Инвентаризация по паллетам с ТСД: пересчитать склад за день вместо недели

Классическая инвентаризация выглядит одинаково почти везде. Склад закрывают на день или два. Люди ходят со списками и пересчитывают коробки. Потом сводят цифры, находят расхождения и ищут их причины ещё неделю. Всё это время отгрузки стоят или идут в обход учёта. На складе, где товар хранится на паллетах, это можно делать иначе. Расскажу, как устроена инвентаризация по паллетам с терминалом сбора данных и что для неё нужно.

Почему по паллетам быстрее

На обычной инвентаризации человек считает каждую коробку. На паллете их может быть несколько десятков. Если паллет сотни, выходят тысячи коробок, и каждую надо найти, прочитать и записать.

Если у каждой паллеты есть свой номер, а в учёте известно, что на ней лежит, задача меняется. Кладовщику не нужно пересчитывать содержимое. Ему нужно убедиться, что паллета на месте и что она выглядит так, как должна. Целая, в плёнке, с нужной этикеткой, того же размера, что при приёмке. Это минута вместо получаса.

Вскрывать и пересчитывать по коробкам приходится только сомнительные паллеты. Плёнка порвана, паллета явно ниже, чем была, или с неё уже что-то брали. Обычно это небольшая часть склада. Поэтому пересчёт, который раньше занимал неделю, укладывается в день.

Как проходит пересчёт

Кладовщик идёт по ряду с терминалом. Подходит к месту и сканирует этикетку паллеты. Терминал показывает, что по учёту на этой паллете лежит: товар, количество коробок, поставку. Человек смотрит на паллету и нажимает «подтвердить» или «расхождение».

Если паллета целая и всё сходится, она засчитана. Если что-то не так, кладовщик вскрывает её и пересчитывает содержимое тут же, сканируя коробки. Терминал сам сравнит, что было по учёту и что нашли.

Россыпь — отдельная история. Это распакованные коробки, остатки после сборки, штучный товар в ячейках. Её считают по коробкам или по штукам, как обычно. Но россыпи на паллетном складе обычно немного, и её можно выделить в отдельную зону.

Ещё один плюс — не нужно останавливать весь склад. Можно считать по зонам: сегодня ряды с первого по пятый, завтра следующие. На время пересчёта закрывается только одна зона, остальной склад работает. Для складов с постоянными отгрузками это часто важнее, чем сама скорость.

Как разбирать расхождения

Главная ошибка при инвентаризации — сразу корректировать остатки в 1С. Нашли меньше — списали, нашли больше — оприходовали. Так теряется информация о том, что на самом деле произошло.

Я советую такой порядок. Сначала повторный пересчёт другим человеком. Половина расхождений на этом шаге исчезает: коробку не заметили, паллету перепутали с соседней. Потом разбор причины: смотрим, какие документы были по этой паллете и этому товару за последнее время. Часто находится незакрытая отгрузка или перемещение, оформленное не туда. И только когда причина понятна или точно не найдена, делаем корректировку в 1С.

Такой порядок занимает немного больше времени. Зато вы узнаёте, где процесс даёт сбой, и можете его исправить. Иначе те же расхождения появятся на следующей инвентаризации.

Главное условие: паллеты с первого дня

Инвентаризация по паллетам работает только там, где паллеты учитываются всегда, а не только на время пересчёта. У каждой паллеты должен быть номер. Состав паллеты должен фиксироваться при приёмке. Каждое изменение — сняли коробку, переложили, расформировали — должно проходить через учёт.

Если этого нет, терминалу нечего показывать. Он не знает, что лежит на паллете, и пересчитывать придётся по коробкам, как раньше. Поэтому я не продаю «быструю инвентаризацию» отдельно. Сначала выстраивается учёт паллет на приёмке, перемещении и отгрузке. Инвентаризация становится быстрой уже как следствие.

Что нужно технически

Список короткий. Этикетки на паллетах со штрихкодом, которые печатаются при приёмке и не отваливаются на холоде и в пыли. Терминалы сбора данных с программой, которая умеет работать с паллетами. Связь по складу: либо Wi-Fi во всех зонах, либо работа без сети с выгрузкой по возвращении. И выгрузка итогов в 1С документом инвентаризации, а не ручным вводом цифр.

Какой документ использовать в 1С и как его заполнять из терминала, зависит от конфигурации. Это надо проверить на своей версии до запуска, а не в день пересчёта.

Сравнение способов инвентаризации

Частые ошибки

Первая — паллету расформировали, а этикетку не сняли. Коробки разошлись по ячейкам или ушли клиенту, а на поддоне осталась старая этикетка. При пересчёте её сканируют, и терминал показывает состав, которого давно нет. Правило простое: расформировал — сними этикетку и закрой паллету в учёте.

Вторая — этикетка потерялась. Сорвали погрузчиком, отклеилась от холода. Паллета стоит, а опознать её нельзя. Нужен понятный порядок: как перепечатать этикетку и кто это делает.

Третья — пересчитали, но не закрыли документ. Кладовщики всё отсканировали, а итог в 1С так и остался черновиком. Через неделю никто не помнит, что с ним делать. Закрытие документа должно быть последним шагом того же дня, с понятным ответственным.

Частые вопросы

Можно ли начать инвентаризацию по паллетам на уже работающем складе?

Да, но первый пересчёт будет обычным. На нём каждой паллете присваивается номер и фиксируется состав. Быстрыми становятся уже следующие.

Что делать с россыпью?

Выделить её в отдельную зону и считать по коробкам или штукам. Чем меньше россыпи, тем быстрее вся инвентаризация.

Нужен ли Wi-Fi по всему складу?

Желательно, но не обязательно. Терминал может работать без сети и выгрузить данные, когда вернётся в зону связи.

Можно ли не вскрывать паллеты совсем?

Не стоит. Выборочно вскрывать нужно и целые паллеты, чтобы проверить, что учёт состава в целом верный.

Как часто проводить пересчёт по зонам?

Зависит от оборота. Ходовые зоны чаще, медленные реже. Главное, чтобы каждая зона проверялась по графику, а не только перед годовой инвентаризацией.

Коротко о главном

Инвентаризация по паллетам экономит время за счёт того, что считают паллеты, а не коробки. Вскрываются только сомнительные, россыпь считается отдельно, склад можно проверять по зонам без полной остановки.

Расхождения разбираются по порядку: повторный пересчёт, поиск причины, и только потом корректировка в 1С. А сама схема работает, только если паллеты учитываются с первого дня: номер, состав, каждое изменение через учёт.

Если хотите перейти от недельных пересчётов к работе по зонам, начинать нужно с учёта паллет на приёмке. Могу посмотреть ваш склад и предложить, с чего начать. Напишите в Telegram, MAX или VK.