Считают в тихие часы. Утром до наплыва покупателей, днём в провал между обедом и вечером. Одна полка занимает минуты. Магазин при этом работает как обычно, продавец отвлекается на покупателя и возвращается к полке.

Главное здесь — порядок. У каждой зоны должен быть свой день и свой человек. Иначе часть полок будут считать каждую неделю, а до дальнего угла склада не дойдут никогда.

И не весь товар нужно считать одинаково часто. Ходовые позиции продаются каждый день, ошибки по ним накапливаются быстро. Их стоит проверять раз в неделю или две. Дорогие позиции тоже часто: каждая пропажа ощутима, и воруют обычно именно их. Медленный и дешёвый товар можно считать раз в месяц. Он почти не двигается, и расхождений по нему мало.

Пересчёт со сканером или телефоном

Для пересчёта не нужны листки. Подойдёт сканер штрихкодов или обычный телефон с программой, которая читает штрихкоды камерой. Продавец выбирает зону и сканирует товар на полке. Программа сама считает количество и тут же сверяет его с учётом.

Если по учёту двенадцать пачек, а отсканировано десять, это видно сразу. Продавец может тут же проверить: заглянуть за соседний ряд, посмотреть на нижней полке, спросить, не уносили ли товар в подсобку. Половина расхождений закрывается на месте. Не нужно ждать, пока кто-то сведёт таблицы.

Цифры не переписываются руками. Итог пересчёта сразу попадает в учёт документом инвентаризации по этой зоне. Ошибки переноса просто исчезают.

Как учитывать продажи во время пересчёта

Это главный вопрос, который задают, когда слышат про ревизию без закрытия. Продавец посчитал полку, а через пять минут с неё купили две бутылки. Какой остаток правильный?

Ответ простой: фиксируется время пересчёта зоны. Программа запоминает, когда начали и закончили считать. Остаток по учёту берётся на этот момент. Продажи, которые прошли через кассу после, на результат не влияют. Они уже уменьшили остаток в учёте, как и полку.

Сложнее, если товар купили прямо во время пересчёта. Поэтому зону считают быстро и в тихий час, а такой случай продавец просто отмечает.

Повторный пересчёт и частые причины расхождений

Расхождение, которое нашли при пересчёте, не правят сразу. Сначала его пересчитывает другой сотрудник. Часто оказывается, что товар стоял во втором ряду или его выложили на соседнюю полку. Только если второй человек получил ту же цифру, расхождение считается настоящим.

Дальше ищут причину. Обычно она одна из четырёх.

Пересорт при приёмке. Поставщик привёз один вкус вместо другого, а приняли по накладной не глядя. По учёту одно, на полке другое. Как этого избежать, я разбирал в статье про приёмку товара от поставщика.

Продажа «похожим» товаром. У кассира не пробился штрихкод, и он пробил похожую позицию с той же ценой. Одной позиции теперь больше, чем по учёту, другой меньше.

Кражи. Покупатели и, к сожалению, иногда свои. Если недостача повторяется по одним и тем же дорогим позициям, это повод посмотреть внимательнее. Подробнее об этом в статье про кражи и недостачи на кассе.

Ошибки в учёте возвратов. Покупатель вернул товар, деньги выдали, а сам товар в учёт не вернули. Или вернули, но он лежит в подсобке, а не на полке.

Сравнение способов ревизии

Как это выглядит, когда настроено

Утро, покупателей пока нет. Продавец открывает на телефоне задание: сегодня стеллаж с бытовой химией. Он идёт вдоль полки и сканирует товар. На экране рядом с каждой позицией загорается отметка: сходится или нет. По одной позиции не хватает двух штук. Продавец заглядывает на нижнюю полку, находит одну. Вторую не находит и оставляет отметку. Через пятнадцать минут зона закрыта, продавец возвращается к кассе.

Днём второй продавец получает на телефон список расхождений и пересчитывает их. Одна позиция подтверждается, другая оказалась ошибкой первого счёта.

Вечером владелец открывает сводку. Он видит, какие зоны посчитаны сегодня, сколько расхождений нашли и какие подтвердились после повторного пересчёта. Видно, кто считал и в какое время. Он больше не сидит над таблицами и не сверяет листки с учётом. Он не закрывает магазин на учёт. Он просто смотрит, где повторяются недостачи, и решает, что с этим делать.

Частые вопросы

Можно ли перейти на пересчёт по зонам в уже работающем магазине?

Да. Магазин нужно разбить на зоны или группы товаров и составить график. Первый круг покажет, где учёт расходится с полкой сильнее всего.

Хватит ли обычного телефона вместо сканера?

Для небольшого магазина хватит. Камера читает штрихкоды медленнее сканера, но для пересчёта одной полки этого достаточно.

Что делать с товаром без штрихкода?

Его выбирают из списка на экране и вводят количество вручную. Весовой товар взвешивают. Таких позиций обычно немного, и их можно выделить в отдельную зону.

Нужна ли тогда полная ревизия раз в год?

Если каждая зона проверяется по графику, отдельная большая ревизия обычно не нужна. Но это зависит от требований вашей отчётности, это стоит уточнить у бухгалтера.

Кто должен делать повторный пересчёт?

Другой сотрудник, не тот, кто считал первым. Так ошибка одного человека не повторится дважды.

Коротко о главном

Ревизия за одну ночь дорогая и неточная. Магазин теряет выручку, люди устают и ошибаются, а расхождения потом невозможно объяснить.

Пересчёт по зонам со сканером или телефоном идёт в тихие часы и не требует закрытия. Расхождения видно сразу, время пересчёта фиксируется, продажи не мешают. Подтверждённые расхождения разбирают по причинам, а ходовой и дорогой товар считают чаще.

Если хотите перестать закрывать магазин на учёт, могу посмотреть, как у вас устроены приёмка и учёт, и настроить пересчёт по зонам под ваш ассортимент. Напишите в Telegram, MAX или VK.