Согласование счетов на оплату у руководителя: загрузили, согласовали в телефоне, оплатили

Счёт пришёл в почту, второй в мессенджер, третий поставщик прислал менеджеру. Руководитель сказал «плати» в коридоре. Бухгалтер к вечеру не понимает, что уже согласовано, а что нет. Так звучит запрос: как организовать согласование счетов на оплату у руководителя, чтобы всё было в одном месте и без устных команд. Я делаю программы учёта под процесс заказчика и часто собираю такой контур. Расскажу, как он устроен.

Где теряются счета

У счёта нет одного входа. Он приходит туда, куда удобно поставщику. Менеджер пересылает его бухгалтеру, но забывает. Или пересылает дважды, и счёт оплачивают два раза.

Согласование живёт в разговорах. Руководитель одобрил устно, потом забыл. Бухгалтер оплатил, а руководитель спрашивает, кто разрешил. Письменного следа нет. Разбираться приходится по памяти, и каждый помнит по-своему. Спор отнимает время у всех троих.

Нет картины на день и на неделю. Сколько денег уйдёт завтра, какие счета горят, какие можно отложить. Всё это приходится собирать вручную.

Реестр счетов

Первый шаг — один реестр, куда попадает каждый счёт. Сотрудник загружает файл счёта через веб-форму или пересылает его в бот. Программа создаёт карточку: поставщик, сумма, срок оплаты, статья расходов, кто загрузил.

Часть полей можно заполнять автоматически, распознавая счёт. Но сотрудник всё равно проверяет сумму и реквизиты. Ошибка в распознавании не должна уйти в оплату.

У карточки есть статус: новый, на согласовании, согласован, отклонён, в очереди, оплачен. Программа проверяет дубли по номеру счёта, поставщику и сумме и предупреждает, если такой счёт уже загружен.

Маршрут согласования

Не каждый счёт нужно показывать владельцу. Маршрут задаётся правилами. Счета на небольшую сумму согласует руководитель отдела. Крупные идут выше. Счета по определённым статьям, например на рекламу или оборудование, всегда проходят через конкретного человека.

Правила настраиваются под вашу компанию. Можно сделать последовательный маршрут, когда счёт идёт от одного согласующего к другому. Можно параллельный, когда нужно одобрение двоих сразу.

Если согласующий не отвечает, программа напоминает ему. Если он в отпуске, счёт уходит заместителю. Так срочный платёж не застревает из-за одного человека.

Согласование в телефоне

Руководитель получает уведомление в Telegram или MAX. В сообщении поставщик, сумма, статья, срок и сам файл счёта. Под сообщением две кнопки: «согласовать» и «отклонить». При отклонении бот просит коротко написать причину.

Если счетов много, их удобнее смотреть списком в веб-программе с телефона. Там же видно, сколько уже согласовано на неделю и сколько осталось денег по статье.

Каждое действие записывается: кто, когда, с каким комментарием. Вопрос «кто разрешил» больше не возникает.

Кто что делает и что видит

Очередь на оплату и статус из банка

Согласованные счета встают в очередь. Бухгалтер видит их по срокам: что платить сегодня, что до конца недели. Если денег не хватает на всё, руководитель двигает приоритеты прямо в очереди.

Очередь связана с платёжным календарём. Видно, как согласованные счета ложатся на остаток денег по дням и где будет кассовый разрыв. Как вести такой календарь, я разбирал в статье про платёжный календарь для малого бизнеса.

Статус «оплачено» проставляется по выписке из банка. Программа находит платёж по сумме, получателю и номеру счёта в назначении и закрывает карточку. Если выписка разбирается по статьям, данные сходятся с реестром. Об этом я писал в статье про банковскую выписку по статьям. Если нужна связь с 1С, счета и оплаты можно передавать туда. Какие документы нужны для бухгалтерского учёта, решает бухгалтер.

Как это выглядит, когда настроено

Утром менеджер получает счёт от поставщика и пересылает его в бот. Бот создаёт карточку и спрашивает статью расходов. Счёт уходит на согласование.

Руководитель на встрече видит уведомление, открывает файл и нажимает «согласовать». Счёт попадает в очередь на оплату.

Днём бухгалтер открывает очередь. Видит все согласованные счета по срокам, формирует платежи. На следующий день выписка из банка закрывает карточки статусом «оплачено». Менеджер видит, что поставщику заплатили, и не пишет бухгалтеру с вопросом.

Как заказать такую программу

Я работаю удалённо. Пришлите, как сейчас проходят счета: откуда приходят, кто согласует, как бухгалтер узнаёт о решении, есть ли таблица или реестр. Напишите, кто будет пользоваться программой.

Я разбираю процесс и пишу короткое ТЗ. Первая рабочая версия закрывает главный сценарий: загрузка, согласование в телефоне и очередь на оплату. Потом добавляем маршруты по суммам и статьям, выписку и платёжный календарь.

Это веб-программа в браузере и на телефоне или бот в Telegram или MAX. Данные хранятся у вас. Я передаю доступы и инструкцию. Если нужна связь с 1С, настраиваю обмен. Сопровождение по желанию. Подробнее на странице программа учёта под ваш процесс.

Частые вопросы

Когда такая программа не нужна?

Если счетов несколько в неделю и их получает и оплачивает один человек. Тогда хватит общей таблицы в Excel.

Может ли руководитель согласовать счёт без компьютера?

Да. Кнопки есть прямо в сообщении бота в телефоне.

Программа сама будет платить?

Нет. Платёж формирует бухгалтер. Программа готовит очередь и отмечает оплату по выписке.

Что если счёт пришёл с ошибкой в реквизитах?

Согласующий отклоняет его с комментарием, и счёт возвращается тому, кто загрузил.

Можно ли видеть историю по поставщику?

Да. Все счета, решения и оплаты по поставщику открываются в одной карточке.

Коротко о главном

Счета теряются, когда у них нет одного входа, а согласование живёт в разговорах. Реестр со статусами собирает все счета в одном месте и убирает дубли.

Маршрут по сумме и статье определяет, кто согласует. Руководитель решает кнопкой в телефоне, согласованные счета встают в очередь, а статус оплаты приходит из выписки. Бухгалтер работает по списку, а не по памяти.

Если у вас счета согласуют голосом, а бухгалтер собирает их по чатам, расскажите, откуда приходят счета и кто их согласует. Предложу, как собрать это в один контур. Напишите в Telegram, MAX или VK.