Программа учёта на заказ: когда Excel уже мало, а 1С слишком тяжело

Как вести учёт, если Excel уже не справляется, а 1С кажется слишком сложной и дорогой? Так этот вопрос обычно и задают. Таблица разрослась до десятка листов, её правят пять человек, формулы ломаются, а утром никто не знает, какая версия правильная. Я делаю программы учёта под процесс заказчика и работаю удалённо. Расскажу, как понять, что пора, какие есть варианты и когда своя программа вам не нужна.

Признаки, что таблица уже не справляется

Несколько человек правят один файл. Кто-то сохранил свою копию, кто-то перезаписал чужие строки. К вечеру в таблице два разных остатка, и оба выглядят правдоподобно.

Данные теряются. Удалили строку, сдвинули столбец, сломали формулу. Заметили через неделю, когда цифры перестали сходиться. Восстановить, что было, уже нельзя.

Нет прав доступа. Менеджер видит закупочные цены, хотя не должен. Новый сотрудник может случайно стереть половину листа. В таблице нельзя сказать: этот человек только смотрит, а этот только добавляет заявки.

Процесс нестандартный. Заказ проходит пять этапов, у каждого свой ответственный. Цена считается по особым правилам. Готовые программы предлагают перестроить работу под них, а вам это невыгодно. Подробнее о том, где таблица помогает и где заводит в тупик, я писал в статье Excel: спасение и тупик.

Три варианта: готовая, 1С с доработкой, своя

Готовая программа. Подходит, если процесс типовой: магазин, небольшой склад, простая торговля. Облачный товароучёт вроде МоегоСклада закрывает остатки, закупки и продажи из коробки. Если он делает то, что нужно, свою писать незачем. Когда его хватает вместо 1С, я разбирал в статье МойСклад вместо 1С.

1С с доработкой. Подходит, если нужна бухгалтерия в той же базе, много юрлиц и строгая отчётность. 1С дорабатывают под компанию, но за это платят внедрением, лицензиями и специалистом, который потом её поддерживает.

Своя программа. Подходит, когда процесс особенный, а бухгалтерия уже живёт отдельно. В ней только то, что нужно вашим людям, названное вашими словами. Ничего лишнего не нужно прятать и объяснять.

Из чего состоит своя программа учёта

Справочники. Товары, клиенты, поставщики, сотрудники, услуги. Всё, что повторяется, заводится один раз и потом выбирается из списка. Так исчезают опечатки и дубли.

Документы. Заказ, приход, выдача, акт, заявка. Каждый документ хранит дату, автора и историю изменений. Если что-то поправили, видно, кто и когда.

Статусы. Новый, в работе, готов, выдан. Документ переходит по этапам, и на каждом этапе понятно, кто за него отвечает.

Роли. Менеджер видит свои заказы, кладовщик видит склад, владелец видит всё. Права задаются один раз и больше не зависят от аккуратности сотрудников.

Отчёты и уведомления. Остатки, выручка, просроченные заказы. Уведомление в Telegram или MAX, когда заказ застрял или товар заканчивается.

Связь с 1С, бухгалтерией и телефоном

Своя программа не заменяет бухгалтерию. Бухучёт обычно остаётся в 1С или у бухгалтера. Программа отдаёт туда нужные данные: выгрузку документов в Excel или прямой обмен. Какие данные и в каком виде нужны, решает бухгалтер, и это обсуждается до начала работ.

Телефон. Программа работает в браузере, поэтому открывается и на компьютере, и на телефоне. Сотрудник на складе или в цехе отмечает действие прямо со смартфона, без отдельного приложения.

Как не переплатить

Главная ошибка — пытаться описать всё сразу. Список пожеланий растёт, сроки уезжают, а люди продолжают работать в таблице. Правильнее выбрать один сценарий, на котором держится бизнес. Например, путь заказа от заявки до выдачи.

Первая версия закрывает только его. Люди начинают работать, и через пару недель становится понятно, чего на самом деле не хватает. Часть пожеланий из первого списка к этому моменту оказывается ненужной.

И честно: если ваш процесс укладывается в готовую программу, берите готовую. Своя нужна там, где готовая заставляет ломать работу, которая у вас и так идёт хорошо.

Как это выглядит, когда настроено

Утром менеджер принимает заявку и заводит заказ. Клиента он выбирает из справочника, позиции из списка. Программа сама считает сумму и ставит статус «Новый».

Сотрудник на складе видит заказ у себя на телефоне. Собирает, отмечает готовность. Статус меняется, менеджер получает уведомление и звонит клиенту.

Бухгалтер в конце недели забирает выгрузку документов. Ему не нужно просить файл и сверять версии. Всё уже в одном месте.

Владелец вечером открывает отчёт. Сколько заказов в работе, какие просрочены, кто их ведёт. Если что-то застряло, он видит это сразу, а не на планёрке через три дня.

Как заказать такую программу

Я работаю удалённо, с заказчиками из разных городов. Пришлите, как сейчас ведётся учёт: таблицы, бланки, фото тетрадей, если они есть. Напишите, кто пользуется и что каждый делает.

Я разбираю процесс, задаю вопросы и пишу короткое ТЗ. В нём главный сценарий, роли и что войдёт в первую версию. Первая рабочая версия закрывает главный сценарий, потом идут доработки по опыту работы.

Программа работает в браузере и на телефоне. Данные хранятся у вас. Вы получаете доступы и инструкцию для сотрудников. Сопровождение после запуска — по желанию. Подробнее на странице программа учёта под ваш процесс.

Частые вопросы

Можно ли перенести данные из текущих таблиц?

Да. Справочники и остатки переносятся из Excel. Перед переносом таблицу чистят от дублей.

Нужно ли покупать сервер?

Программа может жить на вашем сервере или в облаке, которое вы оплачиваете сами. Вариант обсуждаем на старте.

Что будет, если процесс поменяется?

Программу дорабатывают. Новый статус, новое поле или отчёт добавляются без переделки всего остального.

Заменит ли она 1С?

Операционный учёт — да. Бухгалтерию обычно оставляют в 1С и передают туда данные.

Сотрудникам будет сложно?

Обычно проще, чем в таблице. В программе только нужные им кнопки, остальное скрыто ролью.

Коротко о главном

Своя программа учёта нужна, когда таблицу правят несколько человек, данные теряются, нет прав доступа, а процесс не ложится в готовые решения. Если процесс типовой, берите готовую программу или 1С.

Своя программа состоит из справочников, документов, статусов, ролей, отчётов и уведомлений. Она работает в браузере и на телефоне и отдаёт данные бухгалтерии. Начинать стоит с одного главного сценария, чтобы не платить за то, что потом не понадобится.

Если вы узнали свою таблицу в этой статье, расскажите, как сейчас ведётся учёт и кто в нём работает. Подскажу, хватит ли готовой программы или нужна своя. Напишите в Telegram, MAX или VK.