Субподрядчики: договор, объёмы, акты и удержание при оплате

Кому и когда это нужно

Тем, кто отдаёт часть работ электрикам, сантехникам, монтажникам или бригадам отделки. Проблема появляется на втором или третьем субподрядчике. Условия живут в разных чатах, аванс уходит до выхода на объект, объём записан как «примерно по смете», а акт субподрядчик приносит через месяц, когда этап уже сдан заказчику. Заказчик спрашивает с вас. Без порядка вы платите за работу, которую не можете подтвердить.

Как это делается: 6 шагов

1. Проверьте контрагента до договора: ИНН, статус (ООО, ИП или самозанятый), опыт и допуски под ваш вид работ. Метод разобран в статьях про проверку контрагентов и про бесплатные сервисы.
2. Подпишите договор до выхода на объект. Состав договора в таблице ниже.
3. Зафиксируйте объёмы ведомостью: позиция, единица, количество, цена за единицу. Любое изменение только письменно и до начала допработ.
4. Принимайте этапами по акту. Замеры делайте вместе, замечания записывайте списком со сроком устранения.
5. Платите по факту: принятые объёмы умножить на цену, минус зачтённый аванс, минус удержание на гарантию.
6. Закройте договор итоговым актом, исполнительной документацией и возвратом удержания по условиям договора.

Что прописать в договоре и как выглядят цифры

Условный пример, цифры придуманы. Монтаж электрики: ведомость 120 точек по 900 ₽, всего 108 000 ₽. Аванс на материалы 10 800 ₽, удержание 5 процентов. В первом акте принято 70 точек, это 63 000 ₽. К выплате 63 000 минус 3 150 удержания минус 10 800 аванса, итого 49 050 ₽. Во втором акте 50 точек, к 8 из них замечания. Принято 42 точки, это 37 800 ₽, к выплате 35 910 ₽ после удержания 1 890 ₽. Оплата восьми точек (7 200 ₽) ждёт устранения. В проверенных статьях процент удержания не назван, его задаёт договор.

Законы и документы

Сверял по тексту ГК РФ на legalacts.ru и zakonrf.info. Это не юридическая консультация, договор покажите юристу.

Статья 706: если закон или договор не требуют выполнить работу лично, подрядчик вправе привлечь субподрядчиков. Генподрядчик перед заказчиком отвечает за последствия неисполнения или ненадлежащего исполнения субподрядчиком, а перед субподрядчиком выступает заказчиком. Заказчик и субподрядчик не предъявляют друг другу требований по своим договорам с вами.

Статья 711: если договор не предусматривает предоплату, платят после сдачи результата при надлежащем исполнении, а аванс можно требовать только в случаях и размере, указанных в законе или договоре. Статья 746: работы оплачиваются в размере, предусмотренном сметой, в порядке и сроки по договору, возможна оплата одним платежом после приёмки.

Статья 743: работы идут по документации и смете. Если появились непредусмотренные работы, подрядчик должен предупредить заказчика, иначе рискует не получить за них оплату. То же правило впишите в договор с субподрядчиком. Статья 753: сдача и приёмка оформляются актом.

Гарантия. Статья 755 описывает гарантии качества, статья 756 ставит предельный срок обнаружения недостатков пять лет со ссылкой на статью 724 (саму 724 не разбирал). Практический вывод: если вы дали заказчику гарантию, субподрядчику нужна не короче, иначе дыру закрываете вы.

Статус субподрядчика. Самозанятых и ИП разбирают статьи про исполнителей с актом и чеком и про ТК, ГПХ и самозанятых. Коротко: у закона о самозанятых есть ограничения, например по бывшим работодателям, а бригадир на вашем графике и с вашей формой может выглядеть как сотрудник (ст. 15 и 19.1 ТК). Оценку даёт юрист. Налоги и НДС при работе с субподрядчиками зависят от вашего режима и режима исполнителя, вычеты уточните у бухгалтера. Охрана труда и допуски: перечень документов здесь. Кто отвечает за безопасность на объекте, определяют закон и договор, не оставляйте этот пункт пустым.

Где ошибаются чаще всего

Аванс без акта. Деньги ушли, бригада на другом объекте, вернуть нечем.

Объёмы на словах. «Сделали всё» против «сделали половину», измерить уже нельзя, всё закрыто отделкой.

Контрагента не проверяли. Выяснилось, что компании нет или человек не вправе работать по такой схеме.

Нет графика платежей. Никто не знает, кому и сколько платить на этой неделе, выплаты идут по звонкам.

Документы разбросаны. Акт в почте, замечания в мессенджере, фото у прораба. При споре собирать это поздно.

Где здесь поможет автоматизация

В CRM для строительной компании, которую я делал, у актов есть статусы: черновик, отправлен, принят, замечания. Там же счета со сроком оплаты и остатком, этапы и ведомость работ с планом и ценой. Модуля субподрядчиков в готовом виде у меня нет, могу собрать по тем же принципам.

Что можно автоматизировать. Акты и статусы по каждому субподрядчику. График выплат по факту: принятое, удержанное, ожидающее устранения. Учёт объёмов план против факта по позициям. Напоминания о неподписанных актах и сроках устранения. Единое место для договоров, актов, фото и переписки по объекту. Подробнее на странице автоматизации процессов.

На старте можно обойтись таблицей: субподрядчик, позиция, план, принято, оплачено, удержано. Автоматизация нужна, когда субподрядчиков больше трёх-четырёх и вы теряете акты.

Частые вопросы

Можно ли платить субподрядчику вперёд?

По статье 711 аванс допустим, если он указан в договоре. Ограничьте его размер, привяжите к материалам и пропишите зачёт в первом акте.

Что делать, если объёмы расходятся?

Сделайте совместный замер, составьте акт с замечаниями, оплатите принятое и приостановите спорную часть. Всё письменно.

Можно ли брать самозанятых как субподрядчиков?

Закон это допускает при условиях, о которых написано выше, и каждый случай оценивает юрист. Чек и акт собирайте как в статье про самозанятых исполнителей.

Коротко о главном

С субподрядчиком работает цепочка: проверка, договор, ведомость, акт, оплата по факту, удержание. Если один шаг держится на устной договорённости, спор об объёмах просто вопрос времени.

Хотите, чтобы я собрал для вашей компании учёт субподрядчиков с актами, статусами и графиком выплат? Напишите мне в Telegram слово «СУБПОДРЯД».