Первый сотрудник: ТК, ГПХ или самозанятый, цена и ошибки

Кому и когда это нужно

Вы работали один или с разовыми исполнителями. Теперь задач больше, чем часов, и нужен человек, который выходит регулярно. Сразу возникают вопросы: трудовой или ГПХ, сколько это стоит в месяц, какие бумаги нужны. Ошибка вскрывается при споре или проверке, и исправлять приходится задним числом. Разовых исполнителей я разбирал в статье про самозанятых, акт и чек.

Как это делается: 6 шагов

1. Опишите работу: что человек делает, сколько часов в неделю, по чьему графику, где. Ответы определяют способ оформления.
2. Выберите способ по таблице ниже.
3. Посчитайте полную стоимость до разговора о деньгах с кандидатом.
4. Подготовьте документы: договор, должностную инструкцию, согласие на обработку персональных данных (152-ФЗ), сведения для СФР.
5. Назначьте наставника и план на 30 дней, как в статье про онбординг с наставником. Первую задачу поставьте в день выхода.
6. Заведите учёт задач, часов и сроков: конец испытательного срока, отпуск, отчётность.

Из чего складывается стоимость человека

Цифры условные, это метод, а не прогноз. Берём оклад 60 000 ₽ до налогов.

В примере человек получает 52 200 ₽, а вам обходится в 78 000 ₽ без взноса от несчастных случаев и без отпусков. Это примерно в полтора раза больше суммы на руки.

Законы и документы

Трудовой договор заключается письменно в двух экземплярах (ТК РФ, ст. 67). Если человек приступил к работе, договор оформляют не позднее трёх рабочих дней со дня допуска. Обязательные условия по ст. 57: место работы, трудовая функция, дата начала, условия оплаты.

Испытание по ст. 70 устанавливают соглашением сторон, не дольше трёх месяцев. Его нет у беременных, у лиц младше 18 лет и при договоре меньше двух месяцев. По ст. 71 при неудовлетворительном результате работника предупреждают письменно не позднее чем за три дня, с причинами. Как увольнять, я не советую: решают договор и закон, покажите юристу.

Граница между ГПХ и трудовым договором: ст. 15 ТК РФ описывает трудовые отношения (личный труд за плату, под управлением и контролем работодателя, по правилам внутреннего распорядка) и запрещает гражданско-правовые договоры, которые фактически их заменяют. По ст. 19.1 неустранимые сомнения суд толкует в пользу трудовых отношений, а их начало считают с фактического допуска. В ГК РФ подряд (ст. 702) ориентирован на результат, возмездные услуги (ст. 779) на действия исполнителя. Ограничения для самозанятых и лимит часов разобраны в статье про лимит 60 часов.

Для самозанятого по 422-ФЗ: лимит дохода 2,4 млн рублей (ст. 4), а доходы по ГПХ от работодателя или от того, кто был им менее двух лет назад, не признаются объектом НПД (ст. 6, ч. 2, п. 8). Проверено по тексту на consultant.ru.

Остальные документы: сведения о трудовой деятельности в электронном виде по ст. 66.1 ТК РФ и отчётность в СФР, подробнее в статье про электронные трудовые книжки; инструктаж и документы по охране труда. ИП с сотрудниками встаёт на учёт в СФР как страхователь. Порядок регистрации менялся, сверьте его на сайте СФР: я его не подтверждал.

Где ошибаются чаще всего

• Устная договорённость «выходи, потом оформим». Закон требует договор в течение трёх рабочих дней после допуска.
• ГПХ вместо трудового ради экономии. Если человек выходит по графику, подчиняется вам и получает фиксированную сумму, это признаки из ст. 15.
• Нет должностной инструкции и критериев результата. На испытательном сроке нечем доказать, что человек не справился.
• Нет онбординга. Человек уходит в первый месяц, а вы уже заплатили за него.
• Считают только сумму на руки. Через три месяца оказывается, что бюджета на человека нет.

Где здесь поможет автоматизация

В одном из моих проектов руководитель ставит сотрудникам задачи с проверкой результата и повторами и получает сводки. В CRM под другого заказчика сделан календарь событий с напоминанием за заданное время до начала. Из этого собираются нужные вам вещи: учёт задач и часов, график, напоминания о конце испытательного срока и об отпуске, таблица полной стоимости человека, бот для сотрудника с планом онбординга. Готового продукта «кадры для ИП» я не заявляю, собираю под вашу схему в рамках автоматизации бизнеса.

На старте с одним человеком хватит таблицы и общего чата. Договор, расчёт взносов и отчётность отдайте бухгалтеру, бот их не заменяет. Про передачу задач есть статья про делегирование.

Частые вопросы

Можно ли оформить первого человека по ГПХ, чтобы было дешевле?

Для разовой работы с результатом по акту да. Для постоянной работы по вашему графику ст. 15 ТК РФ запрещает такие договоры, а по ст. 19.1 отношения могут признать трудовыми. Покажите схему юристу.

Обязательно ли ставить испытательный срок?

Нет. Он вводится соглашением сторон и записывается в договор, не дольше трёх месяцев (ст. 70). Без записи человек принят без испытания.

Можно ли перевести своего сотрудника в самозанятые?

Доходы по ГПХ от работодателя или бывшего работодателя в течение двух лет не признаются объектом НПД (422-ФЗ, ст. 6, ч. 2, п. 8). Что делать в вашем случае, решает бухгалтер.

Коротко о главном

Способ оформления выбирайте по характеру работы. Стоимость человека считайте с НДФЛ и взносами, а не по сумме на руки. До выхода подготовьте договор, инструкцию, согласие на персональные данные и план на 30 дней.

Хотите, чтобы я собрал для вашего первого сотрудника учёт задач и часов, напоминания и расчёт полной стоимости? Напишите мне в Telegram слово «ПЕРВЫЙ».