Смета против факта: как подрядчику увидеть перерасход до сдачи

Кому и когда это нужно

Ситуация знакомая. Объект сдан, акт подписан, вы садитесь считать и видите, что денег осталось меньше, чем в смете. Куда делись, непонятно: часть ушла на материалы, часть на лишние дни бригады, часть на то, что сделали «заодно». Чеки в разных карманах, часы в голове бригадира.

Метод нужен, когда у вас больше одного объекта в работе или когда бригада работает без вас. Если объект один и вы стоите на нём сами, хватит таблицы. Без учёта следующая смета повторит те же ошибки.

Как это делается: 7 шагов

1. Разложите смету на статьи затрат: работы, материалы, техника и доставка. Накладные расходы и сметную прибыль держите отдельной общей строкой по вашей схеме. Нормативы для них не называю, они зависят от вашей методики.
2. Зафиксируйте плановую маржу: цена договора минус плановые затраты по всем статьям.
3. Назначьте, кто вносит факт. Закупки вносит тот, кто покупает, в день покупки, с чеком. Часы бригады вносит бригадир по итогам дня. Выполнение по этапам фиксирует прораб, по акту или по фото.
4. Раз в неделю смотрите три числа по каждой статье: сколько выполнено в процентах от плана, сколько потрачено, какой прогноз на остаток. Пример: по этапу выполнено 50 процентов, а на материалы ушло 60 процентов бюджета. Тот же темп даёт 120 процентов к концу этапа.
5. Введите светофор. Условные пороги: до 5 процентов превышения по статье зелёный, от 5 до 10 жёлтый, выше 10 красный. Жёлтый значит «выяснить причину на этой неделе», красный «решение владельца сегодня». Пороги подберите под свою маржу.
6. Допработу сначала описывают и оценивают, потом согласуют с заказчиком письменно, и только потом делают. Формулировка: «Нужны дополнительные работы: что, сколько, цена, на сколько сдвигается срок. Подтвердите в ответ».
7. При закрытии посчитайте прибыль по факту и перенесите выводы в шаблон сметы: какие расценки и нормы расхода оказались занижены.

Из чего складывается маржа и где она уходит

Маржа объекта равна цене договора минус фактические затраты. Условный пример, цифры условные: договор на 1 000 тыс. ₽.

Места потерь, без статистики, по логике: перерасход материалов, лишние часы бригады, переделки, допработы без оформления, простой, изменения заказчика без допсоглашения, ошибки в объёмах и закупка дороже плановых цен. У каждой строки таблицы своя причина, по общей сумме её не видно.

Договор и закон: твёрдая смета и допработы

Нормы ГК РФ открывал на consultant.ru. Цена работы может определяться сметой, а составленная подрядчиком смета становится частью договора с момента подтверждения заказчиком (ст. 709). Цена бывает твёрдой или приблизительной, и если в договоре не сказано иное, она считается твёрдой. При твёрдой цене подрядчик не вправе требовать её увеличения, даже если полный объём работ нельзя было предусмотреть заранее. Есть исключения, их смотрите в тексте статьи и в договоре. При приблизительной цене и существенном превышении из-за допработ подрядчик обязан своевременно предупредить заказчика. Статья 710 называется «Экономия подрядчика», её текст я не открывал.

Для строительного подряда ст. 743: подрядчик, обнаруживший не учтённые в документации работы, обязан сообщить заказчику. Если ответа нет десять дней (или иной срок по закону или договору), он должен приостановить работы, а убытки от простоя относятся на заказчика. Не сообщил, потерял право требовать оплату допработ, если не докажет необходимость немедленных действий в интересах заказчика (п. 4). Ст. 744 ограничивает изменения документации по инициативе заказчика по объёму от сметной стоимости, детали там. Ст. 716: при непригодных материалах или опасных указаниях заказчика подрядчик обязан немедленно предупредить и приостановить работу.

Как именно оформлять допсоглашение, решают договор и закон, покажите его юристу. Ремонт квартиры для физлица может регулироваться иначе, не проверено. Про допработы в боте я писал в статье про смету, допработы и оплату бригады, про оплату по этапам в статье про оплату этапами.

Где ошибаются чаще всего

Считают факт в конце, когда данные уже потеряны: кто сколько отработал, какую партию докупали.

Сравнивают расход с общим бюджетом, а не с выполненным. Потрачено 60 процентов бюджета выглядит нормально, пока не выяснится, что сделано 40.

Допработу делают по просьбе на месте, без цены и ответа. После этого в споре прав тот, у кого есть переписка.

Закупку не привязывают к объекту. Купили общим чеком на три объекта, и по каждому маржа посчитана с ошибкой.

Выводы не возвращают в шаблон. Занижена расценка на демонтаж, и она занижена в каждой следующей смете. Общий разбор себестоимости есть в статье про учёт себестоимости и маржи.

Где здесь поможет автоматизация

Свод «план против факта» по объекту: строки сметы с расчётом по прайсу и коэффициентами, рядом факт по работам, материалам и часам, отклонение по каждой статье. Оповещение владельцу, когда статья ушла в жёлтую или красную зону. Согласование допработ: описание, цена, срок и ответ заказчика, записанные в историю объекта. Акты по выполненному, собранные из тех же строк.

В CRM для подрядной компании я делал расчёт по прайсу, учёт этапов, работ, актов, счетов, расходников и фото. В 1С-расширении «Контроль материалов» есть плановые лимиты материалов, использование лимитов и ежедневная сводка. Готового продукта «план/факт для вашей бригады» я не заявляю, собираю под вашу схему в рамках автоматизации бизнеса. Смету и график строителя разбирает статья про услуги для строителя, старт ремонтного бизнеса статья про ремонты под ключ.

На старте не нужна сложная аналитика. Таблица по статьям, еженедельная сводка и правило «допработа без ответа заказчика не начинается» дают большую часть пользы.

Частые вопросы

Как часто сверять план с фактом?

Раз в неделю по каждому объекту. Реже, и красную зону видно, когда деньги потрачены.

Что делать, если перерасход уже случился?

Найти статью и причину, оценить прогноз по остатку и решить с заказчиком или внутри бригады. Если причина в допработах, сверьтесь с договором и покажите юристу.

Можно ли требовать у заказчика доплату при твёрдой смете?

Общее правило ст. 709: нельзя требовать увеличения твёрдой цены, исключения смотрите в тексте статьи и договоре. Спорный случай несите юристу.

Коротко о главном

Смета делится на статьи, факт вносится по ходу, раз в неделю план сравнивается с фактом и долей выполненного, допработы согласуются письменно до начала, итоги объекта возвращаются в шаблон сметы.

Хотите, чтобы я собрал для вашей компании свод «план против факта», оповещения о перерасходе и согласование допработ? Напишите мне в Telegram слово «ПЕРЕРАСХОД».