Как платить вознаграждение за клиентов: договор, чек, налог

Кому и когда это нужно

Вы платите процент или фикс за приведённых клиентов: партнёрам, агентам, блогерам, знакомым, клиентам за «бонус за друга». Договорились в мессенджере, перевели на карту, записали в заметках. Партнёр пишет «я привёл его в августе», а вы не помните ставку и срок. Бухгалтер спрашивает, за что 5000 ₽ ушли физлицу, и ответить нечем. Как отслеживать ссылки и промокоды, есть в статье про учёт партнёрских выплат. Здесь сроки, документы и налоги.

Как это делается: 7 шагов

1. Напишите положение о программе: что считается привлечённым клиентом, ставка, срок привязки, кто первый при споре (промокод, QR, реферальная ссылка или первый контакт). Пример с QR разобран в кейсе про партнёрскую систему.
2. Выясните статус каждого получателя: физлицо без статуса, самозанятый, ИП, организация. Запишите в карточку партнёра.
3. Заключите договор. Чаще это возмездное оказание услуг (глава 39 ГК РФ). Агентский договор регулирует глава 52, по статье 1005 агент действует за счёт принципала от своего или от его имени. Какой договор подходит, зависит от того, что партнёр делает на деле: только приводит клиента или ещё совершает действия за вас.
4. Запишите срок выплаты. Условный пример: «Вознаграждение выплачивается в течение 10 рабочих дней после того, как клиент оплатил заказ и истёк 14-дневный срок возврата. Если клиенту вернули оплату, вознаграждение за сделку не выплачивается, а выплаченное удерживается из следующей выплаты». Размер укажите до или после налога.
5. Перед выплатой запросите документ из таблицы ниже.
6. Платите по статусу и храните документ рядом с записью о выплате.
7. Раз в месяц сверяйте журнал с банком, а выплаты с налоговыми датами: календарь про ЕНС и уведомления.

Что вести в журнале начислений

Цифры условные. Статус «ожидает срока» защищает от выплат за сделки, которые потом вернули.

Законы и документы: кто что присылает

Ставки НПД и лимит сверены на сайте ФНС для самозанятых, шкала НДФЛ на сайте ФНС. Статьи 422-ФЗ и НК РФ я читал в пересказах КонсультантПлюс и профильных изданий, официальные редакции не открывал. Сверьте с бухгалтером.

Самозанятые. Лимит 2,4 млн ₽ дохода в год относится к самому партнёру, вы его не видите. Чек при расчётах наличными и электронными средствами формируют в момент расчёта, при прочих безналичных расчётах не позднее 9-го числа месяца после налогового периода (ст. 14 закона 422-ФЗ). Проще записать в договор: чек сразу после перевода. Подробнее про акт и чек в статье про самозанятых исполнителей.

Агентский договор с самозанятым рискован: по п. 5 ч. 2 ст. 4 закона 422-ФЗ в пересказах УФНС и КонсультантПлюс НПД не применяют те, кто действует в интересах другого лица по агентским договорам, договорам поручения и комиссии. Как назвать договор и как его квалифицируют, решают условия и практика: покажите юристу.

Удержание НДФЛ с физлиц влечёт отчётность (6-НДФЛ) и платежи через ЕНС. Сроки и формы уточняйте у бухгалтера.

«Бонус за друга» клиенту-физлицу как скидка на покупку и как деньги на карту, возможно, разные по налогам. Как именно, я не проверял: спросите бухгалтера до запуска. С блогерами отдельная тема: размещение рекламы маркируется, см. разбор про ОРД и erid. Паспорта, ИНН и счета партнёров это персональные данные: берите минимум и храните закрыто, см. про 152-ФЗ.

Где ошибаются чаще всего

• Платят без договора и положения. Основание платежа и размер вознаграждения потом не доказать.
• Нет чека самозанятого. Перевод выглядит как выплата физлицу, и начинаются вопросы про НДФЛ и взносы.
• Не учтён возврат клиента: вознаграждение выплачено, деньги клиенту вернули.
• Сроки в чате и в договоре разные: «на неделе» против «10 рабочих дней».
• Наличные без расписки и документов. Выплата есть, подтверждения нет.

Где здесь поможет автоматизация

Журнал со статусами: запись сама переходит из «ожидает срока» в «к выплате», когда срок вышел. Сообщения партнёру: начислено, пришлите чек, выплачено. Реестр на выгрузку бухгалтеру. Кабинет или бот, где партнёр сам видит начисления и спорит с цифрами, а не с вами в чате.

В моей партнёрской системе с одноразовыми QR для магазина каждое вознаграждение отдельная запись со статусом (начислено, выплачено, отменено). В настройках есть минимальная сумма, пауза перед включением в реестр и выгрузка реестра в CSV, партнёру приходит сообщение при начислении. Деньги переводит магазин, налоги и чеки система не считает. Готового продукта «учёт выплат» не заявляю, собираю под вашу схему в рамках автоматизации бизнес-процессов. На старте при пяти-десяти партнёрах хватит таблицы с этими полями.

Частые вопросы

Можно ли платить партнёру без договора?

Лучше не платить. Без договора не доказать основание платежа и условия, а налоги с выплаты физлицу возникают в любом случае. Оформите договор до первой выплаты.

Что делать, если клиент вернул деньги после выплаты вознаграждения?

Решает договор. Запишите заранее, что вознаграждение за возвращённую сделку не выплачивается, а выплаченное удерживается из следующей выплаты или возвращается.

Скидка за друга или деньги на карту: что выбрать?

Налоговые последствия у вариантов могут отличаться, я их не проверял. Уточните у бухгалтера и закрепите в правилах акции.

Коротко о главном

Платите по договору, по статусу получателя и по сроку, привязанному к оплате клиента. Просите чек или акт до выплаты и ведите журнал со статусами.

Хотите, чтобы я собрал под вашу схему журнал начислений, статусы и напоминания партнёрам? Напишите мне в Telegram слово «ВЫПЛАТЫ».