Как нанимать продавцов, официантов и курьеров через бота

Если вы нанимаете продавцов, официантов или курьеров, вы знаете эту картину. Вакансия опубликована, откликов много, а до собеседования доходят единицы. Половина кандидатов живёт на другом конце города, часть хочет только вечерние смены, кто-то пропадает после первого звонка. Управляющий тратит дни на одни и те же вопросы по телефону. В поиске это звучит как «как быстро нанять официантов» или «бот для найма персонала». Я делаю таких ботов для малого бизнеса. Расскажу, как устроен найм через бота, что он берёт на себя и что обязательно оставить человеку.

Где теряется время при массовом найме

Массовый найм — это поток. Людей много, требования простые, решение нужно быстро. Но каждый отклик проходит одинаковый путь: позвонить, спросить район, график, опыт, договориться о времени, напомнить. Большая часть этих разговоров заканчивается на втором вопросе.

Вторая потеря — скорость. Кандидат на такие вакансии откликается сразу в несколько мест. Кто ответил первым, к тому он и придёт. Если управляющий перезванивает через два дня, человек уже работает у соседей.

Третья — неявки. Договорились на собеседование, а кандидат не пришёл. Без напоминания это случается часто, и слот на собеседование пропадает.

Отдельно стоит вопрос, почему люди потом уходят. Найм и удержание связаны: если на собеседовании не проговорили график и условия честно, человек уйдёт через месяц. Об этом я писал в статье почему уходят сотрудники в услугах.

Как устроен найм через бота

В каждой вакансии, на сайте, в объявлении, на двери заведения стоит ссылка на бота. Кандидат нажимает её и попадает в мессенджер, который у него и так открыт. Не нужно заполнять форму на сайте или ждать звонка.

Бот задаёт несколько коротких вопросов кнопками. Какой район удобен. Какой график подходит. Есть ли опыт в этой работе. Для курьеров — есть ли транспорт. Вопросов немного, чтобы человек дошёл до конца.

Если ответы не подходят, бот вежливо говорит об этом и предлагает другие вакансии, если они есть. Если подходят, предлагает выбрать время собеседования из свободных слотов.

Накануне и за пару часов до собеседования бот напоминает кандидату время и адрес. Если человек не может прийти, он переносит время сам, и слот освобождается для другого.

Руководитель получает готовую анкету: ответы, выбранное время, контакт. Звонить и выяснять базовое больше не нужно. Бот тут как раз хороший пример задачи, которую решают отдельным простым ботом. Подробнее об этом подходе в статье простой бот на одну задачу.

Анкеты, статусы и таблица

Все анкеты собираются в одном месте: в таблице или в CRM, если она у вас есть. У каждого кандидата статус: новый, приглашён, пришёл, не пришёл, принят, отказ. Статус меняет руководитель после собеседования.

Так видно всю воронку. Сколько откликнулось, сколько прошло вопросы, сколько пришло, сколько вышло на работу. Если откликов много, а до собеседования доходят мало, стоит пересмотреть вопросы или текст вакансии.

Если вакансии вы собираете сами с нескольких площадок или ищете резюме по фильтрам, это можно связать с ботом. Как устроен такой сбор, я описывал в статье про сбор вакансий и резюме по фильтрам.

Персональные данные кандидатов

Анкета кандидата — это персональные данные: имя, телефон, район, иногда возраст. Бот в начале разговора просит согласие на их обработку и не продолжает без него. Текст согласия и порядок хранения составляет юрист, а не разработчик.

Анкеты хранят столько, сколько нужно, а доступ к ним есть только у тех, кто нанимает. Как долго хранить анкеты тех, кого не взяли, и что делать с ними потом, тоже вопрос к юристу.

Что оставить человеку

Собеседование. Бот узнаёт базовое, но понять, подходит ли человек в команду, может только живой разговор. Для официанта важно, как он общается. Для продавца — как держится у прилавка.

Решение о найме. Бот не принимает и не отказывает по итогам собеседования. Он только отсеивает по формальным условиям, которые вы сами задали.

Нестандартные случаи. Если кандидат задаёт вопрос, которого нет в сценарии, бот передаёт его человеку. Живой ответ здесь важнее скорости.

Кто что делает

Как это выглядит, когда настроено

Вечером в объявлении о вакансии официанта появляется ссылка. Кандидат нажимает её с телефона, соглашается на обработку данных и за пару минут отвечает на вопросы. Район подходит, график подходит, опыт есть. Бот предлагает три времени на завтра, человек выбирает одно.

Управляющий утром открывает таблицу и видит новые анкеты со временем собеседований. Никому не нужно звонить. Кандидаты, живущие слишком далеко, уже получили вежливый ответ и не ждут звонка.

За два часа до встречи бот напоминает кандидату адрес. Один из кандидатов переносит время на послезавтра, и освободившийся слот тут же становится доступен другим.

После собеседования управляющий ставит статус. Принятый получает сообщение с датой первой смены, остальные — вежливый отказ. В конце месяца видно, из какого объявления пришло больше тех, кто вышел на работу.

Частые вопросы

Кандидаты не отпугнутся, что им пишет бот, а не человек?

Для массовых вакансий обычно наоборот: быстрый ответ в мессенджере удобнее, чем ждать звонка. Важно, чтобы вопросов было мало и бот честно говорил, что он бот.

Можно ли вести несколько вакансий и точек в одном боте?

Да. Кандидат выбирает вакансию или точку в начале, а анкета уходит нужному руководителю.

Что если кандидату неудобно в мессенджере?

Оставьте в вакансии телефон. Бот не заменяет все каналы, он снимает основной поток.

Бот сам решает, кого нанять?

Нет. Он отсеивает только по формальным условиям, которые задали вы. Решение принимает человек после собеседования.

Где хранятся анкеты?

В таблице или CRM, которую мы согласуем. Доступ только у тех, кто нанимает. Порядок хранения стоит проверить с юристом.

Коротко о главном

При массовом найме время уходит на одинаковые вопросы, медленные ответы и неявки. Всё это бот берёт на себя: спрашивает, отсеивает, записывает и напоминает.

Руководитель получает готовые анкеты со статусами и проводит только те собеседования, которые имеют смысл. Решение о найме и живой разговор остаются за человеком, а согласие и хранение данных проверяет юрист.

Я могу собрать бота под ваши вакансии и точки, настроить вопросы, запись и напоминания и вывести анкеты в таблицу или CRM. Подробнее на странице бот для подбора персонала. Напишите в Telegram, MAX или VK.