Проект встал на согласованиях: кто решает на стороне заказчика

Кому и когда это нужно

Тема для тех, кто заказывает бота, сайт или систему, когда со стороны заказчика в проекте несколько человек: владелец, управляющая, бухгалтер, сотрудник, который потом будет работать в системе. Исполнитель показал этап, владелец ответил через неделю, управляющая прислала свои правки, а они спорят с правками бухгалтера. Срок в договоре стоит на месте, этап уехал.

Если не заняться, проект уходит в круги переделок, а каждый простой двигает дату запуска. Это моё наблюдение исполнителя, без статистики: в моих проектах задержки чаще возникают на ожидании ответа, чем на самой разработке. Обвинять тут некого: в малом бизнесе у каждого свои дела, а проект разработки обычно идёт третьей или четвёртой строкой в списке.

Как это делается: 6 шагов

1. Назначьте ответственного за проект. Один контакт для исполнителя. Всё идёт через него, в том числе замечания коллег.
2. Назовите того, кто решает по правкам. Часто это тот же человек. Если нет, исполнитель знает имя. Два согласующих на один экран дают два разных ответа.
3. Договоритесь о формате правки. Список, у каждого пункта приоритет (блокирует запуск, желательно, после запуска) и пример. Образец: «Экран заказа, кнопка «Подтвердить»: неактивна, пока не заполнен телефон. Блокирует запуск. Скриншот приложен». Фраза «сделайте поживее» правкой не считается.
4. Зафиксируйте раунды и границы. Сколько кругов правок входит в этап (условно два) и что считается правкой. Правка: результат расходится с ТЗ или с согласованным макетом. Новая задача: в ТЗ этого нет, оформляется допсоглашением с ценой и сроком. Подробнее в статье про бесконечные правки.
5. Задайте срок ответа. Условно три рабочих дня на этап. Что дальше: через три дня исполнитель напоминает, на пятый срок проекта сдвигается на дни ожидания. Свои числа пропишите в договоре.
6. Ведите протокол решений в одном месте. Дата, решение, кто принял, ссылка на сообщение. Как вытащить договорённости из переписки, описано в статье про фиксацию договорённостей.

Кто за что отвечает

В маленькой компании одного человека хватает на несколько ролей. Важно, чтобы каждая зона имела хозяина. Сроки в таблице условные.

Инструменты и шаблоны

Журнал простоя. Таблица из четырёх колонок: дата запроса исполнителя, дата ответа, дни ожидания, причина. Записывайте честно, включая случаи, когда ждали вы. Тогда видно, сколько срока съели согласования, и спор о том, кто сорвал дату, идёт по цифрам.

Еженедельная сверка. Раз в неделю пятнадцать минут или одно сообщение: что ждёт ответа заказчика, что ждёт исполнителя, какая дата сдвинулась. Короткая сверка снимает почти все «мы думали, вы пришлёте».

Эскалация. Исполнитель торопит, а согласовать некому. Напишите владельцу один раз: два варианта решения, последствия каждого и дата, до которой нужен ответ. Если ключевой человек уходит в отпуск, заранее назовите заместителя с теми же полномочиями.

Договор. Проверьте, есть ли срок на приёмку этапа и что считается принятым, если заказчик промолчал. Как это обычно пишут, разобрано в статье про договор со студией. Как трактуется молчание, решают договор и закон, покажите юристу.

Приёмка. Критерии принятия берите из ТЗ, а не из ощущений: как составить ТЗ, в статье про ТЗ на сайт и бота, как проверять результат, в статье про приёмку работы.

Из моей практики: в CRM, которую я собирал под одного заказчика, у акта есть статусы «черновик», «на согласовании», «согласован», «есть замечания». Клиент пишет замечания в отдельное поле, система пишет событие в журнал изменений. Этот набор переносится в любой проект.

Где ошибаются чаще всего

• Нет ответственного. Исполнитель пишет в три чата и получает три ответа.
• Правки от всех. Каждый сотрудник присылает свои, без приоритетов и общего списка. Решает кто-то один, остальные идут через него.
• «Давайте ещё добавим». Идея посреди этапа. Запишите её в список «после запуска» и вернитесь после приёмки.
• Решения по ощущениям. «Не нравится» без примера. Попросите показать, что именно, и сверьте с ТЗ.
• Отпуск без замены. Человек уехал, этап висит, срок идёт.

Часть этого лечится одной договорённостью на старте: исполнитель знает, чьё слово последнее, а заказчик знает, до какого дня нужно ответить. Остальное делают привычка и записи.

Где здесь поможет автоматизация

Могу вести проект с фиксацией решений, правок и статусов и согласованием этапов. Конкретно:

• единый список правок в чате или таблице: автор, приоритет, статус (новая, в работе, сделана, отклонена как новая задача);
• протокол решений: договорённость из переписки попадает в карточку с датой и именем;
• напоминания о сроке ответа и автоматический счёт дней простоя;
• согласование этапа по ссылке с кнопками «согласовано» и «есть замечания».

Готового продукта под это не заявляю, собираю под ваш проект, например в формате автоматизации бизнеса. На старте хватит общей таблицы и правила «всё через одного человека». Бот нужен, когда участников много или проектов несколько. Похожий механизм для макетов описан в статье про согласование правок по ссылке.

Частые вопросы

Ответственный обязательно должен быть владельцем?

Нет. Ему нужны письменные полномочия: решает по правкам и срокам, а допсоглашения с ценой подписывает владелец. Без этого он будет переспрашивать, и ожидание вернётся.

Сколько кругов правок ставить в договор?

Условно два на этап, но число зависит от размера этапа и договаривается сторонами. Рыночной нормы я не проверял.

Что делать, если согласующий молчит, а срок идёт?

Напомнить письменно, назвать дату, после которой срок сдвигается на дни ожидания, и написать владельцу. Что договор говорит о молчании, покажите юристу.

Коротко о главном

Выберите одного ответственного и одного решающего, задайте срок ответа, собирайте правки списком с приоритетом, ведите протокол и журнал простоя, назначьте замену на отпуск. Тогда сроки двигаются реже, а спор о том, кто виноват, идёт по записям.

Хотите, чтобы я вёл ваш проект с фиксацией решений, правок и статусов? Напишите мне в Telegram слово «РОЛИ».