Метрики малого бизнеса: 5 цифр, формулы и пороги тревоги

Кому и когда это нужно

Знакомая картина: неделя вроде бы нормальная, а в четверг не хватает денег на закупку. Аналитика нет, данные лежат в кассе, таблице заявок, CRM и 1С, и сводить их некому. О просадке узнают при закрытии месяца, когда повлиять на ту неделю уже нельзя.

Набор нужен, когда в неделю идёт хотя бы несколько заказов и данные живут больше чем в одном месте. Близкий набор для точки с загрузкой и повторными визитами разобран в статье про пять цифр владельцу. Здесь я добавляю воронку заявок, маржу, пороги тревоги и ритуал, после которого появляется решение.

Как это делается: 6 шагов

1. Выберите пять цифр из таблицы ниже, не больше. Пятую подберите под свой тип бизнеса.
2. Запишите определение каждой одной строкой: что входит, что нет, за какие дни. Пример: «Выручка: оплаченные заказы с понедельника по воскресенье, без налогов». Определения потом не меняйте, иначе недели нельзя сравнивать.
3. Назовите для каждой цифры один источник. Если выручка есть и в кассе, и в банке, один источник главный, второй нужен для сверки раз в месяц.
4. Собирайте в один день и час, например в пятницу в 16:00, в одну таблицу: строка на неделю, столбец на цифру.
5. Первые 4 до 6 недель только наблюдайте. Потом задайте порог тревоги по своей истории, а не по чужим цифрам.
6. Проводите ритуал на 15 минут и записывайте решение в журнал (ниже).

Пять цифр: формулы, источники, пороги

Пороги условные. Подставьте свои, когда накопится история.

Выручка и поступления расходятся при предоплатах и отсрочках, поэтому смотрите обе. Прямые затраты в маржу берите те, что относятся к заказу: закупка, материалы, комиссия площадки, сдельная оплата, доставка. Как их собирать, описано в статье про себестоимость и маржу. Свободные деньги подробнее разбирает статья про кассовый разрыв, а доли в воронке статья про конверсию.

Налоги. Считайте выручку без налогов, если вы на ОСНО: уточните у бухгалтера, что именно входит в вашу выручку. На других режимах определение тоже согласуйте с бухгалтером и запишите. Это не налоговая консультация.

Пятая цифра зависит от бизнеса. Розница и услуги: доля заказов от клиентов, которые покупали раньше. Подписки и абонементы: доля клиентов, не продливших вовремя (отток). Производство, ремонт, заказные услуги: среднее число дней от заявки до выдачи.

Ритуал на 15 минут по пятницам и журнал

Первые пять минут: откройте сводку и отметьте цифры, которые вышли за порог. Вторые пять: по каждой отмеченной ответьте на вопрос, что изменилось: поток заявок, цены, сроки или расходы. Спокойные цифры не разбирайте. Последние пять: выберите одно решение на следующую неделю, назначьте ответственного и дату проверки.

Журнал это строка в той же таблице: дата, пять цифр, решение, итог прошлого решения. Через два месяца он покажет, какие решения сработали. Чтобы не утонуть, держите правила: пять цифр, а не пятьдесят, определения не меняются, новую цифру добавляют только когда без неё нельзя принять решение, и тогда убирают старую.

Где ошибаются чаще всего

• Смотрят выручку без маржи. Выручка растёт за счёт скидок, а остаётся меньше.
• Цифры из разных источников не сходятся: касса показывает одно, банк другое. Выберите главный источник и объясните разницу один раз.
• Данные «вчерашние»: собрали в среду, обсуждают в пятницу, часть заказов внесли задним числом. Фиксируйте день и час сборки.
• Метрика ради метрики: цифра есть, а что делать при её падении, никто не знает. Такую цифру уберите.
• Посмотрели и закрыли. Без записанного решения ритуал превращается в чтение новостей.

Где здесь поможет автоматизация

Автоматизировать стоит три вещи. Сборка сводки из таблицы, кассы, CRM и 1С и отправка её в Telegram или MAX в пятницу в нужный час. Оповещение при отклонении: заявок вдвое меньше обычного, свободные деньги ниже порога. Простой дашборд с графиком за 8 до 12 недель. Близкие приёмы описаны в статьях про дашборд в мессенджере и про ранние сигналы.

Выводы и решения остаются у вас: сводка не знает, что вы сами запустили акцию или что менеджер был в отпуске. Определения цифр тоже задаёте вы.

В моих проектах есть похожие куски. В админке склада самообслуживания система считает занятость боксов и сумму, которую простаивающие боксы не приносят за месяц. В CRM под одну компанию по источникам заявок считаются число заявок, доля дошедших до сделки, выручка и среднее число дней до закрытия, а уведомления уходят в Telegram. В семейном ассистенте есть утренняя сводка и итоги недели. Готового продукта «пять цифр» я не заявляю, собираю под вашу схему в рамках ИИ-аналитики и отчётности. На старте хватит таблицы и напоминания в пятницу.

Частые вопросы

Почему неделя, а не день или месяц?

В дневных цифрах много случайного, а месяц показывает проблему слишком поздно. Неделя даёт повод для одного решения.

Что делать, если данных мало: пять заявок в неделю?

Доли за одну неделю будут скакать. Считайте их за четыре недели скользящим окном, а число заявок смотрите как есть.

Нужно ли начинать с дашборда?

Нет. Таблица и пятница в календаре дают тот же эффект. Дашборд нужен, когда сборка руками отнимает больше четверти часа.

Коротко о главном

Минимум из пяти цифр: выручка и поступления, свободные деньги, заявки и оплаты, маржа, одна клиентская цифра. Для каждой записаны формула, источник и порог, а раз в неделю есть 15 минут и одно решение с записью в журнал.

Хотите, чтобы я собрал для вас недельную сводку из кассы, CRM или 1С и присылал её в Telegram или MAX? Напишите мне в Telegram слово «МЕТРИКИ».