Акт сверки на три листа: как перестать считать его руками

Акт на три листа и два монитора

Конец квартала. У бухгалтера сорок контрагентов, у каждого акт сверки на три листа. Слева открыта выгрузка из учётной системы, справа таблица, которую прислал контрагент. Строки не совпадают по порядку, даты стоят разные, а сумма в конце отличается на 12 400 рублей. Где эти 12 400, понятно не сразу: то ли счёт-фактуру одна сторона провела в другом месяце, то ли платёж ушёл, а в учёте его нет.

Прикидка по времени, это оценка, а не замер: полчаса на контрагента даёт около 20 часов на один прогон по сорока компаниям. И так каждый квартал, а у кого-то каждый месяц. Работа скучная, ошибиться в ней легко, потому что глаз устаёт на двадцатой таблице.

Похожую задачу я уже разбирал в статье про сверку двух таблиц скриптом. Акт сверки её частный случай, только с расписанием и рассылкой.

Почему суммы не сходятся

Причины расхождений обычно типовые, и их немного:

• одну и ту же отгрузку стороны провели в разные даты, и она попала в разные периоды;
• платёж отправлен в последний день месяца, а у получателя пришёл на следующий;
• документ у одной стороны не проведён или введён с опозданием;
• возврат, зачёт аванса или корректировка отражены только у одного;
• сумма отличается на копейки из-за округления НДС.

Каждый такой случай скрипт узнаёт по признакам: та же сумма, но другая дата; та же дата, но сумма на копейки иная; строка есть только с одной стороны. Бухгалтер сразу видит найденное и решает, что с ним делать.

Как это работает

Схема простая, и каждый шаг можно проверить глазами.

Из учётной системы по расписанию уходит выгрузка по контрагенту: карточка счёта 60 или 62 с датами, документами и суммами. Как именно её вытянуть, зависит от конфигурации и версии 1С, это выясняется на вашей базе. Если база сложная, помогает чат-ассистент над данными 1С, но для сверки хватает обычной выгрузки в таблицу.

Выгрузка от контрагента приходит файлом. Excel и CSV разбираются надёжно. С PDF сложнее: приходится распознавать текст, и распознавание иногда путает цифры, поэтому такие строки скрипт помечает отдельно и просит перепроверить.

Дальше скрипт сопоставляет строки по номеру документа, дате и сумме, считает итоговую разницу и раскрашивает результат. Зелёным идут совпавшие строки, жёлтым совпавшие с оговоркой (другая дата, копеечная разница), красным те, которых нет с одной из сторон. Бухгалтер открывает один сводный лист вместо двух простыней.

После этого акт формируется по шаблону и уходит контрагенту по расписанию: например, пятого числа после закрытия периода. Ответ «согласен» или «есть разногласия» записывается в реестр. Если контрагент молчит, через заданное число дней уходит напоминание, так же как в напоминаниях должникам из 1С.

Что говорит право про акт сверки

Здесь я пишу только то, что подтверждается на consultant.ru.

Акт сверки не первичный учётный документ и не соответствует требованиям статьи 9 закона о бухгалтерском учёте. Он подтверждает наличие или отсутствие задолженности, возникшей по первичным документам, но сам по себе не доказывает ни платежи, ни поставки. Юридическую силу он имеет, когда подкреплён первичкой: накладными, актами, платёжками.

Есть и вторая сторона. Статья 203 Гражданского кодекса гласит, что течение срока исковой давности прерывается действиями должника, которые свидетельствуют о признании долга. Пункт 20 постановления Пленума Верховного суда от 29.09.2015 N 43 относит к таким действиям акт сверки, подписанный уполномоченным лицом. После этого срок начинает течь заново, о чём написано в подборке на consultant.ru.

Отсюда практический вывод для автоматизации: подписывает акт человек с полномочиями. Скрипт готовит и отправляет, подпись остаётся за вами и контрагентом.

Где это не сработает без человека

Скрипт находит расхождение, но не знает его причину. Разницу в 12 400 рублей он покажет, а понять, чья это ошибка, можно только по накладной или письму от поставщика. Тут решает бухгалтер, ИИ этого не заменит и не должен.

Если у контрагента нет номеров документов или он присылает акт скриншотом, сопоставление идёт по датам и суммам, и число неясных строк растёт. Один контрагент такого рода портит статистику всей сверки, поэтому таких лучше вести отдельным списком.

Рассылка актов уходит от вашего имени. Поэтому первый месяц лучше держать её в режиме черновиков: бухгалтер смотрит каждое письмо и только потом отправляет. Список получателей утверждает человек, чужие адреса в него не попадают.

Что можно сделать уже сейчас

1. Возьмите одного крупного контрагента и два последних акта. Выпишите по каждому расхождению причину из списка выше. Так вы увидите, какие случаи у вас самые частые.
2. Выгрузите карточку счёта из 1С и таблицу контрагента за один период и прогоните через сверку в режиме «только отчёт». Сравните результат со своей ручной работой.
3. Включите рассылку в режиме черновиков для пяти контрагентов, которые всегда отвечают. Посмотрите, сколько времени экономится за месяц.
4. Если получилось, добавляйте остальных. Цифры экономии у вас будут свои, проверенные на ваших данных.

Если акты закрывающих документов у вас тоже уходят с задержкой, посмотрите автогенерацию закрывающих. Сверка проще, когда первичка выпущена вовремя. Общий подход к автоматизации учёта описан на странице автоматизации бухгалтерии, стоимость ориентировочно смотрите в прайсе.

Частые вопросы

С какой версией 1С это работает?

Нужно только, чтобы система могла отдать карточку счёта или оборотно-сальдовую ведомость по контрагенту в таблицу. Как это настроить, зависит от конфигурации. Смотрим на вашей базе перед началом работ.

Заменяет ли автосверка подписанный акт?

Нет. Скрипт готовит и сравнивает, а подписывает уполномоченный человек с обеих сторон. Именно подписанный акт, по данным consultant.ru, влияет на срок исковой давности.

Что если контрагент не отвечает?

Акт остаётся в реестре со статусом «не подтверждён», а через заданное число дней уходит напоминание. Если ответа нет и после этого, вопрос уходит бухгалтеру или руководителю: дальше уже переговоры, а не скрипт.

Коротко о главном

Сравнение двух выгрузок и рассылка актов по расписанию отдаются скрипту без потерь: он не устаёт и не пропускает строки. Причину каждого расхождения по-прежнему находит бухгалтер, а подписывает акт человек с полномочиями.

Если у вас сверка съедает несколько дней в квартал и хочется сначала посмотреть, что получится на одном контрагенте, напишите мне в Telegram слово «СВЕРКА». Разберём вашу выгрузку и решим, что автоматизировать в первую очередь.