Газели без хаоса: заявки в боте, водитель и акты за рейс

Понедельник, шесть вечера, один диспетчер

Представьте парк из шести Газелей. Диспетчер сидит с телефоном и тремя окнами мессенджера. В одном окне клиент просит машину на завтра к восьми, в другом магазин спрашивает, где вчерашний груз, в третьем водитель пишет, что стоит на выгрузке уже час. Свободных водителей диспетчер знает по памяти: Игорь освободится к семи, у Андрея Газель в сервисе, Руслан вроде бы на Западном.

Пока он отвечает, приходит звонок с новой заявкой. Адрес он записывает на обороте накладной. Через день этот листок ищут всем офисом, потому что клиент утверждает, что просил подъезд со двора.

Знакомо? Тогда дальше речь про вас.

Почему так получается

Перевозчик растёт от одной машины к пяти, а способ работы остаётся тот же, что был у одной. Заявка принимается голосом, водитель выбирается по памяти, отчёт водителя это звонок «я разгрузился». Пока машин две, это работает. На шести начинаются потерянные адреса, двойные назначения и рейсы, о которых бухгалтер узнаёт в конце месяца.

Акты и счета собираются вручную из сообщений, накладных и записей в тетради. Одни и те же данные переписываются три раза, и на каждом шаге можно ошибиться. Деньги за рейс приходят позже, потому что документ ещё не оформлен.

Как это решается

Схема простая, её можно запустить в Telegram или в MAX без отдельного приложения.

Клиент пишет боту. Бот спрашивает адрес загрузки, адрес выгрузки, что везём, вес и габариты, дату и время, нужны ли грузчики. Постоянный клиент выбирает сохранённые адреса и повторяет прошлую заявку одной кнопкой. Звонки не отменяются: диспетчер заводит их в ту же систему, и заявка попадает в общий список.

Диспетчер видит на одном экране заявки на день и водителей со статусами: свободен, на рейсе, выходной. Бот подсказывает, кто подходит по времени и по кузову, и диспетчер назначает рейс одним нажатием. Водитель получает в чат адрес, время, контакт на месте и комментарий клиента.

Дальше водитель нажимает кнопки: приехал на погрузку, груз принят, в пути, выгрузился. Клиент видит те же статусы в своём чате. Вопрос «где машина» приходит к диспетчеру редко, потому что ответ уже пришёл сам. Подробнее эту схему для транспортных компаний я разбирал в статье про заявки и статус груза без звонков.

Когда рейс закрыт, система собирает акт по данным заявки и отметкам водителя. Как это устроено на уровне документов, я описывал в статье про автогенерацию закрывающих документов. Заодно копится учёт по рейсам: кто ездил, сколько стоил рейс, сколько заработала каждая машина.

Что это экономит

Ниже прикидка на условных цифрах, подставьте свои. Допустим, у диспетчера 30 заявок в день, и на каждую уходит около пяти минут разговоров и переписки: уточнить адрес, время, найти водителя, сообщить статус. Это два с половиной часа. Если бот собирает данные и рассылает статусы, остаётся подтверждение и сложные случаи, то есть вдвое меньше.

Вторая часть экономии в документах. Если акт готов в день рейса, счёт уходит вовремя и оплата приходит раньше. Третья часть в мелочах: заявки не теряются, рейсы не забываются, спорных «я просил другой адрес» становится меньше. Отдельная строка в учёте нужна простоям: два часа ожидания на складе стоят машине рейса, и этот рейс лучше видеть в цифрах, а не вспоминать в конце месяца.

Что важно учесть

Маршрут и цену в сложных случаях считает человек. Бот справится со стандартной заявкой: точка А, точка Б, одна машина, без грузчиков. Пианино на пятый этаж без лифта, два часа ожидания на складе, перегруз по габаритам бот оценит только как ориентир, а диспетчер подтвердит цену. Если такой ориентир показать клиенту заранее с пометкой «предварительно», споров у двери становится меньше.

Геолокация водителя требует его согласия. Координаты привязаны к конкретному человеку, это персональные данные, поэтому нужно письменное согласие и понятное объяснение, зачем это нужно. Разумный вариант: включать точку только на время рейса и использовать её для статуса клиенту и не смотреть, где водитель обедал. Если превратить систему в слежку, водители найдут способ её обойти или уйдут. Как устроен мониторинг на своём сервере, я писал про Traccar.

С документами так. Заключение договора перевозки груза подтверждается транспортной накладной, а накладная может быть бумажной или электронной. Это записано в статье 8 Устава автомобильного транспорта, а форму и порядок оформления определяют правила перевозок грузов. Бот заявку и акт готовит, но не заменяет накладную и не решает, какой формат вам нужен сейчас. Про электронный формат есть отдельный разбор ЭТрН. Если часть водителей самозанятые, отношения с ними и расчёты оформляйте по рекомендации бухгалтера или юриста.

Что можно сделать уже сейчас

Первое. Неделю записывайте, откуда пришла каждая заявка: звонок, личное сообщение, чат. Вы увидите, сколько заявок идёт мимо любой таблицы.

Второе. Выпишите шесть-восемь вопросов, которые диспетчер задаёт каждому клиенту: адреса, груз, время, этаж, лифт, грузчики. Это будущий сценарий бота, и он уже есть у вас в голове.

Третье. Договоритесь с водителями, что после каждого рейса они присылают фото подписанной накладной в один чат. Это дёшево и сразу показывает, кто и когда закрывает рейс.

Четвёртое. Посчитайте среднее время между выгрузкой и отправкой акта. Если оно измеряется неделями, автоакты окупятся первыми.

Для парка, где рейсы связаны с переездами и грузчиками, у меня есть отдельное предложение по автоматизации грузоперевозок и переездов. Там расписано, что вы получите на руках и как мы работаем.

Частые вопросы

Водители не захотят пользоваться ботом

Им нужны четыре кнопки вместо звонков в офис. Обычно сопротивляются первую неделю, потом привыкают, потому что диспетчер перестаёт звонить с вопросом «ты где». Начните с двух самых сговорчивых водителей.

Сколько это стоит

Зависит от числа машин, каналов заявок и нужных документов. Ориентиры по ценам есть на странице с прайсом, точную цену называю после короткого обсуждения процесса.

Можно ли без GPS вообще

Можно. Статусы по кнопкам и фото накладных закрывают большую часть задач. Геолокацию добавляйте, если она нужна именно клиентам, и только с согласия водителей.

Коротко о главном

Заявки, назначение водителей, статусы и акты у малого перевозчика можно свести в один поток. Бот забирает рутину, диспетчер занимается сложными случаями и ценой, а водители отчитываются нажатием кнопки.

Хотите посмотреть, как это ляжет на ваш парк? Напишите мне в Telegram слово «ГАЗЕЛЬ». Спрошу про число машин, откуда идут заявки и как оформляете документы, и скажу, что собирать первым.