Ежемесячный IT-обход малого офиса: обновления, копии, доступы и продления

В офисе на пять-пятнадцать человек нет отдельного системного администратора. Компьютеры настроил когда-то знакомый, почту подключили сами, копии вроде бы делаются. Никто не проверяет это регулярно, потому что некому и некогда. Проблемы всплывают в самый неудобный момент. Я веду такие офисы по абонентке и раз в месяц делаю один и тот же обход. Расскажу, что в него входит и почему это дешевле, чем разбирать последствия.

Зачем нужен регулярный обход

Большинство поломок в малом офисе не случаются внезапно. Они копятся. Обновления не ставятся месяцами, диск заполняется понемногу, копия перестала делаться после смены пароля, срок подписки подходит к концу. Каждая мелочь по отдельности не страшна. Вместе они однажды останавливают работу.

Обход по списку ловит такие вещи заранее. Список один и тот же каждый месяц, поэтому ничего не забывается. Если офис вы только обустраиваете, начните с разовой настройки, о ней есть статья про IT-настройку маленького офиса. Обход поддерживает порядок, который она наводит.

Обновления систем и программ

Проверяю, что на компьютерах стоят свежие обновления системы, браузеров и основных программ. Особенно важны обновления безопасности: через старые уязвимости чаще всего и заражают компьютеры.

Обновления ставлю аккуратно. Сначала на одном компьютере, потом на остальных. Если обновление ломает нужную программу, откатываю и жду исправления. Перезагрузки планирую так, чтобы не мешать работе.

Заодно смотрю на антивирус и защитник системы: включены ли, обновляются ли базы, не было ли срабатываний. Если на каком-то компьютере стоит система, которая больше не получает обновлений, пишу об этом в отчёте и предлагаю план замены.

Резервные копии

Проверяю не только то, что копии делаются, но и то, что из них можно восстановиться. Это разные вещи. Копия может создаваться каждый день и при этом быть пустой или неполной.

Раз в месяц беру случайный файл или папку и восстанавливаю из копии. Если восстановилось, копии живые. Если нет, разбираюсь, в чём дело. Подробно о такой проверке написано в статье проверка восстановления из копии.

Доступы и уволенные сотрудники

Сверяю список сотрудников со списком учётных записей: почта, облачные хранилища, CRM, общие папки, мессенджеры компании. Уволенные должны быть отключены, а их данные переданы тому, кто принял дела.

Отдельно смотрю на общие пароли. Если пароль от важного сервиса знал ушедший сотрудник, его стоит сменить. Проверяю, включена ли двухфакторная защита там, где она есть.

Сроки, место на дисках и что входит в обход

Домены, сертификаты, лицензии и подписки заканчиваются в разное время. Я веду по ним один список со сроками и предупреждаю заранее. Так продление не приходится делать в последний день, когда уже не работает почта.

Место на дисках проверяю на компьютерах, сервере и в облаке. Заполненный диск тормозит работу и ломает копии. Если места мало, чищу временные файлы и старые загрузки, а крупные архивы переношу туда, где им место. Если чистка не помогает, пишу в отчёте, что пора менять диск.

Как это выглядит, когда настроено

В начале месяца я подключаюсь к офисным компьютерам удалённо, обычно в нерабочее время. Сотрудники этого не замечают. Утром у них стоят обновления, а на экране нет навязчивых напоминаний о перезагрузке.

Через пару дней владелец получает в мессенджер короткий отчёт. В нём две части. Первая — что сделано: обновления поставлены, копия проверена восстановлением, отключена учётная запись ушедшего сотрудника. Вторая — что требует решения: через месяц заканчивается подписка, продлевать ли, и на одном компьютере скоро кончится место, стоит ли менять диск.

Владелец отвечает парой слов. Решения приняты, и в следующем месяце этих пунктов в отчёте уже нет. Если что-то нельзя сделать удалённо, например заменить диск или подключить новый принтер, договариваемся о выезде.

Как это заказать

Разовая настройка: собираю опись офиса. Какие компьютеры и программы, где хранятся копии, какие есть учётные записи, домены, подписки и их сроки. Настраиваю удалённый доступ к компьютерам и проверки, которые можно делать автоматически. Навожу первичный порядок: ставлю пропущенные обновления, отключаю лишние доступы.

Ежемесячная абонентка: сам обход по списку, реакция на то, что он нашёл, и помощь сотрудникам по мелким вопросам между обходами. Раз в месяц присылаю отчёт: что сделано, что требует вашего решения, какие сроки подходят в ближайшие месяцы. Выезд — по необходимости.

Для старта пришлите список сотрудников и компьютеров, скажите, где хранятся важные файлы и кто сейчас отвечает за IT, если такой человек есть. Доступы к регистратору домена и подпискам передаём безопасным способом, договоримся при старте. Подробнее на странице разовые задачи и абонентка.

Частые вопросы

Нужно ли присутствие сотрудников во время обхода?

Нет. Почти всё делается удалённо, чаще всего вечером или в выходные. Компьютеры нужно просто оставить включёнными.

Что если что-то сломается между обходами?

Пишете мне, я разбираюсь. Обход не отменяет помощи в течение месяца.

У нас нет сервера, только ноутбуки и облако. Это подходит?

Да. Именно такие офисы обход и выручает чаще всего: копии, доступы и подписки там разбросаны больше всего.

Кто принимает решения о покупках и продлениях?

Вы. Я показываю, что заканчивается и какие есть варианты, но деньги тратите только по вашему решению.

Можно ли начать с одного обхода, без абонентки?

Да. Разовый обход покажет, в каком состоянии офис. Дальше решите, нужна ли регулярность.

Коротко о главном

В малом офисе проблемы с IT копятся тихо: не ставятся обновления, копии не проверяются, уволенные сохраняют доступы, сроки подходят незаметно.

Ежемесячный обход по одному списку ловит это заранее. Обновления, копии с проверкой восстановления, доступы, сроки доменов и подписок, место на дисках. Владелец получает короткий отчёт с тем, что сделано и что требует решения.

Если вы не знаете, когда последний раз проверялись копии в вашем офисе, пришлите список компьютеров и сервисов. Предложу, с чего начать первый обход. Напишите в Telegram, MAX или VK.