Недовоз обнаружили через неделю: приёмка товара по фото

Как недовоз растворяется за неделю

Приехала машина с пятьюдесятью позициями. Водитель торопится, у ворот ещё одна фура. Кладовщик пересчитывает поддоны, на глаз смотрит коробки, расписывается в накладной. Товар уезжает на стеллажи.

Через пять дней выясняется, что двух позиций нет, а у трети коробок промято дно. Кладовщик помнит, что вроде бы всё было. Водитель давно на другом конце области. Поставщик отвечает коротко: подпись стоит, претензий при приёмке не было.

Так недовоз превращается в ваши деньги. Вы заплатили за товар, которого не получили, и предъявить нечего: ни снимка, ни акта, ни отметки в момент разгрузки.

Почему приёмка на словах ломается

Причина в спешке. Пересчёт занимает время, а у ворот очередь. Акт о расхождениях оформляют долго: найти бланк, позвать водителя, вписать позиции. Проще расписаться и разобраться потом.

Вторая причина в том, что накладная и груз проверяются на разных этапах. Сначала подпись, потом разгрузка, потом кто-то вскрывает коробки. К этому моменту водитель уехал, а документ уже подписан без замечаний.

Про приёмку со сканером штрихкодов в рознице я уже писал в статье приёмка товара от поставщика в магазине. Здесь другая ситуация: оптовый склад, крупные поставки, накладные на десятки строк и вопрос, как оставить след в момент, когда время дороже всего.

Как выглядит приёмка по фото

Кладовщик открывает бота на телефоне и выбирает поставку. Дальше три действия.

Первое: фото накладной. Бот распознаёт позиции и количества и показывает их списком. Как устроено распознавание и сопоставление с товарами в 1С, описано в статье про накладные поставщиков.

Второе: фото груза. Общий вид паллета, этикетки, состояние упаковки. Если коробка повреждена, отдельный снимок с крупным планом.

Третье: отметка расхождений. Список из накладной уже на экране, кладовщик пробегает по нему и жмёт на позицию, где что-то не так. Не хватает пяти штук, привезли другой артикул, брак упаковки. Число и причину выбирает кнопками, лишний текст набирать не нужно. На всё уходит несколько минут, а водитель ещё рядом.

Каждое фото бот сохраняет со временем, номером поставки и именем принявшего. Позже видно, кто, когда и что зафиксировал.

Претензия готовится сама

Когда расхождения отмечены, у бота есть всё для письма поставщику: номер поставки и договора, список позиций с недовозом и браком, снимки, время разгрузки. Он собирает черновик претензии и присылает его закупщику.

Закупщик читает, правит формулировки и отправляет. Отправку я бы не автоматизировал: письмо уходит от имени компании, и последнее слово за человеком.

Экономика на примере, это моя прикидка, а не замер. Допустим, склад принимает тридцать поставок в месяц, и в каждой десятой обнаруживается расхождение на несколько тысяч рублей. Без фиксации примерно половина таких случаев так и не доходит до претензии. Умножьте на свои поставки и свои суммы, получится цифра, которую вы сейчас молча списываете.

Отдельно ценно, что споры перестают быть спором о памяти. Поставщику уходят снимки накладной и груза с временем разгрузки.

Что важно учесть

Фото помогают доказать, но не заменяют порядок приёмки. По статье 513 ГК РФ покупатель проверяет количество и качество товара в срок, который определяют закон, договор или обычаи делового оборота, и письменно уведомляет поставщика о несоответствиях. Срок извещения о нарушении условий договора по статье 483 ГК РФ тоже задаёт договор, а если его там нет, речь о разумном сроке после обнаружения.

Отсюда практический вывод. Посмотрите свои договоры поставки: как там прописаны приёмка по количеству и качеству, сроки уведомления, форма претензии, кто подписывает акт. Бот должен следовать этим правилам, а не придумывать свои. Условия у каждого поставщика свои, поэтому сначала читает юрист или вы сами, потом настраиваем систему.

Про ошибки распознавания. Нейросеть читает накладную с опечатками: путает единицы измерения, склеивает строки, пропускает позицию на смятом бланке. Поэтому кладовщик видит распознанный список и подтверждает его глазами. Фото с телефона в тёмном складе читаются хуже, чем ровный скан.

Ещё одно ограничение: снимок доказывает, что было в момент разгрузки. Скрытый брак внутри коробки он не покажет, для него остаются выборочная проверка и договорные сроки на выявление недостатков.

Что можно сделать уже сейчас

Первый шаг, без всякого бота: заведите общую папку или чат, куда кладовщик кидает фото накладной и груза при каждой поставке. Уже это даёт след с датой, которого сегодня нет.

Второй шаг: выпишите правила приёмки из договоров с тремя самыми крупными поставщиками. Сроки, форма акта, кому и как писать. Это основа для настройки бота.

Третий шаг: посчитайте недовоз и брак за квартал по своим документам. Даже грубая цифра покажет, стоит ли автоматизировать. Если расхождения случаются раз в год, хватит папки в телефоне.

Четвёртый шаг: если поставок много, а накладные приходят в разных форматах, подключайте распознавание. Основа такого решения описана на странице ИИ-распознавание документов, а бота для склада делаю в рамках разработки ботов. Что по стоимости, смотрите на странице цен и в обсуждении под вашу задачу.

Для склада поменьше отдельно посмотрите учёт на телефоне без 1С: приёмка по фото ложится туда же.

Частые вопросы

Фото в боте имеют юридическую силу?

Фото сами по себе решают не всё. Это доказательство, которое подкрепляет акт и письменное уведомление поставщика. Порядок приёмки и форму претензии определяет договор поставки и закон, поэтому бот настраивается под них. Если спор дойдёт до суда, вопрос о доказательствах решает юрист.

Бот сам отправит претензию поставщику?

Нет, он готовит черновик с позициями, снимками и временем разгрузки. Читает, правит и отправляет закупщик.

Что делать с браком, который нашли позже, чем через день?

Записать в тот же бот с новыми фото и привязать к поставке. Сроки уведомления смотрите в договоре. Для случаев, которые вы регулярно обнаруживаете позже, полезен отдельный учёт: о нём я писал в статье про брак и рекламации.

Коротко о главном

Недовоз и брак теряются потому, что в момент разгрузки нечем зафиксировать, что именно приехало. Снимок накладной, снимок груза и отметка расхождений в боте занимают несколько минут и оставляют след, из которого готовится претензия. Ограничения при этом остаются: сроки и условия задаёт договор, накладную проверяет человек.

Хотите, чтобы на вашем складе принимали так, чтобы у поставщика не осталось вопросов? Напишите мне в Telegram слово «РАЗГРУЗКА». Посмотрим ваши договоры и накладные и решим, что настроить.