Пропуска и гости в офисе или бизнес-центре: заявка, список на охрану и журнал

Как сделать заказ пропусков в бизнес-центре без звонков охране и бумажной тетради? Так этот вопрос звучит у управляющих бизнес-центров и офис-менеджеров. Арендатор звонит на пост, охранник записывает фамилию на листке. Гость приходит, листок потерялся, охранник звонит арендатору, гость ждёт. Машина стоит у шлагбаума, потому что номер никто не передал. Я делаю программы и приложения под процесс заказчика удалённо. Расскажу, как устроить пропуска так, чтобы охрана знала о гостях заранее, а журнал вёлся сам.

Что не так с тетрадью и звонками

Звонок на пост — это устная договорённость. Охранник сменился, и новый ничего не знает. Фамилию записали с ошибкой, и гостя не пускают. Заявку оставили накануне, а смена её не передала.

Тетрадь не отвечает на простые вопросы. Кто приходил к арендатору в прошлый вторник? Во сколько ушёл курьер? Какие машины заезжали на парковку за неделю? Чтобы ответить, нужно листать страницы и разбирать почерк.

Управляющая компания бизнес-центра видит картину только тогда, когда что-то случилось. И тогда журнал нужен срочно, а его нет.

Заявка на гостя или въезд машины

Арендатор оформляет заявку сам. Через форму в веб-программе или через бота в Telegram или MAX. Указывает имя гостя, дату и примерное время, к кому он идёт. Для машины — номер и марку. Если гостей несколько, добавляет их одним списком.

Доступ к оформлению заявок получают только сотрудники арендаторов, которых разрешила управляющая компания. У каждой компании свой список ответственных. Лишние люди не могут заказать пропуск от чужого имени.

Логика похожа на внутренние заявки в офисе, о которых я писал в статье про внутренние заявки через бота. Только здесь получатель заявки — охрана, и ей важна скорость.

Список на охрану

Охранник видит список гостей и машин на сегодня на планшете или в боте. Список обновляется сразу, как арендатор оформил заявку. Поиск по фамилии и номеру машины занимает секунды.

Гость подходит, охранник находит его в списке, сверяет имя и нажимает «пришёл». Время записывается само. Когда гость уходит, охранник отмечает уход. Если гостя нет в списке, охранник связывается с арендатором через программу, а не ищет его телефон.

Арендатор может получить уведомление, что гость пришёл. Не нужно спускаться и встречать вслепую.

Постоянные и разовые пропуска

Разовый пропуск действует на один день или на одно посещение. Подходит для гостей, курьеров, кандидатов на собеседование.

Постоянный пропуск нужен подрядчикам, уборщикам, сотрудникам, которые приходят регулярно. Он действует до указанной даты. Управляющая компания видит, у кого какие пропуска и когда они заканчиваются. Истёкшие пропуска отключаются сами. Для учёта прихода и ухода самих сотрудников подойдёт схема из статьи про учёт прихода и ухода через бота.

Журнал для управляющей компании

Каждая отметка попадает в журнал. Управляющая компания бизнес-центра видит, кто приходил, к кому, во сколько пришёл и ушёл. Фильтр по арендатору, по дате, по номеру машины. Журнал выгружается в Excel.

Журнал помогает не только при разборе происшествий. Видно, сколько гостей и машин у каждого арендатора, как загружена парковка, в какие часы на входе очередь. По этим данным проще решать, сколько охранников ставить на смену.

Данные гостей: только нужное

Чем меньше данных, тем меньше риска. Для прохода обычно хватает имени и названия компании, к которой идёт гость. Паспортные данные и фото без необходимости лучше не собирать.

Данные гостей — персональные данные. Их нужно хранить ограниченное время, давать доступ только тем, кому он нужен, и соблюдать правила закона. Какие согласия и уведомления нужны именно вам, уточните у юриста. Программа позволяет задать срок хранения и автоматически удалять старые записи.

Как это выглядит, когда настроено

Утром офис-менеджер арендатора открывает бота и оформляет пропуск на двух гостей на встречу в одиннадцать. Добавляет въезд для машины одного из них.

Охранник видит на планшете обновлённый список. В одиннадцать к шлагбауму подъезжает машина. Охранник вводит номер, находит его в списке и открывает въезд. Гости подходят к посту, называют имена, охранник отмечает приход. Офис-менеджер получает уведомление и выходит встречать.

Через два часа гости уходят, охранник отмечает уход. Вечером заступает новая смена и видит, кто ещё в здании. Через месяц управляющая компания выгружает журнал по одному арендатору, чтобы разобрать спорный вопрос, и находит нужную запись за минуту.

Как заказать такую программу

Я работаю удалённо. Пришлите, как сейчас устроены пропуска: кто заказывает, как передают охране, какие журналы и бланки ведутся, есть ли парковка и шлагбаум.

Я разбираю процесс и пишу короткое ТЗ. Первая рабочая версия закрывает главный сценарий: заявка на гостя, список охране, отметка прихода и ухода. Потом добавляем машины, постоянные пропуска и отчёты.

Формат выбираем под объект: веб-программа, приложение для планшета охраны или бот. Данные хранятся у вас, доступы и инструкцию я передаю. Сопровождение — по желанию. Подробнее — на странице программа учёта под ваш процесс.

Частые вопросы

Можно ли связать программу со шлагбаумом или турникетом?

Иногда можно, если оборудование это поддерживает. Проверяем на старте. Если нет, охранник открывает вручную по списку.

Что делать, если у охранника нет интернета?

Список на смену сохраняется на планшете. Отметки отправятся, когда связь появится.

Может ли гость сам заказать себе пропуск?

Лучше нет. Заявку оформляет арендатор, чтобы в здание не проходили случайные люди.

Как долго хранить журнал?

Столько, сколько нужно по вашим правилам и закону. Срок задаётся в настройках, уточните его у юриста.

Подойдёт ли это небольшому офису без охраны?

Да. Роль охраны может выполнять администратор на ресепшене с тем же списком.

Коротко о главном

Звонки на пост и тетрадь теряют гостей и не дают журнала. Программа с заявками от арендаторов и списком охране решает обе проблемы.

Арендатор оформляет гостя или машину сам, охрана видит список и отмечает приход и уход, управляющая компания получает журнал. Данные гостей собираются минимально и хранятся ограниченное время.

Если у вас пропуска заказывают звонком, а журнал ведут от руки, опишите, как устроен процесс на вашем объекте. Предложу схему и первую версию под него. Напишите в Telegram, MAX или VK.