Битрикс24 для логистики: от своей системы к ремонту, приложению и ИИ

Это история о том, как первое сообщение в MAX за неделю превратилось в договорённость. Системы пока нет. Есть разбор портала, четыре предложения и выбранный клиентом состав работ.

Задача

Компания занимается грузоперевозками. Битрикс24 у неё уже работает, внедрял его подрядчик по договору. В портале настроены документооборот, согласование закупок, согласование табелей, согласование и утверждение договоров и претензионно-судебная работа.

Жалоба заказчика короткая: смарт-процессы и бизнес-процессы то не срабатывают, то срабатывают неправильно. Отдельно, «на потом», прозвучала идея приложения для машин, похожего на такси: водитель кнопкой открывает смену, дальше отмечается на контрольных точках.

Первый вопрос заказчика был про деньги за диагностику. Разбор портала я сделал бесплатно: без него любое предложение остаётся догадкой.

Что я предложил

В первый день предложил два пути, и выбирать заказчику.

Первый путь, остаться на Битрикс24. Я получаю отдельного пользователя с правами администратора, смотрю, как собраны процессы, и показываю, где они ломаются. Ремонт считается после разбора.

Второй путь, своя система на сервере компании. По нему я отправил коммерческое предложение на восемь страниц с десятью экранами макета: документооборот, закупки с согласованием по сумме, табели из смен водителей, договоры, претензии со сроками, рейсы и карта машин. Согласование вынесено в мессенджер: руководителю приходит сообщение в MAX или Telegram с кнопками «согласовать» и «отклонить». Похожую систему с ролями, документами и приложением для сотрудников я собирал для строительной компании, она работает каждый день. Переезд расписан по шагам, Битрикс24 работает параллельно, пока заказчик сам не решит его отключить. Подводные камни переноса я разбирал в статье про переезд с одной CRM на другую.

Макеты я собрал в HTML, скриптом снял скриншоты и сверстал PDF. Контраст проверил скриптом: все 11 пар цветов проходят уровень AA. Когда заказчик написал, что компания в Улан-Удэ, я перевёл демо-данные на местные реалии: номера машин с кодом 03, дела в Арбитражном суде Республики Бурятия. По его просьбе добавил страницу «Развитие» с 18 модулями на вырост.

Что изменилось к ноябрю

После доступа к порталу я сделал разбор и отправил его отдельным PDF на шесть страниц со скриншотами и отметками. Главные находки:

• входящая почта копится в статусе «Новое» и вся висит на одном человеке, вместе со спамом и рассылками;
• заявки на закупку зависают на этапе поставки и приёмки без задач у исполнителей;
• настройки правятся прямо в боевом портале, без тестовой копии;
• процесса претензий в портале нет вовсе, хотя он значился в списке.

К разбору я приложил три варианта ремонта по объёму. Ещё два предложения закрыли оставшиеся запросы. Первое: приложение водителя к Битрикс24 со сменой, чекпоинтами по геопозиции, фото накладной, работой без сети и рейсом карточкой в портале. Второе: ИИ в работе компании, о нём ниже. Всего за неделю клиент получил четыре предложения.

Через несколько дней после этого руководство ответило, что предложение устраивает и сначала нужно уйти от прежнего подрядчика. Я коротко ответил и уточнил, какой вариант выбран, можно несколько. Клиент выбрал «ИИ-офис»: ремонт Битрикс24 по среднему варианту, приложение водителя и пакет ИИ-функций. Своя система в этот раз не выбрана, и это нормально: ремонт решает то, что болит сейчас, а переезд можно вернуть в разговор позже.

Из функций в ИИ-предложении: разбор входящей почты с черновиком ответа, чтобы поток не оседал на одном человеке; разбор штрафов ГИБДД; сводка в MAX, где на вопросы можно отвечать словами; счёт, который попадает в заявку на закупку и сверяется с ценой (поток закупок я описывал в статье про заявки с согласованием); проверка сканов накладных на печать. Модель берётся российская и подключается на аккаунт компании. Начинать предложено с почты.

Договор и счёт на аванс отправлены. Он идёт тремя этапами: ремонт портала, приложение водителя, ИИ-функции. Старт всех работ привязан к авансу, а первым делом после него нужны доступы и закрытие прав прежнего подрядчика.

Что учёл и где риски

Геопозиция в браузере. Отметки по геопозиции в веб-приложении надёжно работают, пока оно открыто. Если понадобится запись маршрута в фоне, нужен отдельный клиент для телефона, как я делал для таксопарка района. Этот вопрос надо решить до начала работ по рейсам.

Связь на трассе. Между городами сеть пропадает. Отметки и фото копятся в телефоне и уходят, когда сеть появится.

Чужие настройки. Как именно подрядчик собрал процессы, видно только внутри. Ремонт может оказаться глубже, чем показал разбор, и тогда состав и сроки придётся пересчитать вместе с заказчиком.

ИИ ошибается. Черновики ответов и сверка накладных не заменяют человека. Решение по спорному случаю остаётся за сотрудником, система лишь подсвечивает и готовит.

Платежи за сервисы. Модель ИИ, хостинг и лицензия Битрикс24 оплачиваются отдельно от разработки, это оговорено заранее.

Что получилось

Конкретный результат на сегодня: бесплатный разбор портала, четыре предложения и выбранный клиентом вариант. Договорённость достигнута, договор и счёт на аванс отправлены. Работа начнётся после аванса, поэтому говорить о запущенной системе рано.

Что дальше

После аванса первым идёт ремонт портала: получаю доступы, закрываю права прежнего подрядчика, привожу в порядок процессы и входящую почту. Затем приложение водителя, затем ИИ-функции. Про статус груза для клиентов есть отдельная статья для транспортных компаний. Если ремонт покажет, что портал проще заменить, предложение своей системы остаётся в силе, перенос в неё приложения водителя уже оговорён.

Частые вопросы

Система уже работает?

Нет. Выбран состав работ, договор и счёт на аванс отправлены. Работа начнётся после аванса, код ещё не писался.

Почему выбрали ремонт, а не свою систему?

Ремонт закрывает текущие боли быстрее и не требует переезда. Своя система остаётся запасным путём, если портал придётся менять целиком.

ИИ заменит сотрудников?

Нет. Он разбирает почту, документы и штрафы и готовит черновики. Решения принимают люди.

Коротко о главном

Когда заказчик недоволен чужим внедрением, я начинаю с разбора того, что уже есть, и только рядом кладу вариант с нуля. Компания выбрала путь ремонта с приложением водителя и ИИ, и это решение приняли по фактам из её портала.

Если у вас похожая история с CRM или согласованиями, посмотрю ваш процесс и предложу варианты. Напишите в Telegram, MAX или VK.