Склад без 1С: учёт на телефоне со сканером для маленького склада, магазина или мастерской

Как вести учёт на маленьком складе без 1С, чтобы остатки были видны с телефона? Такой запрос я слышу от владельцев магазинов, мастерских и небольших складов. Сейчас у них тетрадь, таблица или память кладовщика. Товар заканчивается внезапно, пересчёт занимает выходной, а в конце месяца никто не знает, куда делась часть материала. Я делаю программы учёта под процесс заказчика и работаю удалённо. Расскажу, как устроен складской учёт на телефоне и когда его уже мало.

Четыре операции, на которых держится склад

Приход. Товар пришёл от поставщика. Сотрудник сканирует позиции, указывает количество, и остаток растёт. Накладную можно сфотографировать и прикрепить к документу.

Расход. Товар продан, выдан мастеру или списан. Сканируется код, выбирается причина: продажа, выдача в работу, брак. Остаток уменьшается сразу.

Перемещение. Если мест хранения несколько, например склад и торговый зал, товар переводится из одного в другое. Общий остаток не меняется, но видно, где что лежит.

Инвентаризация. Сотрудник идёт по полкам и сканирует всё подряд. Программа сравнивает с учётом и показывает расхождения. Как считать товар, не закрывая магазин, я разбирал в статье ревизия в магазине без закрытия.

Телефон как сканер и когда нужен настоящий сканер

Программа открывается в браузере телефона. Камера читает штрихкод или QR-код прямо со страницы, без отдельного приложения. Для маленького склада этого обычно хватает.

Если за день сканируют сотни позиций, камера начинает тормозить работу. Тогда к телефону подключают недорогой сканер по Bluetooth. Он читает код быстрее и точнее, особенно мелкий или затёртый.

Если у товара нет своего штрихкода, программа создаёт внутренний код. Этикетка печатается на обычном принтере этикеток прямо из карточки товара. Подробнее о печати этикеток я писал в статье печать этикеток из 1С и с ТСД.

Остатки в реальном времени и минимальный остаток

Каждая операция сразу меняет остаток. Владелец открывает программу с телефона и видит, сколько товара лежит прямо сейчас. Не вчера вечером, когда кто-то обновил таблицу, а сейчас.

Для важных позиций задаётся минимальный остаток. Как только товара становится меньше, приходит уведомление в Telegram или MAX. Закупку можно сделать до того, как полка опустеет, а не после жалобы клиента.

У каждой операции есть автор и время. Если остаток не сходится, видно, кто и когда проводил последние движения. Это дисциплинирует без лишних разговоров.

Права тоже разделены. Продавец видит остаток и проводит продажу, но не меняет закупочные цены. Кладовщик принимает товар, но не удаляет документы.

Выгрузка для бухгалтера

Программа складского учёта не ведёт бухгалтерию. Бухгалтер работает в своей программе, чаще всего в 1С. Ему нужны данные о приходах и расходах за период.

Программа отдаёт их выгрузкой в Excel или в формате, который бухгалтер может загрузить к себе. Какие поля нужны и как часто выгружать, я уточняю у бухгалтера до начала работ. Так в конце месяца не приходится собирать данные по сотрудникам.

Когда уже нужен ТСД и 1С

Телефон и простая программа хороши для маленького склада. Но есть признаки, что пора расти. Складов много, товара тысячи позиций, работают несколько смен кладовщиков. Нужны адресное хранение, партии, сроки годности, маркировка. Бухгалтерия должна видеть склад в той же базе.

Тогда ставят промышленные терминалы сбора данных и 1С с настроенным складом. Это дороже и дольше, но на больших объёмах окупается.

И наоборот. Если вы обычный магазин с типовым процессом, может хватить готовой программы вроде МоегоСклада с мобильным приложением. Своя программа нужна, когда склад связан с особым процессом: выдача материалов мастерам, сборка комплектов, учёт по объектам.

Как это выглядит, когда настроено

Утром приезжает поставщик. Кладовщик открывает на телефоне приход, сканирует коробки, вбивает количество и фотографирует накладную. Остатки обновились, пока машина ещё разгружается.

Днём мастер берёт материал в работу. Он сканирует упаковку и выбирает свой заказ. Программа списывает материал на этот заказ.

После обеда одна позиция опускается ниже минимума. Владельцу приходит уведомление. Он заказывает товар у поставщика, не заходя на склад.

В конце месяца сотрудник проходит по полкам со сканером. Программа показывает три расхождения. Владелец смотрит историю движений и понимает, где ошиблись. Бухгалтер забирает выгрузку за месяц.

Как заказать такую программу

Я работаю удалённо. Пришлите, как сейчас ведётся учёт: таблицу, тетрадь, бланки приходов и выдачи. Напишите, кто работает со складом и сколько у вас мест хранения.

Я разбираю процесс и пишу короткое ТЗ. Первая рабочая версия закрывает главный сценарий, обычно приход и расход. Потом добавляются инвентаризация, этикетки, уведомления.

Программа работает в браузере и на телефоне. Данные хранятся у вас. Вы получаете доступы и инструкцию для сотрудников. Сопровождение — по желанию. Подробнее на странице программа учёта под ваш процесс.

Частые вопросы

Нужен ли интернет на складе?

Да, программа работает через браузер. Если связь плохая, это обсуждается на старте.

Какой телефон подойдёт?

Любой современный смартфон с камерой и браузером. Отдельный телефон для склада удобен, но не обязателен.

Можно ли загрузить текущие остатки из таблицы?

Да. Справочник товаров и остатки переносятся из Excel. Перед этим таблицу чистят от дублей.

Что делать с товаром без штрихкода?

Программа присваивает свой код, а этикетка печатается из карточки товара.

Сможет ли сотрудник удалить данные?

Нет, если так настроить роль. Кладовщик проводит операции, а исправления видны в истории.

Коротко о главном

Маленькому складу, магазину или мастерской не всегда нужна 1С. Приход, расход, перемещение и инвентаризация ведутся с телефона, а камера работает как сканер.

Владелец видит остатки в реальном времени, получает уведомления о минимальном остатке, а бухгалтер забирает выгрузку. Когда растут объёмы и нужна бухгалтерия в одной базе, приходит время ТСД и 1С. Для типового магазина может хватить готовой программы.

Если остатки у вас живут в тетради или в таблице, которую никто не обновляет, расскажите, как устроен склад и кто с ним работает. Подскажу, хватит ли готового решения или нужна своя программа. Напишите в Telegram, MAX или VK.