Электронный архив и документооборот (СЭД-lite)
Хранение, поиск и согласование документов: версии, права доступа, сроки и журнал действий. Документы не теряются, нужное находится за секунды, согласование идёт без бумаги и потерь.
Знакомо?
- Документы лежат на почте, в мессенджерах и на разных дисках, нужный файл ищется по полчаса, а иногда не находится вовсе
- Непонятно, какая версия документа актуальна, правки делаются поверх старых файлов, и потом теряется первоисточник
- К документам имеют доступ все подряд или, наоборот, нужный человек не может найти файл, потому что он у кого-то на компьютере
- Согласование идёт хаотично в переписке, никто не помнит, кто и когда что утвердил
Как сейчас и как будет
| Сейчас, без решения | С решением |
|---|---|
| Документы в почте, мессенджерах и на личных дисках без единого места хранения | Единый электронный архив с быстрым поиском по названию, типу и содержимому |
| Файлы с именами договор_итог_финал_2 без понимания, какая версия рабочая | История версий, где видно каждое изменение и кто его внёс |
| Доступ к документам ни у кого толком не настроен | Права доступа по ролям: кто может смотреть, кто редактировать, кто согласовывать |
| Согласование тонет в переписке, утверждения теряются | Согласование по заданному маршруту с фиксацией каждого шага |
| Невозможно понять, кто открывал и менял документ | Журнал действий, где видно все операции с каждым документом |
Что вы получите на руки
- Электронный архив с хранением документов и быстрым поиском по реквизитам и содержимому
- История версий документов с возможностью вернуться к предыдущей редакции
- Разграничение прав доступа по ролям и подразделениям
- Маршруты согласования документов с фиксацией каждого шага
- Журнал действий по каждому документу: кто, когда и что сделал
- Контроль сроков хранения и напоминания по документам с истекающими датами
Результат для бизнеса
- Как правило, время на поиск нужного документа сокращается с десятков минут до секунд
- Обычно исчезает путаница с версиями: всегда понятно, какая редакция актуальна
- Как правило, согласование становится прозрачным, видно, на ком застрял документ
- Обычно снижается риск утечки или потери документа за счёт прав доступа и журнала действий
Почему со мной
Я Чимитдоржи Дарижапов, более 16 лет в IT. Строю электронные архивы и документооборот уровня СЭД-lite на российском стеке с соблюдением 152-ФЗ, опираясь на то, что у вас уже есть. Начинаю с пилота на одном отделе, чтобы вы увидели пользу до полного перехода. Форм на сайте нет, пишите напрямую в Telegram, MAX, VK или звоните, веду проект лично.
А если…
Это дорого, когда окупится?
Старт идёт с пилота на одном отделе, без замены всей инфраструктуры сразу. Окупаемость обычно складывается из сэкономленного времени на поиск и согласование документов. Конкретные сроки зависят от объёма документооборота, обсуждаем их до начала работ
У нас уже есть общий диск и папки, зачем СЭД-lite?
Общий диск хранит файлы, но не даёт версий, маршрутов согласования, прав по ролям и журнала действий. Я могу опереться на ваше текущее хранилище и достроить недостающее, не заставляя переучиваться с нуля
Сколько времени займёт внедрение?
Базовый архив с поиском и правами обычно готов за две-три недели. Маршруты согласования и перенос документов зависят от объёма. Точные сроки фиксируем после аудита
Насколько это безопасно по 152-ФЗ?
Решение строится на российском стеке с соблюдением 152-ФЗ, документы остаются в вашем контуре. Доступ разграничен по ролям, а журнал действий фиксирует все операции с файлами
Как мы работаем
Смотрим, какие документы у вас есть, где хранятся, кто с ними работает и как согласует
Проектируем структуру хранения, типы документов, роли и права доступа под ваши процессы
Настраиваем согласование по маршрутам, версионность и журнал действий, переносим базовый набор документов
Запускаем на одном отделе, обучаем сотрудников, собираем правки и передаём инструкции
Частые вопросы
Можно ли перенести существующие документы в архив?
Да, базовый набор переносим при внедрении и настраиваем правила для новых документов. Объём переноса обсуждаем заранее
Что с поиском по содержимому документов?
Настраиваем поиск по реквизитам, типу и, где возможно, по тексту внутри документов. Глубину поиска определяем на аудите
Подойдёт ли решение для удалённых сотрудников?
Да, доступ к архиву настраивается с учётом ролей и прав, в том числе для работы вне офиса в вашем защищённом контуре
Связанные услуги и статьи
Обсудим задачу в нише «Электронный архив»?
Бесплатная консультация — это 20–30 минут разговора: разберём вашу ситуацию, я скажу, что реально стоит делать (иногда — что делать пока не нужно), назову срок и точную цену под вас. Ни к чему не обязывает. Без форм — пишите или звоните напрямую.