Что отдать исполнителю в первый день: доступы, таблицы, образцы

Кому и когда это нужно

Договор подписан, аванс ушёл, и в первый день приходит список: логин от хостинга, прайс, клиенты, образцы переписок, тексты. Половина лежит у бывшего администратора, половина в тетради. Исполнитель ждёт, срок съезжает, а вы читаете запросы и не понимаете, какие из них критичные.

Общие вопросы к проекту разобраны в чек-листе заказчика. Здесь другой угол: что положить в папку до первого дня, в каком виде и что можно отдать позже.

Как это делается: 6 шагов

1. Доступы. Домен, хостинг, CMS, кабинеты платёжных систем, аккаунт бота в Telegram или MAX, 1С или CRM, счётчик метрики. На каждый пункт запишите владельца и кто выдаёт доступ. Исполнителю нужна роль пользователя с минимумом прав, а не ваш логин. Передача через менеджер паролей, не в мессенджере и не письмом. Если аккаунт записан на бывшего сотрудника, сначала вернуйте владение, как в статье про такие доступы.
2. Данные. Каталог, прайс, клиенты, остатки, сотрудники, расписание, шаблоны документов. Формат: таблица xlsx или csv, не фото и не PDF. Клиентов отдавайте с отметкой о согласиях, про это статья о 152-ФЗ.
3. Примеры. Двадцать реальных переписок с клиентами без персональных данных. Два-три референса с пометкой «нравится» и «не нравится» и причиной. Сценарий «как сейчас» по шагам: клиент пишет, менеджер отвечает, дальше что.
4. Решения. Один человек, чьё «да» окончательное. Потолок бюджета, дата, критерий успеха одной цифрой. Как оформить это в документ, описано в статье про ТЗ.
5. Минимум для старта. Разделите материалы на два списка (таблица ниже). Первый нужен в день старта, второй подождёт.
6. Ответственный и день. Один человек со стороны заказчика собирает папку и отвечает на вопросы исполнителя в течение рабочего дня.

Из чего это складывается: что, в каком виде, кто, к какому дню

Дни считаем от старта разработки. Цифры условные, подстройте под свой проект.

Инструменты и шаблоны: таблица, проверка за час, безопасность

Таблица данных. Первая строка с названиями колонок, одна строка равна одной записи. У записи свой единый идентификатор: артикул, номер клиента, телефон в одном формате. Без объединённых ячеек и без смысла в цвете, цвет при выгрузке теряется. Даты в одном формате, единицы измерения в отдельной колонке. Условный пример строки: A-1042; Кофемашина; Оборудование; 54900; шт; 3.

Проверка качества за час. Отсортируйте файл по идентификатору и найдите дубли. Фильтром посчитайте пустые ячейки в обязательных колонках. Откройте список уникальных значений в колонке категорий или городов: «Москва», «москва» и «Мск» считаются тремя разными. Проверьте телефоны на единый формат. Сверьте число строк с учётной системой. Почему грязные данные ломают переезд, описано в статье про миграцию данных.

Безопасность. Не отправляйте пароли открытым текстом, паспортные данные клиентов и сотрудников, номера банковских карт: платежи подключаются через кабинет платёжного сервиса, реквизиты карт для этого не нужны. Данные клиентов исполнитель получает по договору, где записано, какие данные, для чего и что с ними будет после работы. Детали по закону покажите юристу.

Чего исполнитель не должен просить: доступ к вашим личным аккаунтам и один общий пароль на всех. Нормальный запрос выглядит как «создайте мне отдельного пользователя с такой-то ролью».

Из моих проектов: в одной CRM я делал импорт клиентов из xlsx и csv по шаблону. Строки с совпадающим телефоном или ИНН дополняют существующую карточку, а не создают дубль, строки без названия пропускаются, кодировка csv определяется сама. Из другой CRM выгрузка сделок уходит в csv с разделителем, который понимает Excel. Про каталоги есть отдельная статья про импорт из прайса поставщика.

Где ошибаются чаще всего

• «Всё пришлю потом». Материалы приходят по одному, исполнитель каждый раз возвращается к началу. Лучше отдать неполную папку в срок и пометить, чего нет.
• Данные в фото и PDF. Прайс сфотографирован с листа, база клиентов в скане. Перепечатка занимает дни и добавляет опечатки.
• Нет ответственного. Вопросы исполнителя уходят в общий чат, и каждый считает, что ответит другой.
• Доступы на личных аккаунтах. Домен или бот записан на бывшего сотрудника, и срок упирается в поиск этого человека.

Где здесь поможет автоматизация

Могу собрать и подготовить данные: привести таблицы к единой структуре, найти дубли, расставить идентификаторы. Могу составить чек-лист старта под ваш проект с отметками, что готово, а что нет. Могу сделать пилот на ваших данных: прогнать 20-30 строк через будущий бот или импорт и показать, где данные ломаются, до полной загрузки. Могу настроить импорт и выгрузки под вашу учётную систему в рамках автоматизации бизнес-процессов.

На старте автоматизировать сбор материалов не нужно: общая папка и таблица справляются. Форма или бот для сбора пригодятся, когда проектов много или материалы приходят от десятка сотрудников.

Частые вопросы

Сколько времени готовить материалы?

Условно, для небольшого проекта три-пять рабочих дней при назначенном ответственном. С 1С и большим каталогом дольше. Цифры условные, точный срок называю после просмотра ваших файлов.

Данных в таблицах нет, всё в тетради и в голове. Что делать?

Начните с минимума: 20-30 строк каталога и 10 образцов переписок. Остальное можно вносить параллельно с разработкой, а структуру таблицы я подскажу.

Срочно, пароль можно отправить в мессенджере?

Лучше создать исполнителю отдельную учётную запись с нужной ролью. Если пароль всё же ушёл в переписку, смените его сразу после настройки.

Коротко о главном

Папка из четырёх групп (доступы, данные, примеры, решения), список «минимум для старта» и один ответственный экономят первую неделю. Таблицы вместо фото, отдельные учётные записи вместо общего пароля.

Хотите, чтобы я собрал и подготовил ваши данные и составил чек-лист старта под проект? Напишите мне в Telegram слово «ДАННЫЕ».