Программа расчёта заказа и КП для менеджера: размеры на входе, цена и КП на выходе

Как сделать, чтобы менеджеры считали заказы одинаково и без ошибок? Такой вопрос задают владельцы компаний, где цена зависит от размеров. Окна, мебель, металлоконструкции, печать, натяжные потолки. Каждый менеджер ведёт свою таблицу, у кого-то старые цены, у кого-то забыта наценка. Ошибку находят, когда заказ уже в работе. Я делаю программы учёта и расчёта под процесс заказчика и работаю удалённо. Расскажу, как устроена программа расчёта заказа и КП.

Почему расчёт в таблице ломается

У каждого менеджера своя копия. Руководитель поднял цену на материал, а в половине копий осталась старая. Клиент получает КП дешевле себестоимости.

Формулы сложные и хрупкие. Одно неверное число в ячейке, и итог уезжает. Проверить чужой расчёт трудно, потому что логика спрятана в формулах.

Расчёты теряются. Клиент вернулся через месяц и спрашивает, почему в прошлый раз было дешевле. Файл не найти, или он уже перезаписан.

КП собирают руками. Цифры копируют в шаблон, меняют название, сохраняют в PDF. На это уходит время, а ошибки при копировании никто не ловит.

Параметры на входе и правила цены

Менеджер вводит то, что знает от клиента: ширину, высоту, количество, материал, цвет, тип фурнитуры, адрес монтажа. Программа не просит лишнего и не даёт выбрать несовместимое.

Правила цены живут в одном месте. Цена материала за квадратный метр, стоимость операций, наценка, минимальная сумма заказа, доплата за сложность. Руководитель задаёт их один раз, и все менеджеры считают одинаково.

Для каждого направления свой набор параметров. У окон это профиль, стеклопакет и открывание створок. У натяжных потолков площадь, периметр, углы и светильники. У печати тираж, формат, бумага и постпечатная обработка. Программа показывает менеджеру только те поля, которые нужны для выбранного изделия.

Варианты исполнения и КП в PDF

Клиент часто хочет сравнить. Эконом, стандарт, премиум. Менеджер собирает три варианта одного заказа за пару минут и показывает разницу в цене.

КП формируется в PDF по шаблону компании: логотип, реквизиты, состав, цена, сроки, условия. Менеджер ничего не копирует. Если нужен договор или счёт по тому же расчёту, его можно собрать из шаблона. Как это устроено, я разбирал в статье генерация договоров и счетов из шаблона.

История расчётов и передача в производство

Каждый расчёт сохраняется с датой, автором и ценами на момент расчёта. Клиент вернулся через месяц — менеджер находит расчёт по имени или телефону и видит, что было предложено.

Когда клиент согласился, расчёт превращается в заказ. Размеры и параметры уходят в производство без перепечатки. Цех видит то же, что согласовал клиент, и не переспрашивает менеджера.

Руководитель видит все расчёты. Сколько КП сделано, сколько стало заказами, какой средний чек у каждого менеджера. Это данные, которых в разрозненных таблицах просто нет.

Цены правит руководитель, а не программист

Правила цены вынесены в справочники. Подорожал материал — руководитель меняет цену в одном поле. Новая наценка — одно поле. Все новые расчёты сразу считаются по новым правилам, а старые сохраняют свои цены.

Можно ограничить менеджера. Например, скидка не больше заданного процента, а больше — только с согласия руководителя. Программа сама отправит запрос на согласование.

Если нужен расчёт прямо на сайте, для клиента, логика та же, только упрощённая. Об этом я писал в статье калькулятор стоимости на сайт.

Честно о границах. Если у вас три параметра и одна формула, хорошо сделанная общая таблица с защищёнными ячейками может справиться. Программа нужна, когда параметров много, есть варианты и важно передавать расчёт дальше.

Как это выглядит, когда настроено

Менеджер принимает звонок. Клиент хочет шкаф в прихожую. Менеджер вводит размеры, выбирает материал и фурнитуру. Цена появляется сразу.

Клиент просит вариант подешевле. Менеджер копирует расчёт, меняет материал и отправляет два КП в PDF в мессенджер. На всё уходит несколько минут.

Через неделю клиент соглашается. Менеджер одной кнопкой превращает расчёт в заказ. Цех получает размеры и состав без звонков и уточнений.

Руководитель узнаёт о подорожании плиты у поставщика. Он меняет цену в справочнике. Со следующего расчёта все менеджеры считают по новой цене.

Как заказать такую программу

Я работаю удалённо. Пришлите таблицу, в которой сейчас считают менеджеры, пример КП и прайс. Напишите, кто считает, кто утверждает цены и что дальше происходит с заказом.

Я разбираю правила расчёта и пишу короткое ТЗ. Первая рабочая версия закрывает главный сценарий: параметры, цена и КП в PDF. Потом добавляются варианты, история, передача в производство.

Программа работает в браузере и на телефоне. Данные хранятся у вас. Вы получаете доступы и инструкцию для сотрудников. Сопровождение — по желанию. Подробнее на странице программа учёта под ваш процесс.

Частые вопросы

Можно ли перенести формулы из текущей таблицы?

Да. Я разбираю формулы и переношу логику в правила программы. Заодно находятся старые ошибки.

Можно ли считать с телефона на замере?

Да. Замерщик вводит размеры на объекте, и клиент сразу видит цену.

Как поменять шаблон КП?

Шаблон настраивается под ваш фирменный стиль. Тексты условий руководитель правит сам.

Увидит ли менеджер себестоимость?

Только если это разрешено его роли. Обычно менеджер видит цену для клиента.

Можно ли связать с 1С?

Да. Заказ или счёт можно передавать в 1С, формат согласуем с бухгалтером.

Коротко о главном

Расчёт в разных таблицах приводит к разным ценам и ошибкам. Программа держит правила цены в одном месте, и все менеджеры считают одинаково.

Менеджер вводит параметры и получает цену, варианты и КП в PDF. Расчёт сохраняется и уходит в производство. Цены и наценки руководитель правит сам. Если расчёт простой, может хватить аккуратной таблицы.

Если ваши менеджеры считают заказы каждый по-своему, пришлите таблицу и пример КП. Подскажу, что вынести в правила и с чего начать первую версию. Напишите в Telegram, MAX или VK.