Производство на малом предприятии в 1С: сырьё, выпуск и себестоимость

Небольшой пищевой цех, мебельная мастерская, пошив, фасовка. Схема учёта почти везде одинаковая. Сырьё записывают в тетрадь, выпуск ведут в Excel, продажи — в 1С. Спросите, сколько стоит одна единица продукции, и услышите примерную цифру. Реальную себестоимость не знает никто. Расскажу, как я выстраиваю учёт производства на малом предприятии и с чего начинаю, чтобы не утонуть в настройках.

С чего начинается учёт: спецификация

Всё держится на одном документе. В разных местах его называют спецификацией, рецептурой или нормой расхода. Суть одна: из чего и в каком количестве делается единица продукции.

Для пекарни это мука, вода, дрожжи, соль на один батон. Для мебели — плита, кромка, фурнитура на один шкаф. Для пошива — ткань, нитки, пуговицы на одно изделие. Пока этого нет в учёте, программа не знает, что списывать при выпуске.

На практике спецификаций часто нет даже на бумаге. Рецепт знает технолог, крой — мастер. Первая работа — записать это вместе с ними. Не идеально, а так, как делают сейчас. Уточнить можно потом.

Списание сырья по факту, а не на глаз

Обычная картина: сырьё списывают раз в месяц на глаз. Что осталось на складе, то и осталось, а разницу считают израсходованной. Так нельзя понять, ушло сырьё в продукцию, в брак или просто пропало.

Правильный порядок другой. Каждый выпуск оформляют в учёте. Программа по спецификации считает, сколько сырья должно уйти, и списывает его. Если по факту ушло больше или меньше, это видно сразу. Расхождение между нормой и фактом — самая полезная цифра на производстве.

Отдельно смотрим отходы и потери. Обрезки плиты, пригар, остатки ткани после кроя. Какая-то часть потерь нормальна, её закладывают в спецификацию как норму. Всё, что сверх нормы, должно быть видно отдельно. Это либо ошибка в норме, либо проблема на участке.

Себестоимость: сырьё, работа и накладные

Себестоимость единицы складывается из трёх частей. Сырьё и материалы. Работа людей, которые её делали. Накладные расходы: аренда цеха, электричество, амортизация оборудования, упаковка, работа тех, кто не стоит у станка.

Многие считают только сырьё. Цена продажи получается как сырьё плюс наценка. Выглядит прибыльно, а денег в конце месяца нет. Причина в том, что аренду, свет и зарплату надо оплатить, а в цене продукции их нет. Особенно это заметно в цехах с дорогим оборудованием и дешёвым сырьём.

Как распределять накладные расходы на продукцию, решают вместе с руководителем и бухгалтером. Можно пропорционально сырью, выпуску или отработанному времени. Главное — чтобы они вообще попадали в себестоимость.

Что учитываем и с чего начать

Полуфабрикаты, время и сроки годности

Полуфабрикат — это то, что сделали в цехе, но это ещё не готовая продукция. Тесто, крем, раскроенные детали, начинка. Учитывать их отдельно стоит не всегда. Если тесто замесили и тут же пустили в работу, отдельный учёт только добавит бумаги. Если полуфабрикат хранится, идёт в несколько изделий или продаётся сам по себе, его лучше вести отдельной позицией со своей спецификацией.

Учёт рабочего времени и сдельной оплаты на старте обычно не нужен. Он важен, если работа — большая часть себестоимости, как в мебели или пошиве. Но сначала надо наладить сырьё. Если сырьё списывается криво, точное время ничего не спасёт.

Для пищевого производства отдельная тема — сроки годности. Каждая партия сырья имеет свой срок, и готовая продукция тоже. Учёт партий нужен, чтобы использовать сырьё по очереди и не отгружать продукцию с истекающим сроком. Требования к маркировке и документам для пищевой продукции — вопрос к технологу и профильным специалистам.

Какую конфигурацию 1С выбрать

У 1С есть несколько конфигураций, где есть производственный учёт. Они отличаются глубиной. Где-то хватает простого выпуска по спецификациям. Где-то можно вести многоэтапное производство, маршруты и загрузку оборудования.

Какую брать, зависит от сложности производства. Цеху с десятком изделий и одним этапом тяжёлая система только помешает: настроек много, а пользы мало. Производству с несколькими переделами и полуфабрикатами простой учёт скоро станет тесен. Я выбираю конфигурацию после разбора процесса: что производят, сколько этапов, как хранят сырьё и кто что вносит. Сначала процесс, потом программа.

Частые ошибки

Нет спецификаций. Выпуск оформляют, а сырьё списывают вручную, как получится. Себестоимость в таком учёте ничего не значит.

Остатки сырья не сходятся. В программе мука есть, на складе её нет. Обычно это значит, что часть выпуска не оформили или нормы в спецификации устарели.

Выпуск оформляют раз в месяц одной суммой. В последний день вносят всё, что сделали за месяц. Посмотреть себестоимость в середине месяца нельзя, а найти, где ушёл перерасход, уже невозможно.

Частые вопросы

Можно ли начать с Excel, а потом перейти в 1С?

Можно. Спецификации, записанные в таблице, потом легко перенести. Главное — чтобы они вообще появились.

Как часто оформлять выпуск?

Лучше каждую смену или каждую партию. Раз в месяц — слишком редко, чтобы что-то увидеть вовремя.

Что делать, если рецептура меняется?

Заводить новую версию спецификации, а не править старую. Тогда прошлые выпуски останутся посчитаны по старым нормам.

Нужно ли сразу считать накладные расходы?

Хотя бы примерно — да. Без них цена продажи получается заниженной, даже если сырьё посчитано точно.

Сколько времени занимает запуск?

Зависит от числа изделий и готовности спецификаций. Быстрее всего идёт, когда начинают с нескольких основных позиций.

Коротко о главном

Учёт производства начинается со спецификаций. Пока не записано, из чего делается единица, программа не может ни списать сырьё, ни посчитать себестоимость.

Сырьё списывают по факту выпуска, потери делят на нормальные и сверх нормы. В себестоимость включают работу и накладные расходы, иначе цена продажи не покрывает затраты. Полуфабрикаты, время и сроки подключают по мере необходимости.

Если себестоимость у вас считается примерно, а сырьё списывается на глаз, начните с нескольких главных изделий. Могу разобрать ваш процесс и подсказать, какую конфигурацию 1С под него брать. Напишите в Telegram, MAX или VK.