Кассовый разрыв: как увидеть дыру в деньгах за месяц вперёд

Прибыль есть, а денег нет

Эту фразу я слышу чаще других. Владелец смотрит отчёт: месяц закрыт в плюс. А в среду не хватает на зарплату. Причина в датах. Убыток считается за период, кассовый разрыв случается в конкретный день. Клиент обещал оплатить пятнадцатого и заплатил двадцать пятого, а поставщику нужно было заплатить двадцатого. Прибыль от этого никуда не делась, просто деньги оказались не там и не тогда.

Про то, как вести платёжный календарь на ближайшие недели, я уже писал в статье про платёжный календарь для малого бизнеса. Здесь другой взгляд: смотрим на три месяца вперёд и ждём предупреждения, а не ищем дыру сами. А если вы сомневаетесь, зарабатываете ли вы на каждой продаже, начните с юнит-экономики. Прогноз денег отвечает на другой вопрос: хватит ли их в нужный день.

Простая таблица прогноза

Берёте таблицу, где строки идут по неделям на 13 недель вперёд. Столбцы такие: остаток на начало недели, что придёт, что уйдёт, остаток на конец. В «что придёт» ставите оплаты по счетам, которые уже выставлены, и ожидаемые продажи. В «что уйдёт» ставите зарплату, аренду, налоги, закупки, кредиты, рекламу. Условный пример в тысячах рублей:

Месяц в плюсе по выручке, но в четвёртую неделю не хватает десяти тысяч. Увидели вы это в первый день месяца, а не в последний, и времени на решение достаточно. Ближайшие две недели удобнее считать по дням, остальные по неделям. Раз в неделю таблицу стоит пересобирать: подставить реальный остаток, убрать то, что уже оплачено, и сдвинуть то, что задержалось. Пятнадцати минут на это обычно хватает, пока строк немного.

Откуда брать цифры

Остаток и фактические платежи берутся из банка. Выписку можно выгружать файлом, а если банк даёт доступ по API, она будет подтягиваться сама. Как раскладывать такую выписку по статьям, я описывал в разборе банковской выписки по статьям расходов.

Выставленные счета, отсрочки клиентов и условия оплаты поставщикам лежат в 1С или другой учётной программе. Оттуда их можно забирать автоматически. Что делать с неоплаченными счетами, разобрано в статье про напоминания должникам из 1С.

Что-то придётся вносить руками: разовая закупка, страховка, ремонт, отпуск сотрудника. Таких строк немного, зато именно их чаще всего забывают. Даты налоговых платежей я не называю: они зависят от режима и вида налога, поэтому берите их в налоговом календаре ФНС или у своего бухгалтера.

Что делает бот

Таблицу нужно обновлять, и вот здесь она обычно умирает. Бот забирает данные из банка и учётной программы, собирает прогноз и раз в неделю присылает его в Telegram или MAX. В сообщении три вещи: остаток сейчас, остаток по неделям на ближайшие три месяца и недели, где он падает ниже порога.

Порог вы задаёте сами. Например, не меньше суммы одной зарплаты. Если по прогнозу остаток проседает ниже, бот пишет сразу, не дожидаясь воскресенья, и называет неделю и платёж, из-за которого это случится. Дальше вы решаете, что с этим делать. Бот не двигает деньги и ничего не платит, он только показывает.

Как закрывать разрыв

Когда дыра видна за месяц, вариантов несколько, и ни один не гарантирован.

Сдвинуть платёж. Попросить поставщика перенести срок на неделю проще заранее, чем за день до платежа. Закупку, которая не горит, можно отложить.

Взять предоплату. Часть клиентов согласится платить вперёд, особенно за индивидуальный заказ. Для кого-то это условия сделки, и их придётся пересматривать.

Договориться о рассрочке с поставщиком. Это зависит от вашей истории платежей и от того, как поставщик к вам относится.

Овердрафт или короткий кредит. Условия и одобрение определяет банк, и договариваться лучше, пока до разрыва есть время.

Где прогноз ошибается

Прогноз точен настолько, насколько точны входные данные. Если клиенты платят с опозданием, а в таблице стоят даты из договора, вы получите красивую картинку. Ставьте даты, когда клиент реально платит, это можно увидеть по прошлым оплатам.

Платежи по поставщикам и зарплата предсказуемы. Выручка нет. Прогноз продаж на три месяца остаётся оценкой, и чем дальше неделя, тем она грубее. Я бы смотрел на первые шесть недель как на план, а на остальные как на предупреждение о тренде.

Ещё нужна дисциплина. Если платежи делаются вне плана, например срочная закупка без согласования, прогноз устаревает за день. Бот не заменит порядок в платежах. Он показывает, что будет, если всё пойдёт по плану.

Что можно сделать уже сейчас

Первое. Выпишите все платежи на ближайшие 13 недель: зарплата, аренда, налоги по календарю ФНС, закупки, кредиты. Даже по памяти и без точных сумм.

Второе. Выпишите выставленные счета и напротив каждого дату, когда клиент обычно платит. Не договорную, а реальную.

Третье. Постройте таблицу как выше и посмотрите, есть ли неделя с минусом или остатком ниже одной зарплаты.

Четвёртое. Если таблица пригодилась, но вести её руками лень, передайте обновление боту. Для этого подойдёт система управленческого учёта, куда подключаются банк и 1С.

Частые вопросы

Чем кассовый разрыв отличается от убытка?

Убыток означает, что расходы за период больше доходов. Кассовый разрыв означает, что в конкретный день не хватает денег на платёж. Бизнес может быть прибыльным и всё равно попадать в разрыв, если деньги приходят позже, чем уходят.

Нужен ли для этого бот, если есть таблица?

Для старта таблицы хватает. Бот нужен, когда вы перестали её обновлять или хотите получать предупреждение без напоминаний самому себе.

Можно ли доверять прогнозу на 90 дней?

Первые недели ему можно доверять больше: там известны зарплата, аренда и выставленные счета. Дальше растёт доля оценок. Относитесь к нему как к раннему сигналу.

Коротко о главном

Кассовый разрыв случается и у прибыльного бизнеса, потому что деньги приходят и уходят в разные даты. Прогноз остатка на 90 дней по неделям показывает проблемную неделю заранее, а у вас остаётся время сдвинуть платёж, договориться о предоплате или рассрочке.

Если хотите получать такой прогноз в Telegram или MAX раз в неделю, с подключением банка и 1С, напишите мне в Telegram кодовое слово «ПРОГНОЗ», обсудим, как это устроить у вас.