Забытые автопродления: учёт подписок на своём сервере

Кто видит весь счёт за сервисы

Обычная картина в компании на десять-тридцать человек. Хостинг оплачивает директор со своей карты. Домены продлевает айтишник. ИИ-сервис завёл маркетолог на корпоративную карту. CRM платит бухгалтер. Лицензии на дизайнерский софт покупал кто-то, кто давно уволился, а автопродление работает до сих пор.

Общей картины нет ни у кого. Узнаёте вы о ней в двух случаях: когда не хватило денег на счёте в день списания или когда на годовой разбор попала сумма, о которой никто не помнил. О том, как подписки съедают бюджет, мы уже писали в статье про SaaS-зоопарк. Здесь про инструмент, который закрывает эту дыру без абонентской платы.

Что такое Wallos

Wallos написан на PHP, хранит данные в SQLite и ставится одной командой в Docker или на обычный веб-сервер с PHP 8.3. Репозиторий ellite/Wallos на GitHub: лицензия GPL-3.0, около 8,6 тысячи звёзд, последний релиз v5.8.3 вышел 1 октября 2026 года. Проект живой, обновления идут регулярно.

Для каждой подписки вы указываете название, сумму, валюту, периодичность, дату следующего платежа, категорию и способ оплаты. Дальше приложение само сдвигает дату после каждого списания. Есть календарь платежей, страница статистики и сортировка списка по цене, дате и категории.

Что полезного для компании

Общая сумма. Все подписки в одном списке, итог за месяц и за год. Если часть сервисов в долларах или евро, Wallos пересчитывает их в вашу основную валюту и показывает единую цифру.

Напоминания. Уведомления о ближайших платежах можно отправлять на почту, в Telegram, Discord, Pushover, Gotify, ntfy, Mattermost и по вебхуку. Для Telegram в настройках вводятся токен бота и ID чата, то есть напоминания можно получать в рабочую группу. Вебхук отправляет запрос на любой адрес, и тело запроса настраивается. Через него можно подключить мессенджеры, которых в списке нет.

Категории и статистика. Хостинг, ИИ, маркетинг, учёт, разработка. Видно, какая категория растёт быстрее остальных. Это основа для разговора про IT-бюджет: вы видите реальную сумму, без прикидок на глаз.

Экспорт. Список подписок выгружается в JSON и в CSV, поэтому его можно открыть в таблице или передать бухгалтеру.

Интерфейс и вход. Есть русская локализация, тёмная тема и мобильная версия. Вход можно настроить через OIDC, если у вас есть единый провайдер входа. Для автоматизации у проекта есть API с отдельной документацией на сайте api.wallosapp.com.

Как это работает на примере

Допустим, в небольшой студии насчитали четырнадцать регулярных платежей. Два ИИ-сервиса оказались почти одинаковыми, один годовой тариф продлился на лицензию, которой уже никто не пользуется, а три домена продлевались автоматически, хотя сайты на них закрыли. Wallos в такой ситуации ничего не угадывает. Он просто складывает всё на один экран, и дублирование видно сразу.

Дальше полезная привычка: за семь дней до продления в чат приходит сообщение, и кто-то отвечает «оставляем» или «отключаем». Решение принимается до списания, до выписки из банка. Если у вас клиентская сторона, где вы сами списываете деньги за абонемент, тема другая, о ней статья про автосписание абонементов.

Что важно учесть

Несколько ограничений, которые лучше знать до установки.

Wallos ведёт учёт подписок. Он не формирует акты, не ведёт договоры и не знает про НДС. Деньги в 1С и в банке проходят как раньше, Wallos только напоминает и считает.

Курсы валют. В настройках можно выбрать провайдера курсов Fixer (нужен ключ, на сайте Fixer есть бесплатный тариф с лимитом запросов) или Frankfurter, который работает без ключа и берёт референсные курсы Европейского центрального банка. Подключение курса ЦБ РФ в описании проекта мы не нашли. Подписки в рублях и в иностранной валюте вам стоит проверить сразу после установки: что именно покажет итог по рублю, зависит от выбранного провайдера, и это надо смотреть руками.

Команда. Администратор может разрешить регистрацию пользователей, и у каждого будет своя учётная запись. По описанию, у пользователя свои подписки и настройки, а удаление пользователя стирает и его подписки. Раздел «Семья» нужен, чтобы отмечать, кто платит, и слать уведомления на разные адреса. Общего списка подписок с ролями вроде «бухгалтер видит всё, менеджер только своё» мы в описании не нашли. На практике проще всего завести одну общую учётную запись компании и вести её одному ответственному.

Импорт. Экспорт в JSON и CSV есть, а загрузку подписок из таблицы мы в проекте не нашли. Начальный список придётся вносить руками или скриптом через API.

Ответственность за сервер ваша: обновления, резервная копия папки с базой, защита доступа. Приложение хранит суммы и названия сервисов, секретов в нём быть не должно.

Что можно сделать уже сейчас

Первое. Выпишите все платежи за последние три месяца по выпискам и корпоративным картам. Повторяющиеся суммы и есть ваши подписки.

Второе. Поднимите Wallos на небольшом сервере или в Docker на любой машине компании. Демо-версию для знакомства автор выложил по адресу demo.wallosapp.com, ссылка есть в README репозитория.

Третье. Внесите подписки и укажите дату ближайшего платежа. Настройте уведомление в Telegram-группу за семь дней и за один день до списания.

Четвёртое. Раз в квартал открывайте статистику и задавайте один вопрос по каждой строке: кто этим пользуется. Этот разбор хорошо связывается с платёжным календарём: подписки становятся его частью.

Частые вопросы

Wallos бесплатный?

Да. Код открыт, лицензия GPL-3.0, платить за программу не нужно. Вы платите только за сервер и, если выберете Fixer, возможно, за ключ при большом числе запросов.

Можно ли получать напоминания в MAX?

Готовой интеграции с MAX в Wallos нет. Зато есть вебхук с настраиваемым телом. Достаточно небольшого сервиса-посредника, который принимает запрос и пересылает текст в нужный чат.

Он заменит учёт подписок в 1С?

Нет. В 1С остаются документы, оплаты и налоги. Wallos отвечает на вопросы «что у нас продлевается и когда».

Коротко о главном

Подписки на сервисы набираются по одной и дорожают тоже по одной. Wallos собирает их в один список на вашем сервере, считает итог и вовремя пишет о предстоящем списании. Учёта по ролям в описании нет, курс ЦБ мы не подтвердили, бухгалтерию Wallos не ведёт.

Мы разворачиваем Wallos и подключаем уведомления в ваш Telegram или MAX под ключ, а ещё помогаем перенести список подписок и настроить доступ. Подробности про такую работу в разделе автоматизации бизнеса. Напишите мне в Telegram слово «ПОДПИСКИ», и я отвечу, как это подойдёт под вашу компанию.