В сезон не хватает рук: пул временных сотрудников в мессенджере

Пятница, сезон, не вышли двое

Кафе на набережной, база отдыха, склад перед распродажей, пункт выдачи в ноябре. Нагрузка выросла в полтора-два раза, а штат остался прежним. Управляющий садится обзванивать: знакомые, знакомые знакомых, чат района, старые объявления. Один не берёт трубку, второй согласился и не пришёл, третий просит уточнить оплату.

Обычный найм тут не помогает по времени. Вакансия, отклики, собеседование, документы занимают дни, а нужен человек на выходные. К тому же сезон короткий. Брать на постоянную работу того, кто нужен на шесть недель, невыгодно обеим сторонам.

Люди при этом есть. В прошлом сезоне у вас работали студенты, которые ушли по осени, чьи-то соседи, ребята, отлично отстоявшие три смены. Их контакты лежат в чьём-то телефоне, у одного администратора. Уйдёт администратор, уйдёт и база.

Как устроен пул временных сотрудников

Пул это список людей, которым вы можете написать в любой момент и которые заранее согласились получать предложения. Каждому в системе соответствует анкета: имя, контакты, район, чем занимался, какие смены готов брать, когда был на выходе последний раз, ваша пометка после каждой смены. Пометка простая: работал хорошо, опоздал, не вышел без предупреждения.

Человек попадает в пул через бота. Он нажимает ссылку в мессенджере, отвечает на несколько вопросов кнопками и оставляет согласие на обработку данных. Проверка остаётся за вами: документы, рекомендации, пробная смена. Бот не решает, можно ли человеку доверять. Он хранит анкету и историю, чтобы вы это решали по фактам, а не по памяти. Как устроен приём кандидатов через бота, я описывал в статье про найм продавцов, официантов и курьеров. Пул строится на том же принципе, но живёт дольше одной вакансии.

Вызов на смену одним сообщением

Руководитель заводит смену: дата, время, точка, сколько человек нужно, ставка. Бот отправляет подходящим людям из пула одно сообщение: «Суббота, 10:00–20:00, набережная, нужно 4 человека. Выйдешь?» Ниже две кнопки. Человек нажимает одну.

Дальше система считает сама. Набралось четыре «да», остальным уходит «спасибо, места закончились». Не набралось, вызов уходит второй волной из резерва. За два часа до смены человеку приходит напоминание, и он снова подтверждает выход. Если не подтвердил, руководитель видит это заранее и успевает вызвать замену, а не узнаёт в десять утра, что бригады нет.

Прикидка на цифрах, это моя оценка, замеров нет. Допустим, на одну смену вы обзваниваете 12 человек по 3–4 минуты, то есть около 45 минут. Десять смен в месяц дают 7–8 часов рабочего времени управляющего только на дозвон. Бот этот дозвон убирает. Идею биржи целиком, включая зарубежные аналоги, я разбирал в материале про маркетплейс временного персонала.

Учёт отработанного и выплат

Самая нервная часть после выхода людей. Кто сколько отработал, когда платить, кому сколько. Если это в чате и в блокноте, в конце недели начинаются споры.

Схема простая. Человек отмечает начало и конец смены в боте, при желании по QR на точке, как в табеле смен по QR. Руководитель подтверждает часы. Система собирает ведомость: фамилия, смены, часы, сумма к выплате, статус «выплачено» или «ждёт». Выплату вы делаете так, как принято у вас, бот её только фиксирует. К каждому человеку копится история: сколько смен, с какими пометками, сколько получил. Готовое решение для такого учёта у меня есть: электронный табель и графики смен.

Что важно учесть

Оформление. Договор с временным человеком выбирает работодатель вместе с юристом или бухгалтером. Есть срочный трудовой договор, в Трудовом кодексе отдельно описаны временные работники (договор до двух месяцев, статья 289) и сезонные работы (статья 293). Есть договор ГПХ и самозанятые. Программа документ вместо вас не выберет и не оформит.

Подмена трудовых отношений договором ГПХ рискованна. Статья 15 Трудового кодекса не допускает гражданско-правовых договоров, которые фактически регулируют трудовые отношения. По статье 19.1 отношения по ГПХ можно признать трудовыми, и неустранимые сомнения суд толкует в пользу трудовых. Если человек выходит по вашему графику, подчиняется вашим правилам и выполняет постоянную функцию, это признаки трудовых отношений. Где проходит граница в вашем случае, скажет юрист.

Персональные данные кандидатов. Анкеты, контакты, копии документов относятся к персональным данным по 152-ФЗ. Нужно согласие человека, понятная цель обработки, ограниченный срок хранения. Базу граждан России при первичном сборе нужно вести на серверах в России, это прямо записано в части 5 статьи 18 закона. Сколько хранить анкеты отклонённых и ушедших, решает ваша политика обработки данных. Что писать в согласии, подробно в статье про согласие на обработку ПД. Суммы штрафов я в этой статье не называю, потому что не сверял их по действующей редакции КоАП.

Где схема не сработает: когда работа требует допуска, сертификата или обучения на неделю. Такой человек в пул на «выйди завтра» не подходит.

Что можно сделать уже сейчас

Первое. Выпишите всех, кто работал у вас в последние два сезона, и напишите им, готовы ли они получать предложения о сменах. Ответы и есть ваш будущий пул.

Второе. Договоритесь с юристом или бухгалтером, каким образом вы оформляете временных людей на каждый тип работ. Один шаблон на разные ситуации обычно не работает.

Третье. Подготовьте согласие на обработку данных и решите, где будет храниться база.

Четвёртое. Возьмите один пик, ближайший праздник или выходные, и проведите вызов через бота на пилоте, с десятью-пятнадцатью людьми. По результату станет видно, сколько времени это экономит. Цены на разработку смотрите на странице с ценами, точную стоимость под вашу схему называю после обсуждения.

Частые вопросы

Бот сам проверяет надёжность людей?

Нет. Он хранит анкету, отметки после смен и историю выходов. Решение, брать человека или нет, остаётся за руководителем.

Можно ли всё делать по ГПХ, чтобы было проще?

Выбор оформления за работодателем и его юристом. Если по факту человек встроен в ваш график и правила, ГПХ может быть признан трудовыми отношениями. Заранее проверьте свою схему с юристом.

Где хранить анкеты людей?

На сервере в России, с согласием человека и понятным сроком хранения. Разворачиваю такие системы на вашей инфраструктуре.

Коротко о главном

Сезонный дефицит рук снимает заранее собранная база людей, которым можно написать одним сообщением. Бот вызывает на смену, собирает подтверждения и считает отработанное, а вы получаете ведомость вместо переписки.

Оформление людей и защита их данных остаются вашей зоной ответственности вместе с юристом. Если хотите собрать такой пул под свой сезон, напишите мне в Telegram кодовое слово «СЕЗОН» и коротко опишите, сколько людей нужно на пике. Подскажу, с чего начать.