Транспортная компания: заявки на перевозку и статус груза клиенту без звонков

Как транспортной компании показывать клиенту статус груза без постоянных звонков? С этим вопросом ко мне приходят владельцы небольших транспортных компаний и перевозчиков. Заявку принимают по телефону, записывают в тетрадь или таблицу. Расчёт делают в голове или в калькуляторе. Потом начинаются звонки: клиент спрашивает, где груз, диспетчер звонит водителю, водитель за рулём отвечает через раз. Товарные накладные с подписями возвращаются в офис через неделю, мятые, а иногда не возвращаются вовсе. Я делаю CRM, ботов и кабинеты клиентов под процесс заказчика удалённо. Расскажу, как устроить путь груза так, чтобы клиент видел его сам.

Где теряется время

Заявки из разных мест. Звонок, сообщение в мессенджер, письмо, повторная заявка от постоянного клиента голосовым. Диспетчер собирает это в одну таблицу руками и иногда что-то пропускает.

Расчёт вручную. Клиент хочет знать цену сразу. Диспетчер считает по памяти или открывает старые заявки, чтобы вспомнить, сколько брали за похожий маршрут. У разных диспетчеров выходят разные цифры.

Звонки «где груз». Это самая заметная нагрузка. Каждый такой звонок — это ещё и звонок водителю. Диспетчер весь день пересказывает одно и то же, а новые заявки ждут.

Документы в кабине. Накладные, акты, путевые листы. Пока бумага не вернулась в офис, нельзя выставить закрывающие документы клиенту, и деньги приходят позже.

Заявка с расчётом через форму или бота

Клиент оставляет заявку в боте в Telegram или MAX либо через форму на сайте. Откуда, куда, что за груз, вес и объём, дата загрузки, нужны ли грузчики. Постоянный клиент выбирает адреса из сохранённых и повторяет прошлую заявку одной кнопкой.

Система делает предварительный расчёт по тарифам компании: расстояние, тип машины, дополнительные услуги. Клиент видит ориентир сразу. Если перевозка нестандартная, расчёт помечается как предварительный, и диспетчер подтверждает цену. Звонки никуда не пропадают: диспетчер принимает звонок и заводит заявку в ту же систему.

Какие задачи в логистике можно передать ИИ, например разбор заявок из свободного текста, я разбирал в статье про ИИ для логистики.

Назначение машины и водителя

Диспетчер видит все заявки на день и свободные машины. Назначает машину и водителя, система проверяет, подходит ли машина по грузоподъёмности и объёму. Водитель получает рейс на телефон: адрес загрузки, контакт на складе, груз, адрес выгрузки, особые условия.

Если по машине ведётся учёт топлива и пробега, рейс связывается с этими данными. Так видно, сколько стоил конкретный рейс, а не только сколько ушло за месяц. Как устроить такой учёт, я писал в статье про учёт топлива и ГСМ по машинам.

Отметки водителя с телефона

Водитель не пишет отчёт и не звонит в офис. Он нажимает кнопки в приложении или боте: прибыл на загрузку, загружен, в пути, прибыл на выгрузку, доставлено. Каждая отметка сохраняет время и, если водитель разрешил, место.

На загрузке и выгрузке водитель фотографирует документы: накладную с подписью, акт, фото груза при необходимости. Фото сразу уходят в карточку рейса. Бумажный оригинал всё равно едет в офис, если он нужен, но копия уже есть, и бухгалтерия может начать работу. Какие документы достаточно иметь в электронном виде, а какие нужны в оригинале, уточните у бухгалтера и юриста.

Если связи нет, отметки и фото сохраняются на телефоне и уходят, когда связь появится. Для трасс с плохим покрытием это обязательное условие.

Уведомления и кабинет клиента

Клиент получает сообщение в мессенджер на каждом ключевом этапе. Ему не нужно звонить, чтобы узнать, загрузили ли груз. Если водитель ставит задержку с причиной, клиент видит её сразу, а не узнаёт от своего получателя.

У постоянных клиентов есть кабинет. Там история всех перевозок, статусы текущих, копии накладных и закрывающих документов, сверка по оплатам. Менеджер клиента может сам скачать нужные документы в конце месяца, не отправляя письмо в бухгалтерию перевозчика.

Для владельца транспортной компании это ещё и способ удержать клиента. Когда у заказчика всё прозрачно, ему меньше хочется искать другого перевозчика ради небольшой разницы в цене. Про экономику перевозок и где в ней деньги я писал в статье о том, сколько зарабатывают грузоперевозки.

Как это выглядит, когда настроено

Утром постоянный клиент открывает бота, выбирает сохранённый склад и адрес получателя, указывает вес и дату. Видит предварительный расчёт и подтверждает. Диспетчер получает заявку, назначает машину и водителя. Клиент получает номер машины и время подачи.

Водитель приезжает на склад, отмечает прибытие, после загрузки фотографирует накладную. Клиент получает сообщение, что груз загружен и в пути. Днём клиент не звонит диспетчеру, потому что уже знает всё, что нужно.

Вечером водитель отмечает доставку и прикладывает фото подписанной накладной. Клиент видит её в кабинете. Бухгалтерия перевозчика на следующий день готовит закрывающие документы, не дожидаясь, пока бумага доедет до офиса.

С чего начать

Я работаю удалённо. Пришлите, как сейчас принимаются заявки, как считается цена, сколько машин и водителей, как водители отчитываются и как документы попадают в офис. Я разбираю процесс, пишу короткое ТЗ и делаю первую версию: приём заявок, назначение и отметки водителя. Потом добавляем уведомления, кабинет клиента и документы. Данные хранятся у вас, доступы и инструкцию я передаю. Готовое предложение описано на странице трекинг грузов для транспортной компании.

Частые вопросы

Водители не любят приложения. Будут ли они отмечаться?

Отметка — это одно нажатие крупной кнопки. Когда водителю перестают звонить за рулём, он сам видит выгоду.

Нужен ли GPS-трекер в машине?

Не обязательно. Для большинства клиентов хватает отметок этапов. Трекеры можно подключить, если они уже стоят.

Можно ли работать с наёмными перевозчиками?

Да. Им выдаётся доступ только к своим рейсам, отметки идут так же.

Заменяет ли фото накладной бумажный оригинал?

Не всегда. Когда нужен оригинал, уточните у бухгалтера и юриста. Фото ускоряет работу, но не отменяет требований.

Можно ли связать систему с учётной программой?

Часто да. Данные о рейсах и документах передаются в учёт, если программа это поддерживает.

Коротко о главном

Звонки «где груз», ручной расчёт и документы в кабине отнимают у транспортной компании время диспетчеров и задерживают оплату. Проблема не в людях, а в том, что информация о рейсе живёт в голове водителя.

Одна система принимает заявку с расчётом, назначает машину, собирает отметки водителя с фото документов и сама сообщает клиенту статус. Постоянный клиент видит историю и документы в кабинете.

Если у вас диспетчер весь день отвечает на звонки о статусе груза, опишите, как устроены перевозки сейчас. Я предложу схему и первую версию под ваш парк. Напишите в Telegram, MAX или VK.