Команда загружена, а денег нет: на что уходят часы студии

Все заняты с утра до вечера, а денег не прибавилось

Знакомая картина для студии и агентства. Команда сидит допоздна, заказов хватает, на счёт деньги приходят. А в конце квартала остаётся сумма, которая не сходится с ощущением бешеной загруженности.

Обычно причина одна. Часть заказов съедает намного больше времени, чем в них заложено, и никто этого не замечает, пока проект не закрыт. Клиент правит макет в пятый раз, договорённость расползается на соседние задачи, менеджер обещал «ещё вот это, по-дружески». Каждая мелочь в отдельности пустяк. Вместе они превращают заказ на 180 000 ₽ в работу почти бесплатно.

Почему это не видно в выручке

Выручка по проекту в учёте есть. Затраты на него в виде часов нигде не лежат: зарплата уходит одной строкой на всю команду, без привязки к заказам. Владелец видит доход по клиенту и общий расход на людей. Соединить их между собой нечем.

Условный пример. Сайт для клиента продан за 180 000 ₽. Один час команды обходится студии в 900 ₽ (это оценка для примера, свою цифру посчитаете ниже). В смете заложено 120 часов, то есть 108 000 ₽ затрат и хорошая маржа. По факту ушло 230 часов, это 207 000 ₽. Заказ принёс минус 27 000 ₽, хотя по бумагам он «закрыт с прибылью».

Другой заказ на ту же сумму мог уложиться в 90 часов. Пока часы не разнесены по проектам, оба выглядят одинаково. Как искать такие дыры в целом, описано в статье про себестоимость на глаз.

Как выглядит учёт за минуту в боте

Отдельная программа с таймерами, в которую никто не заходит, не нужна. Бот в Telegram или MAX уже стоит у каждого в телефоне, и там всё делается в три касания.

Вечером бот сам пишет сотруднику: «Что делали сегодня?». В ответ приходят кнопки с его текущими проектами. Он нажимает проект, вводит число часов, при желании выбирает тип работы (макет, вёрстка, правки, созвон). Полторы минуты в день, без кабинета и пароля.

Дальше считает система. Она берёт стоимость часа каждого сотрудника, умножает на его отметки и складывает по проектам. Владелец получает отчёт: заказ, сумма договора, часы план и факт, затраты, рентабельность. Проекты, где уже выбрано 80% запланированных часов, а работа готова наполовину, подсвечиваются заранее. Разговор с клиентом о доплате выгоднее вести на 80%, чем после сдачи.

Что считать себестоимостью часа

Чаще всего оклад делят на 160 рабочих часов. Цифра получается красивая и заниженная. Часы, которые идут на продажи, планёрки, обучение и простои, клиенту не выставляются, но деньги за них платятся.

Честнее взять полную стоимость сотрудника в месяц: оклад с налогами и взносами плюс его доля аренды, софта и техники. Разделить надо на часы, которые реально уходят на проекты. Если из 160 часов на заказы идёт около 110, час выходит примерно на треть дороже, чем на бумаге. Именно эта цифра нужна для рентабельности.

Ставку удобно считать по должностям. Тогда никто не видит чужой оклад, а отчёту это не мешает. Если у вас фиксированная цена за проект, тем более полезно знать реальные часы: разбор этой темы в статье про фиксированную цену и почасовку.

Что важно учесть

Учёт времени часто встречают в штыки, если он похож на слежку. Люди читают его как проверку, занижают часы или отмечают их для галочки. Поэтому лучше не мерить каждую минуту и не требовать скриншотов экрана. Хватит часов на проект за день. Отчёт по проектам показывайте всей команде и обсуждайте его так: «этот заказ ушёл в минус, что нам мешало». Разбор по людям в таком отчёте не нужен.

Точность зависит от дисциплины. Если половина команды заполняет отметки раз в неделю по памяти, цифры будут приблизительными. Бот помогает напоминаниями, но правила вводите вы сами: отметки до конца дня, раз в неделю пять минут на разбор.

Часы это только часть себестоимости. В заказ могут входить подрядчики, лицензии, реклама, шрифты, расходы на командировку. Их придётся добавлять отдельными строками, иначе рентабельность получится завышенной.

Про закон. Статья 91 Трудового кодекса обязывает работодателя вести учёт времени, фактически отработанного каждым работником (текст статьи на сайте КонсультантПлюс). Это учёт отработанного времени по каждому человеку, то есть табель. Отметки по проектам нужны вам для управления, в статье про них ничего нет, и заменять табель они не должны. Как устроен табель, разобрано в статье про учёт рабочего времени и табель.

Что можно сделать уже сейчас

Возьмите три-четыре последних закрытых проекта и посчитайте задним числом. Выручка, часы по памяти или по переписке, стоимость часа по формуле выше. Уже этого хватит, чтобы увидеть, какие типы заказов вы тянете в минус.

Заведите ставки по должностям. Одна таблица: должность, стоимость в месяц, часы на проекты, стоимость часа.

Две недели поведите отметки вручную, в общей таблице или в чате, попросив команду писать по одной строке в день. Так вы поймёте, готовы ли люди это делать. Если нет, бот вам не поможет, надо сначала разобраться с причиной.

Если нужны отметки в мессенджере и отчёт под ваши процессы, такой бот собирается на базе Telegram и MAX-ботов, а отчёт вывести в управленческий учёт.

Частые вопросы

Сколько времени сотрудник тратит на отметки?

Около минуты-двух в день при пяти-шести проектах. Если отметки занимают больше, значит проектов слишком много или анкета в боте перегружена. Начинать лучше только с часов и проекта, без описаний.

Нужно ли согласие сотрудников?

Сам по себе учёт часов по проектам это внутренняя рабочая практика, и её вводят приказом или регламентом. Но предупреждать команду заранее и объяснять цель нужно в любом случае, иначе получите саботаж. Если вопрос касается персональных данных или локальных актов, уточните у своего юриста.

Можно ли считать рентабельность без учёта часов?

Приблизительно можно, если заказы однотипные. Там, где каждый проект уникален, без часов остаётся только общая цифра за месяц, и по ней не понять, какие заказы приносят прибыль. Общую логику расчёта объясняет статья про юнит-экономику.

Коротко о главном

Загрузка команды и прибыль это разные вещи, и разделяют их часы, которые уходят на конкретные заказы. Отметка в боте за минуту, стоимость часа по должностям и отчёт по проектам показывают, какие заказы стоило брать дороже, а от каких отказаться. Делайте это без слежки, с общим результатом на виду у всей команды, и помните, что часы покрывают только часть затрат.

Хотите увидеть, какие ваши проекты съедают больше, чем приносят? Напишите мне в Telegram слово «ЧАСЫ». Разберём, как у вас устроена работа, и соберём учёт под вашу команду.