Учёт прихода и ухода сотрудников через бота: геометка, фото и табель в таблицу

Когда у бизнеса несколько точек, объектов или выездных бригад, руководитель не видит, кто когда пришёл. Время записывают в тетрадь, присылают в общий чат или не записывают вовсе. В конце месяца табель собирают по памяти, и начинаются споры. Я настраиваю простой бот для отметки прихода и ухода. После этого табель собирается сам, а спорных дней становится заметно меньше. Расскажу, как это устроено, где у такого учёта слабые места и как их закрыть.

Кому и зачем нужен такой учёт

Чаще всего это нужно там, где нет проходной и турникета. Магазины и кофейни в разных концах города. Строительные и ремонтные объекты. Бригады, которые каждый день работают по новому адресу. Клининг, монтаж, сервисные выезды.

В таких местах руководитель узнаёт об опоздании, только если позвонит клиент. Переработки тоже никто не считает, пока сотрудник сам не скажет. А потом выясняется, что по одним записям человек отработал больше, а по другим меньше. Спор решают на глаз.

Бот не заменяет систему учёта рабочего времени целиком. Он решает одну задачу: честно и одинаково фиксирует начало и конец смены. Как вообще устроен табель и что в нём должно быть, я разбирал в статье про учёт рабочего времени и табель.

Как работает отметка

У сотрудника в мессенджере две кнопки: «пришёл» и «ушёл». Он нажимает первую, когда начинает смену. Бот просит отправить геометку. Если так настроено, просит ещё и фото на месте: вход, рабочее место или себя на фоне объекта.

Дальше бот сравнивает точку с адресом объекта. Если человек в пределах заданного радиуса, отметка принимается. Если далеко, бот всё равно её записывает, но с пометкой «не на объекте». Решение остаётся за руководителем, а не за ботом.

У выездной бригады адрес может меняться каждый день. Тогда задание на день с адресом заносит бригадир или диспетчер, и бот сверяет отметку уже с ним.

Табель, опоздания и переработки

Каждая отметка становится строкой в таблице. Из них собирается табель: по дням, по сотрудникам, по объектам. Рядом с каждой сменой видно начало, конец и число часов.

Опоздание бот считает относительно графика. Если смена начинается в девять, а отметка пришла позже, строка подсвечивается. Так же с ранним уходом и с переработкой, если человек задержался дольше положенного.

Раз в день или раз в неделю руководитель получает сводку. Кто опоздал, кто не вышел, где были переработки. Подробные данные лежат в таблице, в чат приходит только главное.

Напоминания, если забыл отметиться

Люди забывают нажать кнопку, особенно в конце смены. Поэтому бот пишет сотруднику, если к началу смены отметки нет. Если человек не отметил уход, бот напомнит и об этом.

Незакрытая смена не должна тихо превращаться в сутки работы. Если ухода нет и после напоминания, смена попадает в список для ручной проверки. Руководитель или бригадир уточняет время и закрывает её сам.

Похожий подход с напоминаниями я использую в отчёте со смены через бота. Эти две задачи хорошо работают вместе: в начале смены отметка, в конце отчёт.

Честно про ограничения

Геометку можно подделать. Есть способы подменить местоположение в телефоне. Поэтому я не строю учёт только на ней. Фото на месте заметно усложняет обман. А выборочная проверка, когда бот в случайный момент просит прислать снимок, делает его невыгодным.

Геометка бывает неточной и без обмана. В подвале, в большом здании, за городом телефон может показать точку в стороне. Радиус объекта я подбираю с запасом, а спорные отметки не наказываю автоматически.

И главное: сотрудников нужно предупредить заранее. Бот собирает геометку и фото, а это личные данные. Нужно получить согласие на их обработку и прописать порядок отметок во внутренних документах. Как это правильно оформить, лучше уточнить у юриста или кадровика. Табель из бота — это черновик. Для начисления зарплаты его сверяет кадровик или бухгалтер.

Как это выглядит, когда настроено

Утро. Продавец подходит к точке, открывает мессенджер и нажимает «пришёл». Отправляет геометку и фото входа. Бот отвечает, что смена начата. Всё заняло полминуты.

На другом объекте монтажник задержался в пробке. Бот напомнил ему об отметке. Он отметился позже, и строка в таблице подсветилась как опоздание.

Вечером один сотрудник ушёл и забыл нажать кнопку. Бот написал ему, он закрыл смену. Утром руководитель открывает сводку: кто где работал, одно опоздание, одна отметка далеко от объекта. Он уточняет спорную отметку у бригадира. В конце месяца кадровик берёт готовый табель, сверяет его и не собирает данные по чатам.

Как это заказать

Разовая настройка: вместе описываем объекты, адреса и графики смен. Я делаю бот в удобном мессенджере, настраиваю проверку геометки и радиус, фото и выборочные проверки, подключаю таблицу для табеля и формат сводки. Потом помогаю объяснить сотрудникам, как отмечаться, и первые дни смотрю, где возникают сложности.

Ежемесячная абонентка: слежу, чтобы бот работал и сводки приходили вовремя, добавляю новых сотрудников и объекты, меняю графики, дорабатываю отчёты. Раз в месяц присылаю отчёт о работе: что изменено, были ли сбои, что стоит улучшить.

Для старта пришлите список объектов с адресами, графики смен, список сотрудников и в какой мессенджер присылать сводку. Подробнее на странице разовые задачи и абонентка.

Частые вопросы

Нужно ли ставить отдельное приложение?

Нет. Бот работает в Telegram или MAX, которыми сотрудники и так пользуются.

Бот следит за сотрудником весь день?

Нет. Геометка берётся только в момент отметки. В остальное время бот не знает, где человек.

Что если у сотрудника нет интернета на объекте?

Отметка уйдёт, когда появится связь. Время нажатия сохранится, а строка получит пометку о задержке.

Можно ли выгрузить табель в 1С?

Часто можно. Таблицу несложно привести к формату для загрузки, но окончательную сверку всё равно делает кадровик.

Как быть с бригадой, которая каждый день на новом адресе?

Бригадир утром заносит адрес на день, и бот сверяет отметки с ним.

Коротко о главном

Учёт прихода и ухода через бота — это две кнопки, геометка и при желании фото. Сотрудник тратит полминуты, руководитель видит, кто на месте.

Из отметок сам собирается табель с опозданиями и переработками. Бот напоминает, если человек забыл отметиться. Слабые места геометки закрываются фото и выборочной проверкой, а согласие сотрудников и сверку табеля лучше обсудить с юристом и кадровиком.

Если сейчас время работы у вас записывается в тетрадь или в чат, пришлите список объектов и графики смен. Предложу, как настроить отметки и табель. Напишите в Telegram, MAX или VK.